Як вести і зберігати записи за допомогою microsoft access

Зберігання документації на комп`ютері дозволяє в міру необхідності легко отримати до неї доступ. У світі існує досить багато автоматизованих програм ведення обліку (які зазвичай називають СУБД-додатками), але якщо на вашому комп`ютері стоїть ОС Windows, Microsoft Access вважається досить зрозумілою, щоб навіть користувач домашнього ПК міг використовувати індивідуально налаштовану базу даних для створення, редагування та зберігання особистих записів. Access недоступний на Mac Office, але його власне популярне СУБД-додаток FileMaker Pro, створене в дочірній компанії Apple, має схожі функції, що і Access.

кроки

Частина 1 з 2:

Установка Microsoft Access

1. Роздобудьте Microsoft Access. Access поширюється в складі пакетів Microsoft Office для ОС Windows. Сам додаток є в різних виданнях, включаючи Office 365, який можна «орендувати» менш ніж за 650 рублів на місяць, Microsoft Office, який можна придбати на диску в роздрібному магазині або в Інтернеті, а також додаток Access, що продається в якості окремого додатка в інтернет-магазині Microsoft. Access доступний тільки на операційній системі Windows.

Всю найсвіжішу інформацію про програмному пакеті Office можна знайти на сайті Office.com.
Якщо хочете встановити Windows-версію Office на Mac, дістаньте сумісну копію ОС Windows і запустіть її разом з OS X за допомогою програми Boot Camp.

Keep and Control Records Using Microsoft Access Step 2

2. Визначте місце, в якому будуть зберігатися файли бази даних. Використовуйте хмарне сховище даних, на кшталт Microsoft OneDrive або DropBox, щоб ваші файли були доступні з будь-якої точки світу, в якій є доступ до інтернету, зберігайте файли на локальному комп`ютері або в іншій мережі, або забезпечте себе від втрат, зберігши копії файлів в різних місцях.

Keep and Control Records Using Microsoft Access Step 3

3. Встановіть пакет Office. Якщо у вас немає компакт-диска, вам доведеться завантажити і запустити (подвійним клацанням миші) інсталяційний файл, після чого встановити програму через інтернет. Вкажіть, які програми необхідно встановити. Якщо навмисно його не скасують, то Office встановить Access за замовчуванням. Під час процесу установки ваш комп`ютер може кілька разів перезавантажитися.

Частина 2 з 2:

Створення простої бази даних

1. Запустіть Microsoft Access. Для цього відкрийте меню «Пуск», розкрийте вкладку «Всі програми», знайдіть у списку ярлик «Access» і натисніть на нього. На головному вікні ви зможете вибрати, який тип проекту вам потрібен. За допомогою пустої бази даних ви можете зберігати списки людей, яким ви заборгували грошей, або тих, які винні гроші вам, а також списки накладних, великі сховища поштових або електронних адрес і інші об`ємні масиви даних.

Access є куди більш потужним інструментом для ведення подібних справ, ніж Microsoft Excel. Ви можете без праці об`єднати роботу Access і Excel через імпорт або експорт даних за допомогою відповідних кнопок на вкладці «Зовнішні дані».
Щоб спростити запуск програми в майбутньому, можете клацнути по ярлику правою кнопкою миші і вибрати пункт «Закріпити на панелі завдань».

Keep and Control Records Using Microsoft Access Step 5

2. Виберіть «Порожня база даних робочого столу», а потім натисніть «Створити». Ви зможете поекспериментувати з іншими варіантами, коли освоїте основи. При першому запуску програма створить новий файл з ім`ям за умовчанням «Database1» і чистої таблицею «Таблица1».

Бази даних зберігають дані у вигляді таблиць, які повідомляють Access, де слід розмістити дані, які ви вносите в осередку таблиці, на жорсткому диску.

Натисніть на стрілки або клавішу «Tab», щоб перейти до наступного поля.

Keep and Control Records Using Microsoft Access Step 6

3. Натисніть на жовту клітинку з написом: «Натисніть для додавання». З з`явився меню, що випадає виберіть тип даних для поля. У списку є такі пункти: «Короткий текст» для невеликої текстового запису, на зразок імені чи поштової адреси, «Числовий», «Грошовий», «Дата і час» та інші.

Keep and Control Records Using Microsoft Access Step 7

4. Назвіть новий стовпець. Зверніть увагу, що в міру додавання елементів в рядки і стовпці праворуч, перше поле таблиці автоматично заповнюється ідентифікатором, звідси і його назва - ви можете змінити це, коли краще освоїте програму.

Keep and Control Records Using Microsoft Access Step 8

5. Введіть більше даних. Додайте нові стовпці, внесіть нові дані, після чого перейменуйте їх, як захочете.

Keep and Control Records Using Microsoft Access Step 9

6. збережіть таблицю. Для цього відкрийте вкладку «Файл» і натисніть кнопку «Зберегти як». Нічого не міняйте в настройках за умовчанням і знову натисніть кнопку «Зберегти як». Натисніть кнопку «Так», коли вас попросять підтвердити закриття всіх відкритих об`єктів в Microsoft Access. файл збережеться.

Якщо ви коли-небудь вирішите перенести базу даних в хмарне сховище або на інший пристрій, скористайтеся спеціальною функцією Access, щоб переформатувати дані для нової платформи. Просто натисніть кнопку «Файл», а потім «Зберегти як» і виберіть один з форматів, представлених на панелі праворуч.