Як зв`язати таблиці в access: 13 кроків

Microsoft Access дозволяє пов`язувати таблиці і бази даних між собою. Така можливість допоможе вам підвищити ефективність роботи і легко поширювати інформацію, необхідну для різних відділів або звітів. Зміни, які можна вносити в вихідну і пов`язану таблицю, будуть відображатися в обох базах даних Access.

кроки

Частина 1 з 2:

Підготовка бази даних перед прив`язкою

1. Дізнайтеся, яка версія Access встановлена на ваших комп`ютерах. Відкрийте документ в Microsoft Office і перейдіть на вкладку Довідка. Натисніть на меню, що випадає і виберіть «Про Microsoft Office».

Ви побачите рік випуску вашої версії Access, наприклад, 2007 або 2013.

2. Переконайтеся, що ви намагаєтеся прив`язати таблицю, а не звіт або форму. З Access 2.0 і Access 95 в Access 2007 або більш пізню версію можна імпортувати тільки таблиці, запити та макроси. Такі елементи, як форми, звіти або модулі не можуть бути пов`язані.

3. Збережіть в доступному місці бази даних, які ви хочете прив`язати. Вони повинні бути одного з наступних типів файлів: MDB, MDE, ACCDB або ACCDE.

4. Якщо база даних захищена паролем, то ви повинні знати пароль. Вам буде запропоновано ввести пароль в процесі прив`язки. Слід знати, що ви не зможете використовувати бази даних, які доступні тільки для чтенія- вам буде потрібно повний доступ.

5. Переконайтеся, що ви не намагаєтеся виконати прив`язку до таблиці, яка вже пов`язана з іншого місця розташування. Можна виконувати прив`язку тільки до таблиць в першоджерелі.

6. Закрийте базу даних, що містить таблицю, яку ви хочете прив`язати до нової бази даних.

Частина 2 з 2:

Зв`язування таблиць в Access

1. Відкрийте нову базу даних, до якої ви будете додавати інформацію з таблиці. Натисніть на таблицю, яку ви бажаєте прив`язати. Це може бути існуюча база даних або нова, яка ще не містить інформації.

2. Назвіть таблицю таким же або аналогічним ім`ям, що і пов`язану таблицю в іншій базі даних. Так ви правильно впорядкуйте свої дані.

3. Збережіть базу даних і приготуйтеся до зв`язування таблиць. Натисніть кнопку «Access» на горизонтальній панелі інструментів. З`явиться діалогове вікно з текстом «Отримати зовнішні дані».

4. За допомогою кнопки провідника знайдіть існуючу базу даних, що містить таблицю, яку ви бажаєте прив`язати. Виберіть потрібну таблицю з бази даних. Потім натисніть «Ok».

5. Натисніть перемикач з написом «Зв`язати із джерелом даних шляхом створення пов`язаної таблиці». Натисніть «Ok». На цьому етапі від вас може знадобитися ввести пароль.

6. Дочекайтесь появи таблиці. Після прив`язки ви можете змінювати дані в новій базі даних і ці зміни будуть вноситися в вихідну таблицю. Це ж стосується змін у вихідному файлі.

7. Повторіть процедуру. Ви можете виконати прив`язку до декількох таблиць одночасно.

Поради

Імпорт і зв`язування - це дві різні завдання в Microsoft Access. Можете слідувати цьому ж процесу для імпорту даних з таблиць за допомогою діалогового вікна «Отримати зовнішні дані» і вибрати пункт «Імпортувати», а не «Зв`язати». Імпортовані дані не будуть пов`язані з вихідною базою даних, тому зміни будуть вноситися тільки в одну таблицю.