Як організувати вечірку на честь дня народження

Якщо ви організуєте вечірку на честь дня народження дитини, підлітка або дорослого, від вас вимагається більше, ніж просто прийти і посміхатися (хоча це теж необхідно!). Щоб вечірка пройшла успішно, потрібно визначитися, якою вона буде, і спланувати всі деталі, включаючи їжу, напої, розваги та прикраса приміщення. Також непогано буде знати етикет прийому гостей, починаючи з запрошень на вечірку і закінчуючи подячними листівками після її проведення, щоб гості залишилися задоволені і з радістю чекали вашого чергового свята.

кроки

Частина 1 з 3:

Визначення типу і стилю майбутньої вечірки

1. Виділіть собі бюджет і дотримуйтесь його. Знання того, скільки грошей є у вашому розпорядженні, допоможе вам визначити місце проведення вечірки, а також суму, яку ви зможете витратити на організацію розваг, їжу, напої, прикраса приміщення, сувеніри для гостей та інше. Не маючи певного бюджету, ви ризикуєте занадто сильно витратитися і не отримати задоволення від вечірки - а вам не потрібно ні того, ні іншого.

Щоб розрахувати бюджет було простіше, можна скористатися однією з численних безкоштовних програм або додатків зі складання бюджетів.
Якщо організовується підліткова вечірка, передбачте витрати з урахуванням того, що деякі друзі можуть привести на неї своїх друзів.

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Natasha Miller

Організатор заходів і виконавчий директор Entire ProductionsНаташа Міллер - організатор заходів, менеджер по роботі з клієнтами і президент Entire Productions, компанії з організації заходів і розваг в Сан-Франциско, Каліфорнія. Працювала з такими відомими клієнтами, як Apple, Google, Gap, Louis Vuitton, Tiffany & Co. і Salesforce. Наташа і Entire Productions потрапили в список 5000 найбільш швидко зростаючих компаній Америки за версією журналу Inc. і 360 кращих американських компаній малого бізнесу за версією Entrepreneur Magazine. Entire Productions також сертифікована як бізнес, що належить жінці. Наташа складається в асоціації організаторів заходів Meeting Professionals International (MPI).

Natasha Miller
Організатор заходів і виконавчий директор Entire Productions

Рада фахівця: щоб залишитися в рамках бюджету, спочатку визначитеся з найнеобхіднішим - їжею, напоями, музикою. Потім розділіть решту грошей на інші речі, які бажані для вашого прадніка. Так основні витрати будуть покриті, навіть якщо згодом ви внесете в бюджет зміни.

2. Визначтеся з місцем, датою і часом проведення вечірки. Виберіть для проведення вечірки таке місце, яке сподобається імениннику і де вам всім буде зручно. Вона може проходити у вас вдома, вдома у когось з родичів або в громадському місці, наприклад в ресторані, клубі, барі, парку, розважальному центрі і так далі. Якщо ви роздумуєте про проведення вечірки у себе вдома, запитайте, чи дійсно ви готові взяти на себе таку відповідальність, особливо якщо мова йде про дитяче свято. Коли по двокімнатній квартирі носиться цілий натовп першокласників, важко утримати ситуацію під контролем!

Коли ви виберете місце проведення вечірки, визначитеся з її датою і часом, попередньо перевіривши, що не відбудеться ніяких накладок: (а) з місцем проведення вечірки в цей час (якщо вечірка проводиться не вдома) і (б) з особливо важливими гостями (зможуть чи вони прийти).

Якщо ви влаштовуєте вечірку для дітей, не робіть її довгої. Двох або трьох годин буде цілком достатньо, особливо якщо діти ще маленькі. При цьому свята для малюків плануйте на першу половину дня, коли вони зазвичай знаходяться в кращому настрої.

3. Виберіть тему проведеної вечірки. Дитячі вечірки найчастіше бувають тематичними, і в запрошеннях, які ви розішле, потрібно буде вказати цю тему (і оформити їх відповідно). Тему вечірки потрібно вибрати в першу чергу і залучити до цього дитину - адже це буде його свято.

На вечірці для дорослих певна тематика також буде доречна і навіть бажана. Для дорослої людини відвідини вечірки нерідко пов`язане з необхідністю знайти того, хто зможе посидіти з дітьми, придбати новий наряд, замовити таксі і так далі. Тому цікава тема - це завжди додатковий аргумент «за» похід на вечірку, а також непоганий привід зав`язати розмову для вже прибулих гостей.

4. Складіть список гостей і розішліть запрошення. Список гостей багато в чому буде залежати від того, скільки людей здатне вмістити місце проведення вечірки і наскільки великий ваш бюджет. Обов`язково врахуйте ці речі, перш ніж почати складати свій список. Після складання списку уточніть з іменинником, чи не забули ви включити когось, кого він обов`язково хотів би бачити на святі. Після цього вам потрібно буде розіслати запрошення на папері або в електронному вигляді (не менше ніж за 3-4 тижні до торжества). Ось кілька додаткових порад щодо списку гостей і запрошень.

Якщо проводиться дитяча вечірка, не виключайте зі списку запрошених якогось одного дитини з усієї групи (класу, спортивної команди, кружка і так далі) тільки тому, що він не є другом вашої дитини. Якщо ж ви запрошуєте лише частина класу дитину, не роздавайте запрошення прямо в школі.

Якщо ви організуєте підліткову вечірку, вкажіть час її закінчення на годину раніше, ніж очікуєте, щоб врахувати можливість того, що свято може трохи затягнутися. Також не забудьте запросити відповідь на запрошення разом з контактними даними батьків запрошених.

Включіть в запрошення всю необхідну інформацію, в тому числі стиль одягу і рівень формальності. Не забудьте вказати адресу проведення заходу, який буде легко знайти по GPS-навігатору.

Для розсилки персоналізованих запрошень по електронній пошті можна скористатися одним з безкоштовних конструкторів запрошень в інтернеті. Доповніть запрошення фотографіями і проявіть творчий підхід до оформлення текстової частини, щоб викликати у запрошених радісне передчуття майбутньої події.

За кілька днів до заходу обдзвоните гостей, які не відповіли на запрошення.

Частина 2 з 3:

Підготовка до вечірки

1. При необхідності зверніться за допомогою. Попросіть допомоги в організації нагляду за дітьми, фотографування та ігор у своїх друзів, дружина, родичів, батьків інших дітей, своїх старших дітей і так далі. Якщо вам це незручно, а бюджет дозволяє додаткові витрати, найміть професіонала, що шукає підробіток студента або старшокласника або свою ж няню для допомоги з попередньою або наступною прибиранням, подачею страв під час свята, наглядом за дітьми і підлітками або з якимись ще додатковими справами.

2. Складіть список необхідних покупок. Цей список багато в чому буде залежати від місця проведення вечірки і її типу, але основні його складові практично завжди одні й ті ж. Крім їжі та напоїв, вам можуть знадобитися такі речі, як повітряні кульки, святкові ковпаки, плакати або гірлянди, ігри, музика, кулери, сервіровочні тарілки, скатертини, тарілки і чашки, столові прилади, лід, додаткова туалетний папір.

3. Визначтеся з видами розваг. Розваги здебільшого залежать від типу вечірки, її тематики і місця проведення, але дуже важливо зробити так, щоб всі гості були залучені, тому прикладіть особливі зусилля, щоб все ретельно продумати.

При організації дитячих вечірок найкраще скласти план розваг і чергувати в ньому більш енергійні і більш спокійні заняття.

Якщо ви запрошуєте аніматорів або ведучого для будь-якого типу вечірки, зробіть це заздалегідь і не забудьте уточнити всі умови.

Якщо ви збираєтеся проводити вечірку у себе вдома і включати на ній музику, заздалегідь складіть відповідні плейлисти. Не забудьте включити в них і таку музику, яка подобається імениннику.

4. продумайте меню. Залежно від місця проведення вечірки вам або потрібно буде готувати, або ні. Якщо бюджет дозволяє, можете вдатися до послуг кейтеринговій компанії, яка доставить готові страви в будь-яку точку. Дуже важливо, щоб подається їжа була відповідала типу та темі вечірки і віковим складом гостей. Навіть якщо ви організуєте дитячу вечірку, не забудьте про батьків. Деякі з них можуть залишитися на ній, тому подбайте про напої та їжу для дорослих. Ось ще кілька порад:

Для дитячих вечірок найкраще підходить така їжа, яку їдять руками, піца і те, що зазвичай подобається дітям. Нехай частування буде простим.

Для підліткових вечірок також слід дотримуватися простоти, але їжі повинно бути багато. Піца, чіпси, випічка і газована вода - все це відмінні види частувань, які не потребують столових приладів (так у вас буде менше сміття або миття посуду).

Якщо ви готуєте дрібні подарунки для кожного гостя, нехай їх буде трохи більше на випадок, якщо до вас приєднаються несподівані гості або подарунок загубиться.

Якщо ви проводите вечірку у себе вдома і самі готуєте їжу, то приготуванням їжі та попередньою підготовкою столу слід зайнятися напередодні (якщо можливо), щоб в призначений день у вас було не дуже багато справ і ви могли б більше часу провести з гостями.

Якщо планується застілля, обдумано розподіляйте місця за столом. Не саджайте подружжя поруч і розміщуйте більш тихих людей поруч з більш товариськими для створення більш жвавого настрою.

Не забудьте про святковий торт, навіть якщо ви організуєте вечірку для дорослих людей. Якщо ви замовляєте торт у кондитерській, обов`язково зробіть це заздалегідь!

Якщо ви замовляєте частування в кейтеринговій компанії, це також слід зробити тижні за три до призначеного заходу.

5. Виберіть напої. У разі дитячих і підліткових вечірок обов`язково придбайте більше напоїв, ніж вважаєте за потрібне, так як вони дуже швидко розходяться. Не давайте дітям кофеиносодержащие напої - їх батьки будуть вам за це вдячні. Для дорослих вечірок обов`язково передбачте безалкогольні напої, а на ємностях з пуншем або коктейлями підпишіть, що вони містять алкоголь.

Обов`язково майте додатковий запас келихів або склянок. Тоді вам не доведеться бігти за ними в магазин посеред вечірки.

6. Зробіть необхідні покупки. За тиждень або за два вирушайте в магазин і купіть все, що вам потрібно. Деякі продукти, такі як свіжі фрукти та овочі, доведеться купити трохи пізніше, але все інше краще придбати заздалегідь. Якщо щось доведеться замовляти, у вас буде час на оформлення і виконання замовлення. З кульками, плакатами та інвентарем для розваг також можна буде трохи почекати.

7. Зробіть прибирання і прикрасьте приміщення. Якщо ви проводите вечірку вдома, то вам необхідно зробити генеральне прибирання, а якщо в саду - привести його в порядок. Приберіть все зайве і пересуньте меблі, щоб звільнити місце, тоді гостям буде удобенн переміщатися. Також чистота і порядок роблять створюють набагато більш гостинну обстановку.

Прикрасьте приміщення відповідно до теми вечірки. Однак не витрачайте на прикраси багато грошей, часу і енергії, так як багато їх навіть не помітять.

8. Проведіть остаточну підготовку. Підготуйте фотоапарат і відеокамеру. Покладіть в туалет додаткові рулони туалетного паперу. Увімкніть музику. накрийте столи. запаліть свічки. Стратегічно розставте сміттєві корзини.

Частина 3 з 3:

Прийом гостей

1. Нарядитеся відповідно нагоди. Ні до чого надягати розкішну вечірню сукню, щоб протягом двох або трьох годин ганятися в ньому за маленькими дітьми. Також варто відмовитися від високих шпильок - ви виглядаєте в них дивовижно, але з усіма клопотами по прийому гостей через годину у вас вже розболяться ноги. Підбирайте наряд з розумом, щоб виглядати красиво, але при цьому відчувати себе комфортно: господар або господиня урочистості не повинні бути сердитими і незадоволеними!

2. Дайте собі час трохи відпочити перед початком вечірки. Постарайтеся підготувати все не пізніше ніж за 30 хвилин до початку вечірки (це включає також ваш наряд і зачіску). Так ви зможете перевести подих і розслабитися до моменту приходу гостей, а також не будете відчувати себе ніяково, якщо хто-небудь з`явиться занадто рано. Це задасть тон всій подальшій вечірці.

Якщо ви не встигаєте до призначеного часу, а хтось із гостей прибув рано, люб`язно привітайте його і поясніть причину затримки. Якщо ви попросите гостя трохи допомогти, це допоможе зняти деяку незручність.

Якщо ви влаштовуєте урочиста вечеря у себе вдома, до моменту приходу гостей у вас повинні бути готові закуски і напої.

3. Сердечно привітайте прибулих гостей. Ви повинні вітати кожного прибуває гостя (бажано звертатися до нього по імені). На вас як на господаря або господиню меропріятіяложітся відповідальність за те, щоб гості відчували себе бажаними і знали, що ви раді їх бачити. Допомагайте гостям раздеться- розкажіть їм, де і що находітся- прийміть від них подарунок або скажіть, куди його можна поставіть- не забудьте подякувати гостям за подарунок-при необхідності розкажіть план проведення вечірки.

На дитячій вечірці для прибуваючих гостей організуйте якесь творче заняття або несоревновательние гри, поки не прибудуть всі гості.

4. Спілкуйтеся з гостями. В якості господаря або господині заходу ви повинні подбати про те, щоб всім гостям свята було комфортно. Розмовляйте з кожним гостем- уважно вислухайте те, що вам говорять-давайте розгорнуті відповіді і самі задавайте питання-знайомте між собою тих, хто ще не знайомий, і так далі.

Не чекайте, що задавати тон вечірці буде хтось ще. Ви її організували, тому і подбайте про те, як вона пройде - і самі отримаєте задоволення!

Чим менше напруги, тим краще пройде ваша вечірка.

5. Зберігайте спокій, якщо щось піде не так. Хтось проллє напої. Утворюються гори брудного посуду. Музика може раптово вимкнутися. Просто сконцентруйтеся на гостях, а не на проблемах або прибирання. Проблеми зазвичай можна вирішити набагато простіше, ніж це може здатися спочатку. Коли трапиться щось непередбачене, а таке обов`язково станеться, з посмішкою прийміть вибачення і подбайте про виправлення ситуації.

Тримайте під рукою засіб для експрес-виведення плям і виділіть окреме місце для складання пакетів зі сміттям і брудного посуду. Прибрати все це ви зможете після вечірки або найняти когось, хто буде допомагати з цим під час вечірки.

Для дитячих вечірок запасіться великою кількістю паперових рушників і почуттям гумору!

6. Обслуговуйте гостей протягом всього заходу. Пропонуйте гостям добавки. Якщо побачите когось з порожнім келихом, запропонуйте його наповнити. Якщо бачите, що хтось стоїть на самоті, підійдіть і поговоріть з людиною або познайомте його з ким-небудь, з ким, на ваш погляд, йому буде приємно поспілкуватися. На дитячих вечірках не квапте події, щоб укластися в план вечірки, якщо все і так йде добре. Нехай все йде своєю чергою якийсь час, поки справді не настане час переходити до наступного етапу заходу.

Слідкуйте за підлітками протягом всієї вечірки якомога пильніше. Якщо ви помітите щось підозріле, поговоріть з підлітком наодинці, а при необхідності зателефонуйте його батькам.

7. Не пийте занадто багато спиртних напоїв. На вечірці для дорослих вам як господаря або господині не можна пити занадто багато. Ваше серйозне або навіть легке сп`яніння може викликати у гостей деякий дискомфорт, крім того, в такому стані ви не зможете повноцінно виконувати всі свої хазяйські обов`язки.

8. Не користуйтеся стільниковим телефоном, якщо для цього немає гострої потреби. Хоча зараз люди навіть на вечірках з працею відриваються від своїх телефонів, вам краще прибрати мобільний подалі на час проведення заходу. Якщо ви знаходитесь в такій ситуації, коли вам просто необхідно тримати телефон при собі, поставте його на вібро. Коли буде необхідно відповісти на дзвінок, вибачитеся перед гостями, вийдіть, поговоріть по телефону і швидко поверніться, пояснивши, чому вам довелося відповісти.

Якщо ви користуєтеся телефоном тільки в разі крайньої необхідності і чесно поясніть таку необхідність гостям, вони зрозуміють.

9. Організуйте розпакування подарунків на дитячій вечірці. Зазвичай подарунки на дитячій вечірці розкривають, так як дітям цікаво побачити, що отримав іменинник. Дитині, що дарує подарунок, також цікаво подивитися, як іменинник буде його розпаковувати. Зазвичай розпакування подарунків організують під кінець вечірки, а вам буде непогано записати, хто і який подарунок подарував дитині, щоб використовувати цю інформацію для подальшого складання вдячних листівок.

На вечірках для дорослих і підлітків подарунки також можна розпакувати, особливо якщо на вечірці не так багато народу.

10. Подякуйте гостей за візит. Після закінчення вечірки її організатор повинен подякувати кожному гостю за візит і попрощатися. Також слід сказати спасибі за подарунки, якщо такі були. Якщо ви влаштовували дитячу вечірку, використовуйте цей момент для навчання дитини хорошим манерам і скажіть, що йому слід особисто подякувати своїх друзів за візит та подарунки.

Якщо після підліткової вечірки за кимось із гостей не приїхали або він говорить, що добереться сам, зателефонуйте його батькам.

Якщо ви підготували пам`ятні подарунки для гостей, їх зазвичай вручають на прощання. Хоча це характерно швидше для дитячих і підліткових вечірок, сувеніри можна вручати і на святах для дорослих. Нижче наведено кілька ідей сувенірів для дорослих гостей.

Приготуйте невеликі горщики з домашніми рослинами (мохом, кактусами та іншими рослинами) і перев`яжіть їх стрічками.

Приготуйте пляшки вина з саморобними етикетками, приклеєними на двосторонній скотч.

Приготуйте суміш спецій для барбекю, розсипте по банках і прикріпіть до них відповідний рецепт приготування м`яса.

Купіть в канцтоварах невеликі блокноти, запишіть в них рецепти страв, які ви подавали під час вечірки і перев`яжіть стрічками.

Організуйте роздруківку фотографій, знятих під час вечірки, і вставте їх в рамки до її закінчення, щоб встигнути вручити гостям.

11. Розішліть подячні листівки. Через тиждень з моменту проведення вечірки вишліть подячні листівки присутнім на ній гостям.

Персоналізоване оформлення кожної листівки є хорошим тоном і має велике значення. Висловлюючи подяку, не забудьте згадати подарунок, отриманий від людини.

Якщо у вас є фотографія цього гостя з іменинником або без, також прикладіть її.