Як правильно написати email до відділу кадрів: 5 кроків

Якщо у вас виникло термінова справа, яке вам потрібно обговорити з вашим роботодавцем, можливо, ви захочете зв`язатися з відділом кадрів у вашій компанії. Комерційні підприємства наймають професіоналів з управління кадрами, для вирішення будь-яких питань починаючи від негараздів із заробітною платою і до більш складних проблем з політикою компанії і дій, пов`язаних з співробітниками. Якщо ваш відділ кадрів такої ж, як і всі, вас може збентежити процес того, як безпосередньо звернутися до людей, які там працюють. Ось кілька простих правил того, як правильно скласти сучасне ділове лист, їли ви вирішили відправити email в ваш відділ кадрів.

кроки

1. Адресуйте ваш email правильним людям. Посилка Вашого повідомлення відповідальним особам - істотна частина, яка допомагає вашому спілкуванню. Не поспішайте і виділіть додатковий час, щоб визначити правильний email адреса, тим самим, ви можете зберегти собі силу-силенну часу.

Використовуйте інтернет і інші бізнес довідники, щоб знайти залучених фахівців відділу кадрів. Телефонний довідник або веб-сторінка можуть принести необхідну контактну інформацію.
Уникайте папки «все». Бували випадки, коли працівникам було сильно соромно, коли вони натискали на «відправити» і ненавмисно робили розсилку на весь свій відділ. Уважно дивіться, хто у вас в копії в email, перед тим, як що-небудь надсилати.

Write an Email to Human Resources Step 2

2. Складіть відповідну тему вашого email-а. Сучасна тенденція обміну електронними повідомленнями така, що це стало дуже важливо. У більшості випадків, тема електронного листа - щось більше, ніж просто вибірковий заголовок email-а. Вона допомагає професіоналам більш ефективно відповідати на ваші повідомлення у цьому, коли у них є кілька базових моделей записів в темі email-а.

Деякі джерела вважають порожню тему повідомлення порушенням інтернет-етикету, тому переконайтеся, що ви не забули включити деяку релевантну інформацію в тему листа.

Уникайте невідповідні, недбалі теми. Деякі автори електронних листів відомі своїми жартівливими, розмитими, або навіть трохи неписьменними темами. Зробіть свою тему листа професійної та сконцентрованою прямо на проблемі.

Write an Email to Human Resources Step 3

3. Увімкніть свою власну контактну інформацію. Перед тим, як складати чернетка, переконайтеся, що ви вказали правильну email відправника та інші атрибути, включаючи ваше ім`я, так, як воно з`являється в вихідному листі.

Write an Email to Human Resources Step 4

4. Наведіть конкретні проблеми. У вашому листі, чітко і точно опишіть проблеми, які у вас виникли, і як ви хочете рухатися.

По можливості процитуйте належні правила з встановленої політики компанії. Працівники відділу кадрів зазвичай найбільш всебічно інформовані про політику компанії. Найчастіше вони будуть вам вдячні за включення правильної інформації про політику компанії, щоб переконатися, що всі сторони мають повне взаєморозуміння.

Write an Email to Human Resources Step 5

5. Остаточно відредагуйте ваш лист. Пробіжіться по email-у, щоб переконатися, що там немає якихось серйозних проблем, перед його відправкою.

Виправте помилки в правописі і пунктуації. Остаточна правка - це час, щоб виправити все баламутять помилки, такі як друкарські помилки, які тільки очорнюють ваш email.

Оцініть належний тон і стиль вашого email-а. Знову ж таки, занадто недбалий тон може погано вплинути на лист. Відправлення повідомлення, яке надмірно емоційно, може також зашкодити вашому успіху, при спілкуванні з відділом кадрів. Тримайте свій тон рівним, послідовним, і спокійним.