Як написати діловий лист незнайомій людині

Якщо ви працюєте в бізнесі, швидше за все, вам доведеться відправляти ділову кореспонденцію незнайомим людям. Написання листів може здатися вам незручним моментом, але це частина вашої роботи. Незручності можна уникнути, якщо скласти професійне ділове лист, що складається з вступної частини, чіткого зазначення мети листи і логічного завершення, в якому ви дякуєте одержувача за надання уваги. Крім того, професійний підхід до складання електронного листа допоможе йому опинитися в папці «Вхідні», і не потрапить в «Кошик» одержувача.

кроки

1. Вкажіть тему листа в професійній і доречною манері. Темою листа не можуть бути слова "Привіт" або "Дякую". Подібні вирази позначаються як «Спам». Тема пісьмадолжна відразу ж доносити до одержувача мета Вашого повідомлення. Якщо мета Вашого повідомлення ясна, адресат захоче відразу ж відкрити і прочитати його вміст.

Зображення з назвою Compose a Business Email to Someone You Do Not Know Step 2

2. Вивчіть ім`я і прізвище одержувача. Перегляньте веб-сайт компанії. Визначтеся, чи існує обраний вами адресу електронної пошти. Знайдіть телефонний номер організації і запросіть номер одержувача по телефону. Повідомлення електронної пошти з вмістом імені сприймається більш серйозно, ніж анонімне послання.

Зображення з назвою Compose a Business Email to Someone You Do Not Know Step 3

3. Вкажіть свої дані і назву організації, представником якої ви є. Якщо ви зробите це спочатку листи, одержувач швидше визначитися, навіщо йому читати написане.

Зображення з назвою Compose a Business Email to Someone You Do Not Know Step 4

4. Професійно і чітко вкажіть своє прохання, пропозиція або заява. Якщо ви вкажете суть справи і чітко визначте мету листи, ви створите образ професіонала, який ваш одержувач зможе сприйняти всерйоз. До свого листа деталі, конкретне місце розташування, витрати і іншу супутню інформацію. Уникайте надмірного красномовства. Ваш одержувач - ділова людина, і у нього немає часу читати хаотичне лист.

Зображення з назвою Compose a Business Email to Someone You Do Not Know Step 5

5. Надайте інформацію, яку вам хотілося б бачити в листі. Навіть якщо у вашому листі відображається адреса відправника, краще вказати свою адресу електронної пошти, номер телефону, місцезнаходження та інші контактні дані (наприклад, ім`я користувача або факс). Дайте одержувачу знати про ваших очікуваннях з приводу відповіді і тимчасових рамок.

Зображення з назвою Compose a Business Email to Someone You Do Not Know Step 6

6. Подякуйте адресата в завершальній частині листа. Одержувач надав вам увагу і розташування, прочитавши отримане повідомлення електронної пошти до кінця. Найкраще подякувати людини за час, витрачений на віртуальну листування.