Як написати службову записку (з ілюстраціями)

Службова записка - це прийнятий у всьому світі спосіб передачі інформації всередині компанії. Службові записки можуть також використовуватися в кореспонденції між двома компаніями. Службова записка повинна бути професійною і ясно передавати інформацію. Не турбуйтеся, якщо ви ніколи не писали службових записок - дана стаття навчить вас цьому.

кроки

Частина 1 з 3:

Вибір стилю і мови службової записки

1. Не використовуйте неформальний мову. Мова службової записки повинен бути простим, але офіційним.

Не пишіть таку записку: «Привіт! Нарешті п`ятниця! Я хочу розповісти вам про одну важливу справу ».
Замість цього напишіть так: «Ця записка проінформує вас про хід роботи над проектом 319».

2. У службовій записці дотримуйтеся нейтрального тону - не варто бути занадто емоційним і суб`єктивним. Робіть все можливе, щоб спиратися на факти і докази при висловлюванні претензій.

Наприклад, не треба писати так: «Я думаю, що ми все будемо набагато щасливіше, якщо попятніцам будемо приходити на роботу, в чим захочемо».

Замість цього проведіть дослідження, чи всі співробітники хочуть одягатися по п`ятницях в повсякденний одяг і як це відіб`ється на корпоративну етику.

3. Використовуйте сигнальні фрази. Коли ви збираєтеся привести докази або послатися на джерело, не забудьте використовувати відповідні фрази.

Наприклад: «За нашими даними, ...»Або« Проведені дослідження свідчать, що ...».

4. Виберіть відповідний шрифт і його розмір. Службова записка повинна бути легко читається, тому уникайте використання надмірно дрібного шріфта- 11 або 12 - це стандартний розмір шрифту.

Ви також повинні вибрати простий стиль шрифту, такий як Times New Roman. Не пишіть записку смішним або химерним шрифтом, наприклад, Comic Sans (над вами посміються, якщо ви зробите це!).

5. Використовуйте стандартні поля. 2,5 см поля - це стандарт для службових записок, хоча деякі текстові редактори можуть включати шаблони службових записок з великими полями (наприклад, 3 см).

6. Службові записки пишуться з одинарним міжрядковим інтервалом. Між абзацами і розділами залишайте порожній рядок.

В абзацах робити відступ годі було.

Частина 2 з 3:

Підготовка до написання службової записки

1. Якщо вам потрібно повідомити кільком людям про щось важливе (по роботі), то відправте їм службову записку. Ви навіть можете відправити її одній людині, якщо факт передачі вами інформації повинен бути задокументований.

Проте, в деяких випадках краще просто поговорити з потрібними вам людьми.
Крім того, деяку інформацію не можна передавати в письмовому вигляді.

2. Залежно від інформації, що передається зміст і формат записки можуть змінюватися. У більшості службових записок міститься наступна інформація:

Нова ідея чи рішення проблеми. Наприклад, якщо ви знаєте, як вирішити проблему з плануванням витрат на оплату понаднормових, напишіть про це в службовій записці та надішліть її вашому начальнику.

Розпорядження. Наприклад, відправка службової записки - це ефективний спосіб розподілити обов`язки на майбутній конференції, яка проводиться вашим департаментом.

звіт. Ви також можете відправити записку, щоб проінформувати колег про недавно подію, що відбулася, або повідомити їм нову інформацію про проект, або представити звіт про результати дослідження.

3. Можливо, ви працюєте над безліччю проектів і хочете розповісти про них у службовій записці. Не варто цього робити. Службові записки містять інформацію по одному конкретному питанню (темі, проекту і так далі).

Службова записка повинна бути короткою, інформативною і легко читатися. Таким чином, зосередившись лише на одній темі, ви гарантуєте, що інформація прочитана і прийнята до відома.

4. Зміст і стиль записки залежать від цільової аудиторії, тому подумайте про те, хто буде читати вашу записку.

Наприклад, стиль записки для ваших колег про планування святкування якоїсь важливої дати і стиль записки для вашого начальника зі звітом про виконану роботу будуть сильно відрізнятися.

Частина 3 з 3:

Написання службової записки

1. озаглавьте записку. Загальноприйнята практика в діловому листуванні - озаглавлювати документи.

Наприклад, у верхній частині сторінки напишіть «Записка» або «Службова записка».
Назву можна помістити по центру або притиснути його до лівого краю сторінки. Найкраще подивитися службові записки, отримані вами раніше, і скопіювати їх формат.

2. Напишіть заголовок вашої записки. Він повинен включати наступну інформацію:

КОМУ: напишіть імена і посади людей, яким ви відправляєте записку.

ВІД: напишіть ваше ім`я і посаду.

ДАТА: напишіть точну дату, включаючи рік.

ТЕМА: приведіть короткий, але точний опис того, про що піде мова в записці.

Зверніть увагу, що замість «Тема» ви можете написати «Відносно».

3. У списку одержувачів записки обов`язково вкажіть всіх людей, яким ви збираєтеся її відправити. Обмежте коло одержувачів записки людьми, яких стосується викладена в ній інформація.

Не відправляйте записку всім співробітникам вашого департаменту або компанії, якщо питання, викладене в ній, стосується тільки кількох людей.

Якщо відправляти записки одразу всім співробітникам компанії, то вони будуть засипані записками і або будуть читати їх неуважно, або взагалі не будуть читати.

4. У списку одержувачів записки вказуйте повні імена і посади. Навіть якщо ви на короткій нозі з вашим начальником, в діловому листуванні краще дотримуватися формального тони. Наприклад, ви можете назвати його «Володимир», коли заходите до нього в кабінет, але в службовій записці звертайтеся до нього як «пан Дмитрієв» або «Володимир Миколайович».

Майте це на увазі, коли складаєте список одержувачів записки - указивайтеполное ім`я і посаду.

5. Якщо ви відправляєте записку людині з іншої компанії, дуже важливо визначити правильну форму звернення до нього. Витратьте час, щоб знайти інформацію про це людині-швидше за все, це можна зробити на сайті його компанії.

Наприклад, якщо людина має докторську ступінь, обов`язково вкажіть це.

Також обов`язково знайдіть посаду, яку займає цією людиною, і вкажіть її в вашій записці.

6. Продумайте тему вашої записки. Вона повинна бути короткою і зрозумілою.

Наприклад, «Нові клієнти» - це досить розпливчасте тема, і якщо хтось захоче знайти вашу записку через кілька днів або тижнів, то він або вона зробить це з трудом.

Кращою темою є: «Звіт з приводу розширення клієнтської бази».

7. У службових записках, як правило, вітання не пишуться. Але, якщо хочете, можете почати текст записки з «Шановний пане Дмитрієв» або «Шановні колеги».

Записка повинна бути короткою і інформативною, тому вітання можна опустити.

8. Напишіть вступний розділ записки. У ньому чітко викладіть цілі написання і відправки службової записки.

Наприклад, «Я пишу, щоб...». Вступна частина записки повинна містити короткий огляд викладається в ній інформації.

9. Вступний розділ повинен бути коротким. Немає необхідності викладати в ньому деталі та інші подробиці.

Вступний розділ складіть з декількох коротких пропозицій (короткого абзацу).

10. Визначтеся зі стилем викладу основної інформації. Вона повинна бути укладена в 2-4 абзацах. Стиль викладу буде залежати від самої інформації.

Наприклад, ви можете подавати інформацію в порядку її значущості або згідно процесам, на які розбитий ваш проект.

11. Службову записку необхідно розділити на розділи (параграфи), щоб її читачі могли з легкістю засвоювати інформацію- крім того, розділи допоможуть їм визначити важливі моменти в записці.

12. Озаглавьте кожен розділ-назва параграфа має чітко вказувати на що міститься в ньому інформацію.

Наприклад, ви могли б розбити записку про майбутній переїзд офісу на наступні розділи: «Нове місце розташування офісу», «Вказівки для упаковки обладнання та документів», «Графік переїзду».

13. Перше речення кожного розділу має розповідати читачам, про що піде мова в даному параграфі.

Окремі абзаци або розділи вашої записки повинні бути сфокусовані на якомусь певному моменті даної теми.

14. Для виділення важливих моментів створіть їх перелік або список. Це допоможе читачам зосередитися на ключових моментах і швидше прочитати і засвоїти інформацію.

15. Розмір службової записки не повинен перевищувати 1-2 сторінок.

Це стандартний розмір службової записки з одинарним міжрядковим інтервалом і символом нового рядка між абзацами.

16. Подумайте про включення абзацу, резюмує викладену інформацію. У більшості випадків цього робити не потрібно, особливо якщо ви написали коротку записку.

Але якщо презентується інформація вельми складна або якщо розмір службової записки більше стандартного, то краще включити невеликий абзац, резюмують викладену інформацію (а саме ключові моменти).

17. Обов`язково вкажіть абзац-висновок, навіть якщо вам здається, що він не потрібен. Подумайте про наступне:

Які цілі переслідує службова записка? Спонукати читачів щось зробити? Чи повинні співробітники відзвітувати в певний термін? Якщо так, чітко вкажіть це в заключному абзаці.

Якщо ніяких подальших дій не потрібно, напишіть наступний висновок: «Я буду радий обговорити це питання» або «Якщо у вас є питання або зауваження по цій темі, я із задоволенням відповім на них».

18. Якщо хочете, в кінці записки поставте ваше ім`я або підпис (але робити це не обов`язково). В цьому випадку подивіться на службові записки, отримані вами від інших співробітників.

Якщо вони підписують записки (наприклад, «З повагою, Іванов А.А.), Зробіть так само.

Якщо ви не хочете підписувати записку, ви можете поставити ваші ініціали в кінці документа.

19. Зробіть нагадування про будь-яких додатках, якщо до записки додаються таблиці, графіки або звіти. Для цього в кінці документа напишіть, наприклад, «Додаток: Таблиця 1».

Додатки обов`язково повинні бути згадані в основному тексті записки.

Наприклад, якщо ви пишете про майбутній переїзд до нового офісу, ви можете написати щось на кшталт: «Ми маємо намір завершити переїзд до кінця кварталу. Дивіться прикладену таблицю 1 з докладним графіком переїзду ».

20. Перед відправкою записки не забудьте перевірити її. Переконайтеся, що пропозиції складені граматично правильно, що в записці немає орфографічних або синтаксичних помилок і що викладається інформація має сенс.

Не відправляйте записку після її першої перевірки (якщо, звичайно, це не термінова записка). Відкладіть документ і ще раз перевірте його через годину. Можливо, ви знайдете нові помилки і неточності, які ви пропустили раніше.

Якщо замітка містить конфіденційну інформацію, перевірте політику вашої компанії щодо обміну конфіденційною інформацією і дізнайтеся ім`я співробітника, який перегляне вашу записку і дасть свій висновок про її відповідність установленим правилам.