Як написати стандартну типову інструкцію: 15 кроків

Стандартна типова інструкція (СТІ) - це документ, що містить покрокову інформацію про те, як виконати завдання. Наявну СТІ може знадобитися змінити або оновити, або ви можете опинитися в ситуації, коли ви повинні будете її написати, починаючи з нуля. Це звучить лякаюче, але насправді це дуже, дуже, дуже ретельний перелік. Подивіться крок 1, щоб почати.

кроки

Частина 1 з 3:

оформлення вашої CТІ

1. Виберіть свій формат. Ні вірного або невірного способу написати CТІ. У будь-якому випадку, у вашій компанії, можливо, є набір CТІ, до яких ви зможете звернутися за керівництвом щодо форматування, намітивши в загальних рисах, як переважно, щоб воно виглядало. В цьому випадку, використовуйте вже існуючу CТІ як шаблон. Якщо цього немає, у вас є кілька варіантів:

Простий покроковий формат. Він підійде для рутинної короткої процедури, яка має трохи можливих результатів, і досить точна. Крім необхідної документації та інструкцій з безпеки, насправді, це - просто маркований список, що складається з простих речень, що вказують читачеві, що потрібно зробити.
Ієрархічний покроковий формат. Зазвичай використовується для об`ємних процедур - більше ніж в 10 кроків, що включають в себе кілька рішень для здійснення, уточнення і термінологію. Зазвичай це лист зі списком основних пунктів і підпунктів в певному порядку.
Формат блок-схеми. Якщо процедура більше схожа на карту з практично нескінченним числом можливих результатів, то використання блок-схеми стає кращим вибором. Цей варіант формату ви повинні вибрати в тому випадку, коли результати не завжди можна передбачити.

Write a Standard Operating Procedure Step 2

2. Враховуйте свою аудиторію. Існують три основні чинники, які потрібно враховувати перед створенням своєї СТІ:

Попередні знання вашої аудиторії. Чи знайомі вони з вашою компанією і її процедурами? Чи знають вони термінологію? Стиль вашого викладу повинен відповідати знанням і частці участі читача.

Можливості мови вашої аудиторії. Чи є хоч один шанс, що «читати» вашу СТІ буде той, хто не говорить на вашій мові? Якщо така ймовірність є, то краще включити в СТІ велика кількість підписаних зображень і діаграм.

Розмір вашої аудиторії. Якщо безліч людей будуть одночасно читати вашу СТІ (які зайняті в різних ролях), то вам слід форматувати документ так, щоб він був більше схожий на розмову в п`єсі: користувач 1 завершує дію, далі слід користувач 2, і так далі і так далі. Таким способом, кожен читач зможе побачити, як він або вона стає важливою деталлю добре змащеного механізму.

Write a Standard Operating Procedure Step 3

3. враховуйте свої знання. Все зводиться до цього: ми знали що ви найкращим для того, щоб написати це? Ви знаєте, що тягне за собою цей процес? Як він може піти неправильно? Як зробити його безпечним? Якщо немає, то вам краще передати це комусь іншому. Бідно написана, а що ще гірше, невірно написана СТІ, може не тільки знизити продуктивність і стати причиною невдач організації, але це також може бути небезпечно і мати негативний вплив на вашу команду або навколишнє середовище. Коротше кажучи, вам не варто так ризикувати.

Якщо на цей проект ви були призначені, або ви відчуваєте себе вимушеним (або зобов`язаним) його закінчити, то чи не соромтеся просити про допомогу людей, які виконують цю процедуру повсякденно. Проведення інтерв`ю - це звичайна частина будь-якого процесу створення СТІ.

Write a Standard Operating Procedure Step 4

4. Виберіть між короткою або довгою формою СТІ. Якщо ви пишете або оновлюєте СТІ для групи осіб, добре знайомих з протоколом, термінологією, і т.п., то піде на користь використання короткої і швидкої СТІ, більше схожою на перелік, і написаної в короткій формі.

Крім основних цілей і супутньої інформації (дата, автор, ідентифікаційний номер і т.д.), Це насправді просто точний список кроків. У цьому випадку немає необхідності в деталях або уточнень.

Write a Standard Operating Procedure Step 5

5. Тримайте в розумі мета своєї CТІ. Очевидно, у вас є процедура всередині вашої організації, яка продовжує повторюватися знову і знову і знову. Але чи є особлива причина чому ця конкретна CТІ корисна? Чи потрібна робити упор на безпеку? Заходи щодо забезпечення дотримання? Це використовується для навчання або для щоденної діяльності? Ось кілька причин, чому ваша CТІ необхідна для успішної роботи вашої команди:

Щоб дотримувалися всі стандарти

Щоб максимально збільшити виробничі вимоги

Щоб не було несприятливих впливів на навколишнє середовище

Щоб забезпечити безпеку

Щоб все йшло згідно з графіком

Щоб запобігти збоям у виробництві

Щоб використовувати його як документ для навчання

Якщо ви знаєте, що саме повинна підкреслювати ваша CТІ, то вам буде легше структурувати все написане навколо цих моментів. Також так буде легше побачити, як важлива ваша CТІ.

Частина 2 з 3:

написання вашої СТІ

1. Підберіть необхідний матеріал. Взагалі, технічна СТІ буде складатися з 4-х елементів, крім самої процедури:

Титульна сторінка. Включає в себе 1) назву процедури, 2) ідентифікаційний номер СТІ, 3) дату випуску або перегляду, 4) назву агентства / підрозділу / філії, до якого належить СТІ, і 5) підписи тих, хто підготував і схвалив СТІ. Це може бути оформлено так, як вам подобається, за умови, що інформація викладена ясно.
зміст. Воно необхідне тільки в тому випадку, якщо ваша СТІ досить довга, для забезпечення легкої навігації. Тут ви знайдете просту стандартну схему.
Гарантія якості / Контроль якості. Інструкція не може вважатися гарною, якщо її не можна перевірити. Просимо додати матеріали і деталі, щоб читач переконався в отриманні бажаних результатів. Це може містити або не містити інші документи, такі як приклади оцінки випробувань.
посилання. Переконайтеся, що ви перерахували всі наведені і значущі посилання. Якщо ви посилаєтеся на інші СТІ, упевніться в тому, що в додатку є вся необхідна інформація.

Ваша організація може мати інший протокол, відмінний від даного. Якщо ви можете посилатися на вже існуючі СТІ, відмовтеся від цієї структури і дотримуйтеся того, що вже є.

Write a Standard Operating Procedure Step 7

2. Переконайтеся в наявності наступного, необхідного для самої інструкції:

Призначення і область застосування. Іншими словами, опишіть мету процесу, його межі, і як він використовується. Увімкніть стандарти, нормативні вимоги, ролі і обов`язки, вхідні і вихідні дані.

Методологія та процедури. Суть питання - перерахувати всі кроки з необхідними деталями, включаючи необхідне устаткування. Охопите послідовні процедури і фактори прийняття рішень. Зверніть увагу на всі «що якщо» і можливі перешкоди або заходи безпеки.

роз`яснення термінології. Позначте скорочення, абревіатури і всі фрази, які не використовуються в просторіччі.

Попередження про безпеку і здоров`я. Повинні бути перераховані в окремому розділі і також на додаток до тих кроків, до яких вони відносяться. Чи не прикрашайте цей розділ.

Устаткування і матеріали. Повний список того, що необхідно, і коли, де це можна знайти, стандарти обладнання, і т.д.

Обережність і перешкоди. В принципі, розділ усунення несправностей. Вкажіть, що може піти неправильно, на що потрібно звернути увагу, і що може перешкоджати отриманню кінцевого ідеального продукту.

Кожну з цих тем виділіть в самостійний розділ (зазвичай вони позначаються буквами або цифрами), для того, щоб ваша СТІ не стала багатослівній і заплутаною, а також, щоб в ній було легко орієнтуватися.

Це не означає, що список ісчерпивающій- це всього лише верхівка айсберга процесу. Ваша організація може виділити інші моменти, які вимагають уваги.

Write a Standard Operating Procedure Step 8

3. Переконайтеся, що написані вами тексти короткі і легко читані. Різниця в тому, що ваша аудиторія не вибирає їх читання в якості розваги. Вам бажано зробити його коротким і ясним - інакше увагу буде розсіюватися або вони вважатимуть цей документ архіскладних і важким для сприйняття. Загалом, намагайтеся вкорочувати пропозиції настільки наскільки це можливо.

ось поганий прикладПереконайтеся що, ви вичистили всю пил з вентиляційних шахт перед тим, як почати їх використовувати.

ось хороший приклад: Перед використанням вичистіть пил з вентиляційних шахт.

Загалом, не використовуйте «ви». Це повинно трактуватись. Говоріть в активному заставі і починайте пропозиції з командних дієслів.

Write a Standard Operating Procedure Step 9

4. Якщо це необхідно, розпитайте персонал, який бере участь в цьому процесі, як вони виконують це завдання. Саме небажане, що вам потрібно зробити, це написати некоректну СТІ. Ви піддаєте ризику безпеку своєї команди, їх ефективність, свого часу і заплутує встановлений процес, не вносьте в нього ніякої душі - це те, що ваші товариші по команді можуть знайти трохи образливим. Якщо вам потрібно, задавайте питання! Вам необхідно, щоб це було правильно.

Звичайно, якщо ви не знаєте, зверніться до декількох джерел, що охоплює всі ролі і обов`язки. Один член команди може не слідувати стандартній СТІ або інший учасник може бути залучений тільки в частину процесу.

Write a Standard Operating Procedure Step 10

5. Розбийте великі шматки тексту діаграмами і блок-схемами. Якщо у вас є крок або два особливо лякають, то зробіть його легше для сприйняття читачем за допомогою якої-небудь діаграми або блок-схеми. Це зробить текст легким для читання і дасть мозку невелику перерву, щоб розібратися у всьому. Так текст буде виглядати більш завершеним і добре написаним, що краще і для вас.

Не вмикайте їх тільки для того, щоб роздути обсяг своєї сті це робиться тільки при необхідності або в разі спроби усунути мовний бар`єр.

Write a Standard Operating Procedure Step 11

6. Переконайтеся, що кожна сторінка документа має контрольне позначення. Ваша СТІ можливо, одна з багатьох - тому, сподіваємося, що ваша організація має будь-яким великим каталогом бази даних з певною системою посилань. Ваша СТІ є частиною цієї довідкової системи, і тому потребує певний тип коду, щоб знайти її по порядку. Ось для чого корисні позначення.

Кожна сторінка повинна мати коротку назву або ідентифікаційний номер (ID), номер версії документа, дату і «сторінка № з №» в правому верхньому кутку (для більшості форматів). Вам можуть знадобитися або не знадобитися виноски (або тримайте їх у виносках), в залежності від переваги вашої організації.

Частина 3 з 3:

гарантія успіху та точності

1. протестуйте інструкцію. Якщо ви не хочете її тестувати, то можливо, вона недостатньо добре написана. Знайдіть кого-небудь з обмеженим знанням процесу (або людини, який являє собою звичайного читача), щоб він скористався вашою СТІ в якості керівництва до дії. З якими проблемами вони зіткнулися? Якщо так, зверніться до них і проведіть необхідні доопрацювання.

Найкраще, коли є група людей для тестування вашої СТІ. У різних людей будуть виникати різні питання, дозволяючи розширити ряд (сподіваємося корисних) відповідей.
Будьте впевнені тестувати інструкцію тому, хто ніколи раніше такого не робив. Людина з попередніми знаннями, буде покладатися на свої знання, щоб досягти мети, а не на вашу роботу, а це призведе до поразки.

Write a Standard Operating Procedure Step 13

2. Покажіть СТІ тим, хто дійсно виконує процедуру. Наприкінці дня дійсно неважливо, що думає про вашу СТІ керівництво. Має значення те, що думають про неї ті, хто насправді працює. Так що перед тим як ви відправите свою роботу наверх на твердження, покажіть її тим, хто буде це виконувати (або виконує). що думають вони?

Дозволяючи їм бути залученим до процесу і дозволяючи відчути себе частиною цього процесу, викличе у них прихильність до того, щоб прийняти вашу СТІ. І неминуче те, що у них з`являться чудові ідеї!

Write a Standard Operating Procedure Step 14

3. Покажіть свою СТІ консультантам і команді по Гарантії якості. Як тільки команда дасть добро йти вперед, відправте її до своїх радників. Можливо, у них менше доступу до актуального вмісту, але вони дадуть вам знати, якщо вона відповідає вимогам щодо оформлення, якщо щось пропущено, і запротоколює все це для прийняття офіційно і для введення в систему.

Направте СТІ на твердження, використовуючи системи управління документами, щоб забезпечити маршрут аудиту погоджень. Це варіюється від організації до організації. В цілому, вам потрібно, щоб все відповідало вимогам і керівним принципам.

Будуть необхідні підписи, і більшість організацій в наші дні не має проблем з використанням електронних підписів.

Write a Standard Operating Procedure Step 15

4. Як тільки СТІ буде затверджена, починайте її впроваджувати. Це може включати в себе проведення формального навчання персоналу (в тому числі навчання в аудиторії, комп`ютерне навчання та т.д.) Або це може означати, що вашу папір можна вішати у ванній кімнаті. Щоб це не було, зробіть, щоб це працювало! Ви для цього намагалися. Час для визнання!

Переконайтеся в тому, що ваша СТІ залишається актуальною. Якщо вона коли-небудь застаріє, поновіть її, затвердите і інвентаризують її оновлення, і перерозподіліть СТІ, як це необхідно. Від цього залежить безпека, продуктивність і успіх вашої команди.

Поради

перевірте уточнення. Переконайтеся, що тут немає різних інтерпретацій. Покажіть інструкцію кому-небудь, хто не знайомий з процесом і попросіть його розповісти вам свою думку про цьому-ви можете бути здивовані.
Не забудьте підключити зацікавлені сторони, де це можливо, так що задокументований процес є фактичним процесом.
Використовуйте блок-схеми і наочні зображення, щоб читачеві був ясний сам процес.
Подбайте, щоб ваш документ переглянули люди перед тим, як його затвердять.
Використовуйте просту мову, щоб пояснювати кроки.
Переконайтеся, що історія документа зареєстрована в кожної зміненої версії.

Перед тим як писати свою СТІ, перевірте наявність вже готової версії. Можливо вам просто потрібно буде зробити пару швидких правок. Тим не менш, переконайтеся, що ви все ще документіруете їх!