Як зберегти форматування документа при його копіюванні і вставці

Електронна пошта, в цілому, включає в себе тільки звичайний (ASCII) текст, в той час як документи Wordмогут містити багато відформатованого тексту. Немає ніякого способу, щоб повністю зберегти форматування документа Word при його копіюванні в тіло електронної пошти. Однак існує кілька варіантів, в залежності від ваших цілей.

кроки

1. Прикріпіть документ Word до електронної пошти в якості вкладення, а не в тілі листа. Однак, деякі люди, які отримають електронну пошту, можуть не мати редактора Word і таким чином не зможуть легко прочитати документ. Крім того, в зв`язку з відмінностями між комп`ютерами користувачів, деякі документи можуть трохи відрізнятися.

Preserve Formatting When Using Copy and Paste Step 2

2. Збережіть документ у форматі RTF (Rich Text Format) в Word, а потім прикладіть цей документ до електронної пошти. WordPad, частина програмного забезпечення, яка поставляється безкоштовно з ОС Windows, і майже всі Текстові редактори можуть читати RTF-файли. RTF-файли зберігають велику частину (але не всю) форматування в документах Word.

Preserve Formatting When Using Copy and Paste Step 3

3. Якщо ви є власником повної версії Adobe Acrobat, або знаєте інший спосіб створення PDF-файлу, то можете експортувати документ Word у форматі PDF-файлу, а потім замість прикріпити його. Програмне забезпечення Adobe Acrobat Reader є безкоштовним і більшість користувачів вже встановили його на своїх комп`ютерах. PDF-файл буде виглядати так само, як файл Word, але його не можна легко відредагувати. Ви також можете використовувати безкоштовний продукт під назвою PDF Creator (на сторінціhttp: // sourceforge.net / projects / pdfcreator /) Для створення PDF-файлів.

Preserve Formatting When Using Copy and Paste Step 4

4. Багато поштові клієнти дозволяють вносити деякий форматування в електронну пошту. Ця функція, яку називаютпо-різному "rich text" (форматований текст) або "html mail" (HTML-пошта), доступна різними способами в залежності від вашого поштового клієнта. Вона насправді відправляє електронну пошту в форматі HTML (як веб-сторінку), який трохи більше обмежувальний, ніж формат RTF, описаний вище. Часто зручніше мати текст у тексті листа електронної пошти, а не як вкладення. Але не всі люди, які отримують електронну пошту, можуть отримувати HTML-пошту.

Preserve Formatting When Using Copy and Paste Step 5

5. Вставте документ Word безпосередньо в пошту у вигляді тексту, носначала прийміть деякі запобіжні заходи. Використовуйте якомога менше форматування, наскільки це можливо. Змініть "smart quotes" (фігурні лапки).

попередження

Без крайньої необхідності не прикріплюйте документи какWord-документи. Зазвичай повинні бути вкладені тільки дуже довгі документи. Все інше може мати вигляд звичайного тексту в тексті листа. Якщо вам дійсно потрібно, щоб одержувач бачив документ точно так, як на екрані, то вивчіть, як створювати PDF-файл. Якщо він повинен внести великі зміни, то прикріпіть документ Word або файл RTF.