Як зменшити кількість електронних листів: 15 кроків

Якщо ви користуєтеся електронною поштою в якості основного засобу зв`язку, то ви, можливо, отримуєте сотні листів. Часом в такій купі листів дуже складно відокремити потрібні листи від непотрібних. Щоб не втрачати часу і отримувати тільки потрібні листи, зменшіть кількість вхідних електронних листів.

кроки

Частина 1 з 4:

змініть підхід

1. Налаштуйте спам-фільтр, щоб автоматично видаляти спам. При отриманні непотрібного листа виділіть її та позначте як спам. Усі наступні повідомлення даного відправника будуть перенаправлятися в папку для спаму.

Більшість поштових сервісів і клієнтів (наприклад, Google Mail, Yahoo! Mail, Outlook і багато інших) мають вбудовані спам-фільтри, які автоматично переміщують спам в папку для спаму. Спам-фільтри здатні розпізнавати спам за певним текстом і великому числу одержувачів.
Спам - це листи, що відправляються великій кількості випадкових користувачів в маркетингових або шахрайських цілях.
Спам-повідомлення можуть містити віруси, поетом краще не відкривати їх, а відразу видаляти.

2. Перейдіть на інший поштовий сервіс. Різні поштові сервіси або клієнти мають різні спам-фільтри і інші функції. Якщо вам не подобається спам-фільтр вашого поштового сервісу, користуйтеся іншим.

Gmail вважається одним з найбільш ефективних поштових сервісів, коли справа стосується фільтрації спама- більш того, цей сервіс має велику кількість інструментів для управління електронною поштовою скринькою.

Якщо поштовий сервіс вимагає, щоб ви використовували певний клієнт, але ви хочете протестувати інший клієнт, налаштуйте вашу поштову скриньку на перенаправлення листів на новий ящик (з іншим клієнтом).

3. Намагайтеся не вказувати вашу адресу електронної пошти на різних веб-сайтах, крім тих, яким ви довіряєте і які мають хорошу репутацію. Пам`ятайте, що адреса електронної пошти на кшталт номеру мобільного або домашнього телефону. Не вводьте ваш адресу електронної пошти на різних веб-сайтах, і ви значно зменшите кількість вхідних листів.

Більшість сайтів, які потребують введення адреси електронної пошти, продають адреси стороннім компаніям, які розсилають спам.

Також намагайтеся не вказувати електронну адресу при заповненні паперів в різних конторах, наприклад, в турагентствах. Багато подібних компанії продають адреси електронної пошти пов`язаним з ними фірмам.

4. Не ставте вашу адресу електронної пошти на веб-сайтах, наприклад, на персональній веб-сторінці або в розділі для коментарів іншого сайту (наприклад, новинного сайту або блога). Іншою поширеною помилкою є розміщення вашої адреси електронної пошти на форумах. Є люди, які спеціально шукають і збирають в інтернеті адреси електронної пошти, а потім продають їх компаніям, розсилають спам.

Ви можете писати адресу електронної пошти прописом, наприклад, адреса boris @ email.com можна вказати так: boris собачка email точка com.

Якщо ви хочете розмістити адресу електронної пошти на вашому власному сайті, краще створіть посилання, яка буде автоматично відправляти повідомлення на вашу електронну поштову скриньку.

Частина 2 з 4:

Позбавтеся від поштових розсилок

1. Припиніть підписку на отримання інформаційних бюлетенів. Такі бюлетені є одним з основних чинників отримання великої кількості непотрібних листів. При створенні облікових записів на різних сайтах (Amazon, eBay і інших) і при вказівці на цих сайтах вашої адреси електронної пошти, ви автоматично підписуєтеся на отримання інформаційних бюлетенів.

Для припинення підписки відкрийте бюлетень і перейдіть його вниз (до самого кінця). Там ви знайдете посилання «Відмовитися від підписки» (Unsubscribe). Просто клацніть по ній, щоб видалити Вашу електронну адресу зі списку розсилки.
Ваш спам-фільтр не буде фільтрувати такі повідомлення, тому що вони приходять з відомих і надійних веб-сайтів.

2. Змініть настройки акаунтів в соціальних мережах. Facebook і Twitter відправляють вам повідомлення по електронній пошті про нові твіти, постах, коментарях і таке інше. Якщо ви не хочете отримувати такі повідомлення, поміняйте налаштування ваших облікових записів в соціальних мережах, щоб отримувати тільки важливі повідомлення.

Замість отримання купи непотрібних повідомлень щодня виділяйте декілька хвилин для перевірки ваших сторінок в соціальних мережах. Це краще, ніж розбирати купу листів в електронній поштовій скриньці.

3. Заведіть різні поштові ящики для різних цілей. Якщо ви все-таки хочете отримувати інформаційні бюлетені та купу інших повідомлень, заведіть іншу поштову скриньку, на який ви будете отримувати виключно спам. Вказуйте цю адресу електронної пошти на різних веб-сайтах і в різних конторах, а ваш персональний поштову скриньку використовуйте для особистих і ділових цілей.

Ви також можете створити новий персональний поштову скриньку для особистих і ділових цілей, якщо ваш старий ящик забитий спамом.

Частина 3 з 4:

Налаштуйте фільтри

1. Налаштуйте фільтр листів. Більшість поштових сервісів і клієнтів мають фільтри, які можна використовувати для відсіювання повідомлень. Фільтри листів працюють аналогічно спам-фільтрам з тією лише різницею, що фільтр листів налаштовується самим користувачем. Ви можете налаштувати фільтр так, щоб листи з певного адреси автоматично направлялися в сміттєву корзину.

Для налаштування фільтрів відкрийте настройки вашої поштової скриньки і виберіть опцію «Фільтр». Потім вкажіть адресу електронної пошти, листи з якого будуть міститися в певну папку, а також задайте таку папку (кошик для сміття також є текою).

2. Фільтрація за відправником. Якщо ви постійно отримуєте небажані листи від конкретного відправника, відфільтруйте їх, вказавши адресу електронної пошти цього відправника. У цьому випадку повідомлення з цієї адреси будуть перенаправлятися в зазначену вами папку або в кошик для сміття.

3. Фільтрація по темі. Для такої фільтрації необхідно вказати найбільш поширені слова або фрази, які зустрічаються вам в темах небажаних листів.

Приклади слів: «Сіаліс», «віагра», «пеніс».

Не вказуйте слова і фрази, які можуть міститися як в потрібних листах, так і в спам.Наприклад, ви можете отримувати безліч листів про продажі того чи іншого товару, але краще не фільтрувати листи по слову «продаж», так як в цьому випадку ви можете пропустити потрібний лист, який сповіщає вас про знижку на товар, який вам цікавий.

4. Фільтрація по вмісту. Для такої фільтрації необхідно вказати найбільш поширені слова або фрази, які зустрічаються вам в тілі небажаних листів.

Наприклад, ви працюєте в компанії з продажу одягу, і ви тільки що запустили в продаж нові сорочки. Ви можете налаштувати фільтр, який буде відправляти всі електронні листи, що стосуються сорочок, в зазначену вами папку, щоб вони не заважали вам працювати з іншими повідомленнями.

Частина 4 з 4:

змініть звички

1. Встановіть час для перевірки електронної пошти. Ви втрачаєте час, перевіряючи електронну пошту протягом всього робочого дня (це поширене явище). Замість цього зменшіть кількість часу, який ви витрачаєте на перегляд електронної пошти, обмеживши число перевірок поштової скриньки (перевіряйте його два-три рази на день), і робіть це в певний час.

Наприклад, перевіряйте електронну пошту о 9 годині ранку, о 1:30 дня і о 5 годині вечора, і не витрачайте більше 10 хвилин на перегляд нових листів.
Якщо ви власник компанії або її керівник, ви можете встановити описані правила для ваших співробітників, щоб підвищити продуктивність праці.

2. Не пишіть листи просто з ввічливості. Багато людей відповідають практично на кожен лист з ввічливості. Пам`ятайте, що електронні листи - це не розмова двох приятелів (в більшості випадків), і що ваші люб`язні відповіді призводять до засмічення поштових скриньок. Не відправляйте листи з фразами типу «Доброго дня» або «Спасибі».

Відповідайте тільки на важливі листи, щоб повідомити відправників про їх отримання. Наприклад, якщо хтось відправив вам деякі бланки, до відповідного листа прикріпіть вже заповнені бланки або повідомте відправнику, коли ви збираєтеся відправити їх назад.

3. Використовуйте інші засоби зв`язку. Електронні листи призначені для обміну невеликими повідомленнями. Якщо ви хочете обмінятися з кимось великим об`ємом інформації, то краще зустрітися з цією людиною особисто або поговорити з ним по телефону- таким чином, ви заощадите час і значно скоротите кількість відправлених і отриманих листів.

4. Обмежте кількість листів, що відправляються щодня, якщо ви хочете заощадити час на роботу з електронною поштою і зменшити кількість електронних листів. У цьому випадку перед відправкою листа ви задумаєтеся про те, чи так необхідно його відправляти.

Наприклад, якщо ви знаєте, що вам потрібно відправити лист вашому начальнику, ви будете менш схильні відправляти листи з обговоренням ваших колег (тобто брехати за допомогою електронної пошти).

Якщо ви хочете відправити масову розсилку, то краще зробити це без використання електронної пошти.

Поради

Є випадки, коли ви все одно будете отримувати розсилку навіть після припинення підписки на неї. В цьому випадку відкрийте сайт, з якого відправляється розсилка, і вручну змініть настройки вашого профілю на цьому сайті, щоб відмовитися від отримання розсилки.
Безліч поштових сервісів обмежує розмір простору, відведеного на зберігання електронних листів. Тому дуже важливо позбутися від небажаних листів, щоб не перевищити певний ліміт.

попередження

Обов`язково перевіряйте папку зі спамом, так як іноді в неї потрапляють важливі листи.