Як створити план безперервності бізнесу: 13 кроків

План безперервності бізнесу це найменш дорога страховка, яку компанія може собі дозволити (особливо це стосується невеликих компаній, для яких вартість плану буде вкрай невисока). В даному плані докладно описано як співробітникам залишатися на зв`язку і продовжувати виконувати свою роботу в надзвичайних ситуаціях, як, наприклад, в разі пожежі в офісі. На жаль, багато компаній не вважають за потрібне створити подібний план.

Тут ви ознайомитеся із запропонованими кроками по створенню плану безперервності бізнесу, який допоможе невеликої компанії «залишитися на плаву» під час або після надзвичайної ситуації. Створення подібного плану для більших компаній не буде описано в даній статті.

План безперервності бізнесу іноді називають планом відновлення після лиха, і насправді, у них багато спільного. З іншого боку, план відновлення після лиха спрямований на відновлення після лиха, а план безперервності бізнесу спрямований на те, як продовжувати вести справи в процесі відновлювальних робіт. Обидва цих плану дуже важливі і часто для зручності об`єднуються в єдиний документ.

кроки

1. Зробіть список ключових працівників. Є люди, що займають певні позиції, без яких ваша справа просто не зможе існувати - складіть список цих людей, нехай в ньому будуть імена всіх корисних вам людей, але також постарайтеся зробити його якомога коротшим.

Подумайте про те, які робочі обов`язки критично важливі. Також подумайте про те, хто буде виконувати ці функції, коли основні працівники підуть у відпустку.
Складіть список цих людей з повною контактною інформацією: робочий телефон, домашній телефон, стільниковий, пейджер, робоча пошта, особиста пошта і будь-які інші можливі способи зв`язатися з людиною в будь-яких екстрених ситуаціях, коли звичайні способи зв`язку можуть бути недоступні.

Create a Business Continuity Plan Step 2

2. Подумайте, хто може працювати дистанційно. Деякі ваші співробітники можуть прекрасно справлятися зі своїми обов`язками з дому. З`ясуйте, хто може, а хто ні.

Можливо, вам доведеться сподіватися, що ваші критично необхідні співробітники (описані в кроці 1) можуть працювати дистанційно в разі потреби.

3. Створіть список зовнішніх контактів. Якщо у вас є критично важливі постачальники або замовники, складіть окремий список контактів, який буде складатися з опису компанії (або людини), а також включати в себе будь-яку іншу важливу інформацію, як, наприклад, контакти ключового персоналу компанії.

Включіть у свій список юристів, банкірів, фахівців відділу інформатики, а також будь-яких інших людей, які можуть вам знадобитися в різних ситуаціях.

Не забудьте комунальні компанії, муніципальні компанії, атакож поліцію, пожежну службу, лікарню і поштову службу.

Create a Business Continuity Plan Step 4

4. Інвентаризують всі критично важливе обладнання. У пам`яті комп`ютерів часто міститься дуже важлива інформація (ви ж регулярно робите резервне копіювання, правда?).

Деякі компанії не зможуть проіснувати й кількох годин без факсу. Ви абсолютно впевнені в вашому ксероксі? Чи є у вас всі необхідні вам принтери?

Не забудьте про програмне забезпечення - це дуже часто може бути частиною критично важливого обладнання, особливо якщо це спеціальне програмне забезпечення і не може бути так просто замінено.

Create a Business Continuity Plan Step 5

5. Позначте для себе критично важливі документи. Свідоцтво про реєстрацію та інші правові документи, комунальні платежі, банківська інформація, важливі документи з відділу персоналу компанії, документи по оренді землі під забудову, податкові декларації багато іншого може вам знадобитися для того, щоб почати свій бізнес спочатку.

Пам`ятайте, що ви можете зіткнутися з повною втратою ваших виробничих потужностей. Чи будете ви знати, кому платити гроші за оренду службових машин? Кому платити за обслуговування ваших поштових серверів?

Create a Business Continuity Plan Step 6

6. Розгляньте різні варіанти дій в разі позаштатних операцій. Якщо ваша компанія використовує вантажні автомобілі, подумайте, де ви орендуєте нові вантажівки в тому випадку, якщо ваші будуть пошкоджені в пожежі? Де ви орендуєте комп`ютери? Чи зможете ви знайти спеціальні послуги для копіювання, відправки факсів, друку та інших критичних операцій?

Create a Business Continuity Plan Step 7

7. Знайдіть місце, яке ви зможете використовувати в разі позаштатних операцій. Це те місце, де ви будете здійснювати свої операції, поки ваше основне місце буде недоступно.

Це може бути готель - у багатьох з них є дуже добре обладнані приміщення, які ви можете використовувати. Це може бути офіс одного з ваших клієнтів або одного з ваших юристів (уповноважених у справах).

Можливо, дистанційне присутність буде найкращим рішенням для вас.

Якщо у вас є тимчасове приміщення на прикметі, включите його місцезнаходження в ваш план. Переконайтеся, що у вас є всі контакти (включаючи імена людей).

8. Складіть порядок дій. Це повинно включати в себе покрокову інструкцію до дій - що робити, хто і як повинен це робити.

Складіть список обов`язків, а також людей, які повинні їх виконувати. Також, зробіть зворотне: складіть список людей і перерахуйте їх обов`язки. Таким чином, якщо вам потрібно буде дізнатися хто повинен відповідати за страхову компанію, подивіться в розділ Страхування. А якщо ж вам потрібно дізнатися, чим займається хто-небудь з вашої компанії, просто знайдіть його ім`я в своєму другому списку для інформації.

Create a Business Continuity Plan Step 9

9. скомпонуйте інформацію. План безперервності бізнесу марний, якщо вся інформація зберігається в різних місцях. План безперервності бізнесу це довідковий документ, його краще зберігати в чомусь схожому на папку для документів з кільцями.

Зробіть достатню кількість копій і роздайте ключовому персоналу.

Нехай кілька додаткових копій зберігаються поза вашого офісу, будинку або в безпечної осередку.

Create a Business Continuity Plan Step 10

10. спілкуйтеся. Переконайтеся, що всі у вашій компанії знають про існування плану безперервності бізнесу.

Проведіть необхідні курси для всіх ваших співробітників, незалежно від того, знаходяться вони в вашому списку критично важливого персоналу чи ні. Ви ж не хочете, щоб ваші працівники приїхали в снігову бурю до ушкодженого вогнем будівлі і не знали б що їм робити далі.

11. Перевірте ваш план. Ви записали всі ваші гарні ідеї, зібрали всю необхідну інформацію, склали список людей, контакти і сервісні компанії, але чи зможете ви його здійснити?

Виберіть день і дайте всім знати про те, що станеться (включаючи ваших клієнтів, контракторів і постачальників) - потім дійте так, як ніби-то ваш офіс був зруйнований. Здійсніть необхідні дзвінки, направте в ваш тимчасовий офіс.

Єдине, що ви з`ясуєте - це те, що ви не все спланували правильно. Не чекайте справжнього лиха, з`ясуйте те, що вам буде необхідно зробити по-іншому наступного разу. Зробіть ще один тест.

Якщо ви зробили якісь глобальні зміни в плані, і зробіть ще одну перевірку через кілька місяців. Навіть коли у вас є твердий план, проводите щорічні перевірки.

Create a Business Continuity Plan Step 12

12. Не виключайте можливість того, що вам потрібно буде міняти свій план. Неважливо як хороший ваш план, неважливо, як плавно ви все спланували, можливо, можуть трапитися незалежні від вас події. Наприклад, готель, який ви плануєте використовувати в якості тимчасового офісу, буде приймати велику делегацію. Або ж ви не можете потрапити в банк, тому що стихійне лихо сталося в банківські вихідні. Ні харчування у вас вдома. Ваш консультант по комп`ютерним послуг у відпустці.

13. Перегляньте й виправте. Як тільки щось змінюється, зробіть необхідні зміни в вашому плані і обновіть всі екземпляри.

Не дозволяйте плану застарівати. Застарілий план гірше марного: він дасть вам помилкове відчуття спокою, в той час як вам дійсно є про що турбуватися.

Поради

Передплачений тариф для стільникових телефонів це одна з недорогих можливостей залишатися на зв`язку. У разі стихійних лих, стільникові мережі можуть не працювати, так що подумайте про використання супутникового зв`язку.
Помістіть ваш план в папку добре помітного кольору -яскравий, неоново помаранчевий цілком підійде.
Забезпечте ваших співробітників прогнозом погоди, а також номером, за яким вони можуть дізнатися про поточний стан погодних умов. Розгляньте можливість використання таких послуг, як отримання прогнозу погоди у вигляді повідомлень на голосову пошту.
У всіх критично важливих співробітників повинні бути копії плану, можна зберігати його в машині.
Статистика показує, що пожежа це найбільш часта причина руйнування / пошкодження офісів. Переконайтеся, що дана ситуація описана в вашому плані.
Зберігайте ваш план на видному місці, так, що навколишні часто його бачать - таким чином сама ідея про безперервність бізнесу буде на увазі і в свідомості у всіх ваших працівників.
Розгляньте можливість використання текстових повідомлень у Твіттері, це може бути недорогим способом спілкування, коли телефонні лінії і стільникові мережі не працюють. Переконайтеся, що у всі ваших співробітників є аккаунт в Твіттері.

попередження

Не робіть піратські копії програмного забезпечення. Навіть якщо у вас є можливість (найчастіше її немає), це ПО може не працювати, а також створити вам серйозні проблеми з законом. Зв`яжіться з вашим постачальником ПО.
Чи не покладайте великих надій на вогнетривкий сейф для того, щоб зберігати ваші цифрові накопичувачі. Більшість з даних сейфів розраховане на зберігання паперу, диски, дискети, флешки в них просто розплавляться. Придбайте сейф для цифрових накопичувачів для даних цілей. Ще краще - зберігайте дані поза офісом!
Чи не роздавайте план тим, кому не потрібно його мати. Ваш план може містити важливу інформацію, яку будь-якої незадоволений співробітник може використовувати в невідповідних цілях.