Як скласти план дій в надзвичайних ситуаціях

План дій на випадок надзвичайних подій включає в себе звід заходів, які необхідно вжити в разі великих подій, таких як відмова роботи сервера або пожежа в будівлі. План дій на випадок надзвичайних подій є письмовим керівництвом до дій, необхідним для запобігання втрати важливої інформації, а також зменшення згубного впливу події на ваш бізнес. Багато організацій і компанії, що ставлять в основу своєї діяльності якість продукції, мають плани дій на випадок надзвичайних подій не тільки для окремих систем, але і для цілих відділів.

кроки

Метод 1 з 1:

Написання плану дій в надзвичайних ситуаціях

1. Почніть зі створення комітету з планування дій в непередбачених обставин і виберіть людини, який буде очолювати цей комітет. Людина, відповідальний за план дій в надзвичайних ситуаціях, надає необхідну інформацію про навички, інструментах і базових знаннях, щоб кожен відділ міг написати свій власний план.

2. Складіть список кожного робочого процесу в кожному відділі. Наприклад, відділ нарахування заробітної плати може бути включений в план відділу кадрів.

3. Зберіть начальників відділів або старших посадових осіб і складіть список всіх ключових припущень для вашого плану на випадок надзвичайних ситуацій.

4. Розставте допущення в порядку пріоритету і вивчіть всі "якщо" і можливі негативні наслідки для вашої компанії. Вивчіть те, які тенденції, події або проблеми теоретично можуть виникнути.

5. Перерахуйте дії, які ви плануєте робити в разі виникнення непередбаченої ситуації. Як ви будете компенсувати або пристосовуватися до цих проблем, щоб зберегти прибутковість свого бізнесу?

6. Побудуйте свій план дій в позитивному ключі. Складання плану є непростим завданням, тому залучіть необхідну кількість потрібних вам людей, так як це завдання вимагатиме надання великої кількості даних.

7. Перечитайте план ще раз. Повторний огляд допомагає знайти питання, які були упущені в перший раз.

Ви зможете справлятися з непередбаченими ситуаціями в певних відділах, як тільки детально вивчіть посадові функції. Іноді непередбачені ситуації будуть виникати на рівні підрозділів, на рівні завдання, а також на рівні процесу.

8. Випробуйте свій план на випадок непередбачених ситуацій. Ви можете зробити цей тест керованим і рентабельним, шляхом проведення тестування в 4 етапи. Якщо ви зіткнетеся з недоліками плану або спірними ситуаціями з приводу таких планів в інших відділах, ви можете внести поправки і повторно його випробувати.

1 етап - Рецензія керівного складу. Керівний склад вибирає дату і час, щоб розглянути всі запропоновані плани дій і позначити людей, які добре впоралися зі своїм завданням.

2 етап - Міжвідомча рецензія. Вона передбачає процес, коли кожен відділ розглядає плани іншого відділу. Цей етап розподіляє ресурси і визначає розбіжності.

3 етап - Недоліки в системі. Цей етап тестування може бути зосереджений в межах відділів. Тестування включає в себе моделювання системи і / або виявлення недоліків. Ви можете прокрутити всілякі сценарії розвитку подій, не перериваючи і не зупиняючи роботу важливого обладнання або процесів.

4 етап - Випробування на ділі. Ось на якому етапі ви отримаєте можливість в повній мірі перевірити свій план дій в непередбачених ситуаціях. Він включає в себе короткострокову зупинку роботи, проведену в режимі реального часу.

Поради

У число проблем і лих, які вам слід врахувати при обмірковуванні плану на випадок непередбачених ситуацій, входять стихійні лиха (повені, торнадо, землетруси), а також криза, пов`язана з вашим бізнесом. Це може бути шахрайство, вандалізм, збій роботи сервера, проблеми безпеки та юридичні питання.
Ви зіткнетеся з деякими ситуаціями, в яких неможливо знайти прийнятне ефективне рішення. Наприклад, в разі якщо відбудеться відключення електроживлення, а у вас не буде резервного генератора, тоді ви не зможете продовжувати здійснювати свою діяльність і будете втрачати прибуток.