Як написати електронного листа

Надсилання листа електронною поштою досить просто, але є загальний формат, якого бажано дотримуватися. Вам також слід знати про відмінності між неформальними і формальними листами. Ось те, що вам необхідно знати.

кроки

Метод 1 з 5:

Частина перша: Основи написання листів

1. Створіть адресу електронної пошти. Якщо у вас немає адреси електронної пошти, то перед тим, як продовжити, вам необхідно буде зареєструватися у одного з постачальників послуг електронної пошти. На щастя, є багато безкоштовних провайдерів послуг електронної пошти, у яких ви можете отримати адресу електронної пошти абсолютно безкоштовно. До одним з найпопулярніших з них відносяться:

Gmail
Hotmail
Yahoo mail

Зображення з назвою Write an Email Step 2

2. Натисніть на кнопку "написати" або "нове". Перш ніж ви зможете написати лист, вам необхідно буде відкрити нове порожнє вікно повідомлення, в якому ви будете писати його текст. Точний спосіб залежить від використовуваного вами сервісу, але зазвичай десь вгорі сторінки повинна бути кнопка з написом на кшталт "написати", "нове" або "нове повідомлення".

Якщо ви не зовсім уявляєте, як створити нове повідомлення, вивчіть сторінки допомоги вашого сервісу, щоб дізнатися про це більш детально.

Зображення з назвою Write an Email Step 3

3. Перерахуйте адреси одержувачів. Вам не потрібно вказувати ваш власний електронну адресу, але вам слід вказати електронну адресу людини або людей, яким ви маєте намір відправити електронний лист.

Для відокремлення записів зазвичай досить пробілу, але деякі поштові сервіси вимагають відокремлення записів коми або іншими знаками пунктуації. В такому випадку відповідні інструкції повинні бути на сторінці самого поштового провайдера.

Введіть адресу основного одержувача або одержувачів в поле "Кому:". До основних одержувачам відносяться ті, кому безпосередньо адресовано лист або до кого ви звертаєтеся в тексті листа.

Введіть інші електронні адреси в поле "Копія:". Це поле "копіювання". Одержувач зазвичай вказується в полі "Копія:", якщо він не згадується в листі, але повинен бути в курсі того, що там написано.

Використовуйте поле "Прихована копія:", щоб заховати електронні адреси. Якщо ви не хочете, щоб одержувачі листи бачили список адрес, на які воно було відправлено, ви можете вказати ці адреси в поле "прихованої копії".

Зображення з назвою Write an Email Step 4

4. Додайте інформативне назву теми. Будь поштовий сервіс дозволяє ввести тему або заголовок листа в полі "Тема".

Назва теми має бути коротким, але має давати одержувачу уявлення про те, про що цей лист.

Наприклад, звичайний лист одного може просто містити фразу "Як справи?". Однак, якщо ви питаєте, наприклад, про завдання, тема повинна містити щось на зразок "Домашнє завдання з математики".

Точно так же, якщо ви задаєте питання керівнику або викладачеві, в темі можете написати щось на кшталт "Питання" або "Питання про..."І коротка згадка про тему питання.

Зверніть увагу, що повідомлення без теми з`явиться в поштовій скриньці одержувача з відповідною позначкою "(без теми)".

Зображення з назвою Write an Email Step 5

5. Напишіть текст повідомлення. Текст електронного листа повинен бути написаний у великому текстовому полі під рядком теми.

Текст кожного листа зазвичай включає вітання, текст самого повідомлення і підпис.

Весь сенс електронної пошти в її швидкості, тому намагайтеся робити ваші повідомлення досить короткими.

Зображення з назвою Write an Email Step 6

6. Натисніть кнопку "Надіслати". Після того, як завершите набирати текст листа, перегляньте його на відсутність орфографічних і граматичних помилок і переконайтеся, що лист відповідає тій темі, яку ви хотіли підняти. Якщо лист готовий, натисніть кнопку "Відправити", щоб відіслати його перерахованим одержувачам.

Метод 2 з 5:

Частина друга: Написання дружнього листа

1. Знайте, в яких випадках дружня форма листа є доречною. Дружні листи можна надсилати друзям, членам сім`ї і вашому хлопцю (дівчині). Якщо лист носить, по суті, випадковий характер, і ви відправляєте його тому, з ким перебуваєте в неформальних відносинах, можете відправити лист в дружній формі.

Єдиний виняток, коли вам не слід посилати лист членам сім`ї або одного в простій дружній формі, - це в разі, якщо ви посилаєте групове лист офіційного змісту, наприклад, прохання про пожертвування або рекламне оголошення. Так як подібні листи ви відправляєте людям, з якими ви дуже добре знайомі, вам слід ці листи до них адаптувати.

Зображення з назвою Write an Email Step 8

2. Постарайтеся вказати ненав`язливу тему. У листи не обов`язково повинна бути вказана тема, але, все ж, краще її включити. Зробіть її короткої, приємною і по суті.

Якщо ви просто пишете лист другові, щоб залишатися з ним на зв`язку, можна в темі вказати щось смішне або написати фразу на кшталт "Давно не бачилися!"

Якщо ви пишете листа з якоюсь метою, вкажіть в темі цю мету. Наприклад, якщо ви вирішили написати лист про пікніку вашої групи, напишіть таку тему, з якої було б ясно, що мова йде про пікніку.

Зображення з назвою Write an Email Step 9

3. Подумайте про те, щоб звертатися до всіх адресатів по імені. Для дружнього листа в цьому немає суворої необхідності, але так почати текст повідомлення було б дуже ввічливо з вашого боку.

Ваше привітання може складатися просто з імені людини:

"Боб,"

Крім того, можна включити доброзичливе привітання:

"Гей, Боб!"

"Привіт, Боб"

"Доброго ранку, Боб!"

Зображення з назвою Write an Email Step 10

4. Чітко пишіть те, що хочете сказати, але намагайтеся робити це простою мовою. Текст листа повинен бути зрозумілим, але мова повинна бути неформальним і навіть розмовною.

Прочитайте лист і запитайте себе, чи дійсно текст листа звучіттак ж, як ви зазвичай розмовляєте з цією людиною. Якщо так, то ви домоглися успіху в написанні цього дружнього листа.

використовуйте скорочення. Скорочення не використовуються в офіційних листах, але вони є частиною повсякденного спілкування, тому цілком підходять для дружніх листів.

Не соромтеся використовувати сленг. При бажанні можна використовувати і комп`ютерний сленг: "спс" замість "Дякую", "оч" замість "дуже", "мб" замість "може бути", "телефон" замість "телефон" і т.д.

Крім того, якщо необхідно, використовуйте смайлики. :)

Зображення з назвою Write an Email Step 11

5. Подумайте про те, як підписати лист. Як і вітання, підпис не обов`язкова для дружніх листів, але це хороший спосіб закінчити повідомлення.

Як підписи ви можете просто написати ваше ім`я:

"Женя"

"-Женя"

Ви також можете підійти творчо до вашого підпису:

"побачимося! Женя"

"Цей лист самознищиться через 3...2...1..."

Метод 3 з 5:

Частина третя: Написання офіційного листа

1. Зрозумійте, коли слід використовувати офіційні листи. Вам слід використовувати офіційну форму листа, якщо ви пишете комусь, з ким ви перебуваєте не в якихось випадкових відносинах. Крім усього іншого, сюди відносяться ваші керівники, колеги, клієнти і замовники, інструктори, громадські та політичні діячі.

Зверніть увагу, що якщо ви побудуєте нормальні робочі відносини з цією людиною, то суворе офіційний лист вже буде необов`язковим, навіть якщо він і відноситься до однієї з перерахованих вище категорій. коли "офіційний" тон листа стає надто вже сухим, ви можете написати "напівофіційне" лист.

Тон вашого повідомлення може бути трохи ближче до розмовної, але краще не використовувати комп`ютерний сленг.
Вам краще все-таки використовувати підпис, але необов`язково включати всі свої контактні дані.

Зображення з назвою Write an Email Step 13

2. Додайте інформативну тему листа. Тема повинна бути короткою, але точної. Переходьте відразу до справи.

приклад:

"Питання по нарису" (Коли пишете лист викладачеві, питаючи його про деталі домашнього завдання по нарису)

"Заявка на заміщення вакансії" (Коли посилаєте лист у відповідь на вакансію)

"Проблема з частиною # 00000" (Коли пишете лист із запитом до служби підтримки або повідомляєте про технічну проблему)

Зображення з назвою Write an Email Step 14

3. Напишіть офіційне вітання. Офіційне привітання має включати слово "Шановний" і ім`я одержувача. Використовуйте прізвище одержувача та відповідне звання або посаду, після привітання поставте двокрапку.

приклад:

"Шановний містер Сміт:"

"Шановна місіс Джонс:"

"Шановний доктор Еванс:"

Зображення з назвою Write an Email Step 15

4. Переконайтеся, що текст вашого листа короткий і точний. У розмірі листи обмежтеся кількома абзацами, які безпосередньо пов`язані з темою листа. Використовуйте офіційна мова і переконайтеся, що в тексті немає орфографічних і граматичних помилок.

Уникайте використання скорочень.

Не використовуйте комп`ютерний сленг і смайли.

Зображення з назвою Write an Email Step 16

5. Додайте відповідний підпис. Найбільш поширеною є підпис "З повагою," але деякі інші теж цілком підходять. Підпис має бути коректною, не забудьте також додати після неї кому.

Інші можливі варіанти підпису:

З найкращими побажаннями

З повагою

Дякую

Зображення з назвою Write an Email Step 17

6. Якщо необхідно, вкажіть в підпису вашу контактну інформацію. В кінці листа вкажіть ваше повне ім`я. Після імені ви можете вказати вашу офіційну посаду і контактну інформацію, яка може стати в нагоді.

Ваша посада, якщо вона у вас є, повинна включати точну назву посади і ім`я компанії або установи, частиною якого ви є.

Додайте, як мінімум, номер вашого телефону, факсу та адресу електронної пошти. Ви також можете додати адресу веб-сайту.

Метод 4 з 5:

Частина четверта: Конкретні види дружніх листів

1. Напишіть листа переїхав одному. Якщо друг, родич, або близька вам людина недавно переїхав, напишіть листа і запитайте, як пройшов переїзд, як йому нове місце проживання і т.д.

Зображення з назвою Write an Email Step 19

2. Напишіть дружнього листа приятелю, який ніколи не давав вам свою електронну адресу. Якщо ви дізналися адресу електронної пошти вашого приятеля від третіх осіб, важливо, щоб за допомогою електронної пошти ви перевірили, чи правильний це адреса, і швидко змогли пояснити, хто ви такий.

Зображення з назвою Write an Email Step 20

3. Дізнайтеся, як написати електронного листа хлопцеві. Якщо ви дівчина, і ви в перший раз пишете лист хлопцю, ви можете відчувати себе трохи не в своїй тарілці. Це особливо вірно, якщо хлопець, якого ви пишете, ваш потенційний молодий чоловік. Постарайтеся написати лист так, щоб воно виглядало буденно, але було досить грамотним і стриманим.

Хоча це і ризикований крок, але ви можете також використовувати електронний лист, щоб сказати хлопцю, що він вам подобається.

Зображення з назвою Write an Email Step 21

4. Дізнайтеся, як написати лист дівчині. Якщо ви хлопець, який вперше пише лист дівчині, завдання може здатися досить складною. Зберігайте спокій і напишіть повідомлення, яке буде цілком буденним, але і хорошосоставленним.

Зображення з назвою Write an Email Step 22

5. Пофліртуй в листі. Якщо ви хочете бути милим і грайливим з одержувачем вашого листа, використовуйте ту саму мову, як якщо б ви фліртували з цією людиною в реальності. Смайли і "обнімашкі і поцілунки" (xoxo) теж вам знадобляться.

Точно так само можна написати лист з елементами флірту кому-небудь на сайті знайомств. Однак, в таких листах потрібно бути не тільки кокетливим, а й інформативним, щоб одержувач листа отримав гарне уявлення про вас.

Зображення з назвою Write an Email Step 23

6. Напишіть любовний лист. У наш цифровий вік любовне електронного листа можна розглядати як еквівалент звичайного любовного листа. Якщо ваш улюблений (улюблена) зараз далеко, та ви хочете послати швидке повідомлення, що виражає вашу любов, електронна пошта - це найшвидший спосіб зробити це.

Метод 5 з 5:

Частина п`ята: Конкретні види офіційних листів

1. Подайте заявку на роботу по електронній пошті. Коли ви відправляєте резюме і заявку на роботу по електронній пошті, вам потрібно пояснити, на яку роботу ви претендуєте, чому ви її хочете, який кваліфікацією ви володієте, що робить вас підходящим на цю посаду. Вам також слід додати у вкладення ваше резюме.

Точно так же ви можете написати лист із заявкою на стажування. Опишіть, який тип стажування ви шукаєте, і як це допоможе вам у подальшій кар`єрі. Також вкажіть причини, за якими саме ви повинні бути обрані для стажування.
Напишіть листа з нагадуванням, якщо ви не отримали відповідь з приводу роботи, на яку претендували.

Зображення з назвою Write an Email Step 25

2. Дізнайтеся, як написати лист вашому викладачеві. Написання листа викладачеві може здатися страшним, але це не складніше, ніж написання будь-якого іншого офіційного листа. Ваш викладач, швидше за все, дуже зайнята людина, тому намагайтеся задавати всі питання дуже коротко.

Якщо ваш викладач вас досить добре знає, ви можете запитати у нього рекомендаційний лист по електронній пошті.

Зображення з назвою Write an Email Step 26

3. Напишіть лист-запит по електронній пошті. Лист-запит - це лист до редактора з питанням про те, чи розгляне він або вона вашу роботу для її публікації. У своєму запиті ви повинні достатньо добре описати вашу роботу, щоб редактор зрозумів, про що в ній йдеться.

Зображення з назвою Write an Email Step 27

4. Використовуйте електронну пошту для зв`язку з відділом кадрів. Якщо у вас є якісь проблеми або питання, що стосуються відділу кадрів, найшвидший спосіб їх вирішити - це послати лист відповідним людям у відділі кадрів. Переконайтеся, що лист ясно описує суть проблеми.

попередження

Ніколи не вказуйте в електронних листах ніяких імен користувачів, паролів або особисту інформацію, таку як номери кредитних карт і номери соціального страхування.