Як захистити друк документів за допомогою пароля

Чи доводилося вам роздруковувати щось в офісі всередині локальної мережі або на принтері із загальним доступом, бігаючи з поверху на поверх, щоб дістатися до принтера під час друку? Можливо, ви не хочете, щоб інші люди могли побачити, що ви друкуєте, тому що етоконфіденціальние дані або особиста інформація. Для того, щоб захистити свої документи в багатьох офісах встановлюють принтери, що підтримують технологію зберігання документів. Файли будуть доступні для друку в сховище до тих пір, поки ви їх не повинні надрукувати безпосередньо з принтера. До того ж вони можуть бути захищені паролем, а значить, тільки ви зможете розблокувати їх для друку.

кроки

Частина 1 з 4:

Встановіть налаштування друку

1. ткройте документ, який збираєтеся роздрукувати. Запустіть документ на своєму комп`ютері з робочого столу. Це може бути як документ Word - формату, так і таблиця, PDF - файл або фотографія. Одним словом, всі доступні для друку розширення.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 2

2. Викличте меню Параметрів друку. Виберіть вкладку «Друк» в меню Файл, і у вас відкриється вікно друку.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 3

3. Виберіть принтер. У списку в меню вибору принтера виділіть принтер, який хочете використовувати.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 4

4. Відкрийте властивості принтера. Кнопка знаходиться поруч з назвою принтера. Клацніть по ній, щоб відкрити вкладку з властивостями. Після чого з`явиться вікно з властивостями документа.

Частина 2 з 4:

Налаштуйте завдання для друку

1. Зайдіть в панель сховища файлів. У вікні властивості файлів виберіть Панель Сховища файлів, клацнувши по ньому. Саме тут ви і будете задавати параметри для своїх документів.

Варто зауважити, що додаткове меню налаштувань або властивостей є тільки в принтерах, які підтримують сховище файлів.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 6

2. Виберіть «Режим Зберігання файлів». Потім натисніть на кнопку «Збережені документи». Таким чином ви перемкніть принтер з режиму автоматичної роздруківки в режим зберігання документів.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 7

3. Встановіть PIN- код.Поставте галочку навпроти «PIN код для друку», щоб зробити так, щоб для отримання доступу до файлу і його друку необхідно було ввести PIN код на принтері. У нижній клітинці введіть чотиризначний цифровий PIN код. Його ви і будете використовувати під час друку.

Ви можете змінювати його кожного разу, коли відправляєте документ на друк.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 8

4. Налаштуйте повідомлення, які стосуються документів. Поставте галочку навпроти «Показувати ID Документа під час друку», щоб бачити, який саме документ ви відправили на друк.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 9

5. Вкажіть ім`я користувача. У цьому розділі ви повинні ввести своє ім`я користувача або унікальний ID. Ім`я користувача буде використовуватися принтером для ідентифікації та збору всіх документів, які ви відправили.

У деяких принтерах доступна опція пакетної друку від імені одного користувача.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 10

6. Вкажіть назву документа. Визначте, як файл буде називатися. Ви можете вручну встановлювати і змінювати ім`я документа, натискаючи на кнопку «Призначені для користувача настройки» і вказуючи назву файл, або ж поставити галочку навпроти «Автоматичні настройки» і тоді назва документу буде присвоюватися автоматично за замовчуванням.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 11

7. Збережіть файл, який потрібно надрукувати. Натисніть ОК у нижній частині вікна, щоб зберегти всі зміни і закрити вікно.

Частина 3 з 4:

Друк документа

1. роздрукуйте файл. Вікно друку з`явиться після того, як ви виставите настройки друку і відправите файл на друк. Натисніть кнопку ОК у нижній частині екрана, щоб відправити файл в пам`ять принтера.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 13

2. Перегляньте параметри друку. Після того, як ви відправите документ на принтер, з`явиться повідомлення про підтвердження. У вікні розпізнавання документа відобразиться ім`я принтера, IP - адреса, ваше ім`я користувача і назва документа. Натисніть ОК для того, щоб закрити діалогове вікно.

Зображення з назвою Secure Your Printing Jobs with a PIN Step 14

3. Що ж станеться далі? Ваш документ буде відправлений на принтер і збережений в його пам`яті. Але нічого не буде роздруковано до тих пір, поки ви не отримаєте доступ до панелі управління принтером і не розблоковуєте друк. Залежно від налаштувань принтера, ваш документ може стиратися через час або ж зберігатися до тих пір, поки ви не видалите його, ввівши PIN код.

Частина 4 з 4:

Отримання копій документа

1. Підійдіть до принтера. Коли вам необхідно роздрукувати свої документи, підійдіть до спільного принтера. Не потрібно бігти стрімголов по поверхах. Ваші документи надійно зберігаються в пам`яті принтера і заблоковані вашим PIN - кодом.

2. Відкрийте документ. В панелі управління принтера знайдіть меню «Отримати копії». З`явиться список збережених документів. Перейдіть його за допомогою стрілок, поки не знайдете своє ім`я користувача. Число поруч з ім`ям буде позначати кількість документів, які ви будете друкувати.

3. Перегляньте завдання для друку. Після того, як ви знайдете своє ім`я користувача, виберіть його. Всі завдання для друку зроблені від вашого імені будуть відображені разом з іменами файлів. Використовуйте кнопки зі стрілками для прокрутки списку.

4. Виберіть завдання для друку. Як тільки ви побачите в списку потрібну дію, виберіть його. Вам буде запропоновано вибрати «Роздрукувати» або «Видалити» документ. Виберіть «Друк».

5. Введіть PIN. Вам буде запропоновано ввести свій PIN код. Це чотиризначний електронний код, встановлений вами раніше. Введіть код з помощьюкнопок зі стрілками.

6. Вкажіть число копій. Після того, як ви ввели PIN код, вам буде запропоновано ввести число копій документа, який ви хочете роздрукувати.

7. роздрукуйте документи. Натисніть зелену кнопку на принтері (колір може відрізнятися), щоб запустити процес друку. Він почнеться негайно, якщо принтер знаходиться в робочому стані, у нього заправлений чорнилом картридж і в лотку лежить папір.

8. Зберіть роздруковані екземпляри, але не відходьте від принтера. Перед тим, як йти, переконайтеся, що всі документи, які ви відправили на друк, готові і складені в правильному порядку.