Як провести негласний аукціон (з ілюстраціями)

Негласний аукціон - це аукціон, що проводиться без аукціоніста. Замість цього люди розміщують свої пропозиції ціни на листочках паперу. Такі аукціони часто проводяться в благодійних цілях. У той же час їх організація може виявитися досить складною справою. При ретельному плануванні, проте, проведення такого аукціону не складе труднощів, і ви зможете отримати максимальну ціну за ваш товар. Трохи практики і зовсім скоро, ви зможете заробити достатньо грошей всього за пару годин!

кроки

1. Складіть каталог цін на товари і перелік осіб, у яких ви їх придбали. Додайте кілька колонок в ваш каталог, в яких ви вкажете інформацію про осіб, що здобули той чи інший товар, їх номери телефонів та ціну, яку вони заплатили. Таким чином, ви будете впевнені, який товар кому належить, і будете точно знати, яку суму грошей ви заробили. До того ж, у разі якщо ви вирішите продовжувати проводити такі аукціони, було б здорово щорічно збирати на цей захід одних і тих же людей.

При складанні каталогу, використовуйте комп`ютерні програми. Можете знайти волонтера, який буде заповнювати інформацію за вас. В цьому випадку, передбачте в каталозі колонки для внесення такої інформації, як імена донорів, їх адреси та номери телефонів, номери товарів, опис товарів і їх вартість.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 2

2. Дайте окремий номер кожного товару, утворюючи їх в лоти. Використовуйте для цього маленькі клейкі папірці або готові наклейки з номерами, доступні в звичайних або канцелярських магазинах. Якщо у вас більше ніж кілька товарів, і якщо деякі з них мають однорідні якісні ознаки, це полегшить вам процес підтримки системи відстеження. Просто поставте один і той же номер поруч з найменуваннями товарів в вашому каталозі, що мають такі однорідні якісні ознаки.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 3

3. Роздрукуйте бланки для внесення пропозицій ціни. У бланках вкажіть найменування товару, короткий опис товару і ціну. Внесіть мінімальну ціну (зазвичай близько 20% від ринкової вартості) та мінімальну ставку збільшення ціни. (Мінімальне підвищення приблизно повинна становити $ 1 на товар вартістю до $ 50, $ 2 для $ 50- $ 100, $ 5 для товарів вартістю понад $ 100). Переконайтеся, що в бланку є місце для внесення імен учасників аукціону, їх номерів телефонів і пропонованої за товар ціни. Якщо побажаєте, можете додати в кожен листок учасників ціну навпроти кожного товару, запропонувавши яку учасник зможе відразу ж придбати той чи інший товар, не чекаючи закінчення аукціону.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 4

4. Складіть список речей, які вам можуть знадобитися і вирушайте за покупками. (Див. «Що вам знадобиться» нижче.)

Постарайтеся купувати приналежності в магазинах, які передбачають прийнятні умови повернення товару. Якщо магазин вимагає членську картку, не забудьте про неї, у разі якщо доведеться відправити кого-небудь в магазин за речами, про які згадайте в останню хвилину. Також переконайтеся, що ця людина захопив з собою мобільний телефон, а у вас є його номер. Ви обов`язково згадайте про необхідність придбати щось ще, як тільки ця людина відправиться за відсутніми приладдям.

Придбайте достатню кількість ручок і маркерів, кілька упаковок замазки, роздрукуйте додаткові бланки для учасників, і додатковий скотч, щоб приклеїти бланки. Не допустіть того, щоб люди чекали своєї черги, щоб внести ціну, яку вони хотіли б вам заплатити.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 5

5. залучіть волонтерів. Використовуйте для цього список своїх контактів або адресну книгу електронних адрес. Вам знадобляться: волонтери для участі в подготовке- спостерігачі, щоб стежити за часом закінчення торгів, прийому пропозицій і що вимоги за мінімальною вартістю і мінімальною ставкою підвищення соблюдени- група людей, інакше «банк», сортують бланки учасників, що визначають переможця і збирають гроші- і, звичайно ж, команду прибиральників.

Визначте волонтерів бажаючих взяти на себе роль офіційних представників. Ці люди повинні знати правила негласного аукціону і до кого звернутися у разі виникнення питань, на які вони не зможуть відповісти. Під час аукціону на них повинна бути відмінна одяг (капелюх, жилетка, жакет, або стрічка через плече), яка буде вказувати, що вони офіційні представники аукціону.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 6

6. Почніть підготовку заздалегідь-за день до початку події. Вам знадобиться додатковий час не тільки на оформлення, а й на помилки. Якщо є можливість, постарайтеся підготувати все за день або за два, щоб не турбуватися про це. Розгляньте можливість доручити одному з бажаючих пройтися по магазинах і прикупити забуті речі.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 7

7. Розкладіть товари і бланки так, щоб люди могли їх бачити. При великій кількості товарів, вам доведеться включити уяву. Наприклад, деякі речі краще повісити на стіни або розмістити на підставки. Не обов`язково щоб бланки на товар розташовувалися в безпосередній близькості з ним. Досить розмістити їх поблизу. Для цього й існують індивідуальні номери. (Стікер з номером повинен бути на кожному товарі і відповідати номеру такого товару, зазначеному в бланку.) Доручіть одному з волонтерів зробити бланки і сертифікати до товарів, у яких вони відсутні. (Сертифікати потрібні речам, наприклад, таким як безоплатно надані послуги, у яких таких сертифікатів немає. Ви також можете використовувати свої власні сертифікати в якості подарункових сертифікатів з дрібним мають важко шрифтом.)

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 8

8. Приклейте бланки на товари, так як вони можуть легко розлетітися і заполонити весь зал.

Метод 1 з 2:

під час аукціону

1. Нехай спостерігачі стежать за столами. Щоб переконатися, що бланки залишаються на місцях і люди дотримуються вимог мінімальних вартості і ставки підвищення. У людей напевно будуть виникати питання щодо деяких товарів. Тому постарайтеся підготувати спостерігають до відповідей на всі питання.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 10

2. Попереджайте людей, коли закінчується час. Робіть заяви як мінімум за 10 і 5 хвилин до закінчення. Якщо у вас тільки одне закриття, оголосіть голосно і чітко про те, яке це закриття. Люди схильні пропонувати найвищі ціни безпосередньо перед закінченням часу на прийом ставок. Закінчуйте в оголошене час. (Хай тільки одна людина стежить за часом, так як час у кожного на годиннику може розходитися.)

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 11

3. Коли час робити ставки закінчиться, нехай спостерігачі швидко зберуть всі ручки і бланки, щоб ніхто не намагався внести зміни в бланках після закриття прийому ставок. Спостерігачі повинні знайти переможця і перекреслити порожні місця в бланках, щоб ніхто не зміг додати свого імені після закриття.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 12

4. Спостерігачі повинні переконатися, що переможець слідував правилам мінімальної ціни на товар і мінімальної ставки підвищення. Якщо мінімальна ціна не була дотримана, відкладіть цей бланк в сторону. Організатори повинні вирішити пізніше, що з ним робити. Якщо мінімальна ставка підвищення не було дотримано, виберіть наступну найвищу ставку, яка відповідає правилу мінімального підвищення. Потім спостерігачі повинні передати бланки в «банк».

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 13

5. Нехай волонтери «банку» розсортують бланки за прізвищами в алфавітному порядку. Якщо хто-небудь виграв більше ніж один товар (що трапляється дуже часто) скріпіть такі бланки разом. Таким чином, вони заплатять вам тільки один раз загальну суму. Якщо у вас тільки кілька речей, ви можете вимовляти імена людей, щоб вони виходили забрати виграні товари.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 14

6. Занавесьте зону «банку», нехай все чекають результатів. Вони будуть турбуватися, чи виграють бажане. Примусьте їх чекати. Стимулюйте людей, які планують продовжити робити ставки почекати з оплатою до тих пір, поки вони не закінчать робити ставки.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 15

7. Запросіть людей в «банк» коли «банкіри» будуть готові. Можете викликати одного за іншим або попросити їх вишикуватися в чергу. При застосуванні останнього, «банкірам» доведеться шукати необхідний бланк в купі, тому дуже важливо, щоб бланки розташовувалися в алфавітному порядку.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 16

8. Якщо людина виграла один або кілька товарів і не з`явився, відкладіть такий бланк в сторону. Коли ви майже закінчили з людьми в черзі, нехай ведучий оголосить імена переможців, яких в черзі не виявилося, на випадок, якщо вони все ще знаходяться в залі.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 17

я. В процесі оплати нехай волонтери розносять товари. Учасники, звичайно ж, можуть самі забирати свої речі, але негласні аукціони найчастіше залучають людей, які марять ідеєю зробити гарну угоду і не завжди підтримують причину підвищення ставки. Багато людей дуже чесні, але один поганий випадок все ж може зіпсувати вечір всім гостям.

Метод 2 з 2:

після аукціону

1. Розберіться з залишеними речами. Після того як ви роздасте товари переможцям, скоріше за все ви виявите залишені речі. Можливо, деякі учасники пішли додому раніше і не в курсі, що перемогли. Скористайтеся залишеними номерами телефонів на бланках. Вам доведеться взяти додому залишені речі, якщо тільки ви не домовитеся залишити їх в місці проведення аукціону. Переконайтеся, що у вас або у одного з волонтерів є бланки з номерами телефонів.

2. На наступний день розберіться з залишеними товарами. Обдзвоніть самі або доручіть кому-небудь обдзвонити тих, хто виграв товар за правилами, але з якоїсь причини товару не забрав. Розсортуйте бланки і об`єднайте ті, в яких вказані одні й ті ж імена. Такі люди могли купити один товар або двадцять. Порахуйте загальну суму для кожної людини і почніть обдзвонювати переможців. Попросіть їх прийти і забрати речі. Дайте їм можливість вибрати час самим. Якщо у вас занадто багато залишених речей, розділіть бланки так, щоб одній людині не довелося обдзвонювати двадцять. Дана частина може бути не дуже приємною, тому розділіть роботу, щоб було легше.

3. Будьте готові до покупців, які ухиляються від своїх зобов`язань. Безсумнівно, виникнуть випадки, коли люди не захочуть платити за товари, на які вони робили ставки. Зателефонуйте наступного людині, яка стоїть в списку і поцікавтеся, чи не бажає він все ще цей товар.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 21

4. Підрахуйте прибуток, перед тим як відправитися в банк. Касири можуть помилятися. Вивчіть виписані чеки на предмет помилок. Банк, все-таки може прийняти їх, але ви повинні знати про будь-яких погрішності в чеках. Гроші, сплачені за товар, який ще не досяг покупця, краще відкласти в сторону.

5. Поверніть будь-які речі, які ви взяли напрокат в цілях організації події.

Зображення з назвою Run a Silent Auction Step 23

6. Висловіть подяку і визнання тим, хто продав або купив. Якщо у вас є адреси електронної пошти волонтерів, які брали участь в аукціоні, пошліть їм лист подяки і повідомте про те, наскільки успішно пройшов захід. Зв`яжіться з кореспондентами газет або радіо ведучими, які рекламували ваш аукціон, щоб також висловити подяку і розповісти яким успішним був вечір. Напишіть лист редакторам місцевої газети і подякуйте людей, що зробили вам допомогу. Якщо запропонована ціна переможця за товар набагато перевищить реальну вартість, то йому / їй, крім подяки, може знадобиться квитанція про вирахування з суми податку. Також, якщо у вашій організації є офіс або департамент бухгалтерського обліку, вам необхідно уточнити про що застосовуються податки на товари, які брали участь на аукціоні, і про необхідність вирахування податку із запропонованих цін.

Поради

Продирявьте верхівку бланків і пустіть їх через мотузку на одній стороні столу. Таким чином, коли закінчиться час для прийому ставок, вам знадобиться тільки по одному волонтеру по обох краях мотузки, щоб зібрати всі бланки одним махом (а також тримати людей подалі від можливості зробити останню ставку після закінчення часу).
Якщо в аукціоні беруть участь безліч товарів, розгляньте можливість робити перерви, наприклад кожні 15 хвилин. Це допоможе захистити волонтерів від перевтоми під час закриття столів. Якщо ви застосуєте це, виникне необхідність розподілити який товар, на якому столі буде розташовуватися. Зазвичай, більш дорогі та популярні товари розташовують в кінці приміщення, але буде краще також трохи підігріти наснагу товарами на перших столах. Просто почніть розташовувати товари на столах і робіть необхідні перестановки. Буде набагато легше, якщо все перестановки координуватиме одна людина, але два або три також можуть славно працювати над цим разом.
Використовуйте ручки замість олівців.
На бланках, імена повинні вписуватися при кожному підвищенні ціни, в той час як номери телефонів тільки один раз. В якості альтернативи, ви можете розмістити людей в дверях для реєстрації учасників.
Якщо у вас багато товарів, зробіть бланки половинного розміру (10,36 см x 27 см). Це допоможе позбавити вас від нагромадження столів бланками. Якщо порожнє місце в бланках закінчиться, ви можете приклеїти скотчем новий бланк зверху.
використовуйте технології. Використання смс на негласних аукціонах може помітно збільшити прибуток. Додаткова швидкість збільшує кількість пропозицій, що в підсумку призводить до збільшення ціни. Різні системи кнопкових панелей також доступні, але смсобойдутся набагато дешевше, і їх легко сортувати.
Нехай кілька волонтерів проставлять свої імена і мінімальну ціну на бланках. Таким чином, товар стане ще привабливішою. Нехай вони зроблять це за деякий час до початку аукціону. Тому що в процесі заходу, у волонтерів буде дуже мало часу на це. Також, дозволивши волонтерам внести свої пропозиції заздалегідь, ви тим самим, не відіб`єте бажання в учасників запропонувати більшу ціну.
Прийміть погоду до уваги. Якщо захід проходить на відкритому повітрі, подумайте заздалегідь про такі речі, як вітер, дощ, сонце (природні умови несприятливі для пляшок з вином і свічок, які можуть розтанути ...) і т.д.

Що вам знадобиться

Бланки для учасників (можете зробити на домашньому комп`ютері)
Каталог товарів
Пакувальна стрічка
Прозорий скотч (для закріплення бланків на столах)
Пристосування для кріплення знаків і товарів на стінах (наприклад, художній скотч, який при знятті не зашкодить обробку на стіні)
маркери
Ручки (Багато ручок! Як мінімум одну на кожен бланк). Придбайте декілька упаковок в магазині
Замазка, але не рідка
столи
Навіс або щось подібне, для захисту від сонця
План на випадок дощу. Чи всі знаходиться під навісом? Що якщо почне дути вітер?
Кольоровий папір і маркери, щоб зробити знаки
Один або кілька степлерів (щоб скріплювати разом кілька переможних бланків належать одній людині)
Інформаційний лист для волонтерів «банку», які відповідають за прийом чеків
Сейф і здача. (Наприклад, 100 купюр в $ 1, 8 купюр по $ 5, і 5 купюр по $ 10). Здача для ведучого (-ів), якщо він / вона вирішить пограти на підвищення.
Скатертини для столів. Придбайте недорогі одноразові скатертини, доступні на ринках.