Як бездоганно систематизувати інформацію на комп`ютері

З цієї статті ви дізнаєтеся, як на комп`ютері організувати файли за допомогою створення системи папок.

кроки

Частина 1 з 3:

підготовка

1. Запам`ятайте термінологію. Перш ніж приступити до створення системи папок, запам`ятайте такі терміни:

файл - окремий елемент, наприклад, зображення або документ.
Папка - контейнер, в якому зберігаються файли або інші папки.
підпапка - папка всередині папки.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 2

2. Визначте, які файли потрібно організувати. На комп`ютерах є вбудовані файлові менеджери (Провідник в Windows і Finder в Mac OS X), які розподіляють файли по різних папках, тому ваша система папок повинна бути призначена для часто використовуваних файлів, для елементів, які потрібно зберігати окремо від інших файлів, і для часових ресурсів будь-якого проекту.

Якщо перенести всі файли з системного каталогу в свою систему папок, комп`ютер або певні програми перестануть функціонувати належним чином.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 3

3. Виберіть розташування своєї системи папок. Рекомендуємо створити свою систему папок на робочому столі (а не в іншій папці), щоб спростити і прискорити доступ до файлів.

Якщо ви вирішили створити свою систему папок в іншій папці (наприклад, в папці «Документи»), майте на увазі, що вам доведеться відкривати цю папку щоразу, коли вам знадобляться файли.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 4

4. Не використовуйте свою систему папок для установки програм. У Windows при установці програм можна вибрати папку призначення. Якщо ви не встановлюєте портативну програму (наприклад, програму, яку можна запустити з будь-якої папки комп`ютера або з флеш-накопичувача), не міняйте папку призначення, яка відображається у вікні установника програми.

Після інсталяції програми в неправильну папку, програма може працювати зі збоями (або взагалі не працювати).

На комп`ютерах Mac при установці програм вибрати папку призначення не можна.

Частина 2 з 3:

Створення системи папок

1. Запам`ятайте, як створювати папки на комп`ютері. Щоб створити нову порожню папку і присвоїти їй будь-яке ім`я:

Windows - клацніть правою кнопкою миші по порожньому простору, в меню виберіть «Створити» > «Папку», введіть ім`я папки та натисніть ↵ Enter.
Mac - перейдіть в папку, в якій ви хочете створити нову папку, натисніть «Файл» > «Нова папка», введіть ім`я папки та натисніть ↵ Enter.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 6

2. Дайте папок відповідні імена. Не використовуйте абревіатурою або сленговими словами-краще привласнювати імена, які характеризують вміст папок.

Наприклад, папку з документами краще назвати «Документи», а не «Доки».

Рекомендуємо називати папки так, як якщо б ви створювали систему папок для іншої людини, тобто щоб їх імена були зрозумілі без будь-якого розшифрування.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 7

3. Перейдіть в папку, в якій хочете створити свою систему папок. Якщо ви створюєте свою систему папок на робочому столі, перейдіть на нього.

У Windows неможливо створити систему папок у вікні «Цей комп`ютер» або «Комп`ютер».

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 8

4. Створіть базову папку. Це папка, в якій будуть зберігатися папки вашої системи папок, тому назвіть її «Система папок» або «Моя система папок».

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 9

5. Відкрийте базову папку. Для цього двічі клацніть по ній.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 10

6. Створіть папку «Тимчасова». У цій папці будуть знаходитися файли, термін зберігання яких не перевищує декількох днів (наприклад, файли для проекту, над яким ви працюєте).

Папка «Тимчасова» повинна знаходитися безпосередньо в базовій папці, щоб забезпечити легкий доступ.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 11

7. Створіть папку для кожної категорії файлів, які хочете організувати. Подумайте про папках категорій як ящиках шафи. Цей крок залежить від ваших потреб, але рекомендуємо створити деякі або всі з наступних папок:

«Документи»

«Музика»

«Фото»

«Відео»

«Робота»

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 12

8. Створіть папки в папках категорій. Відкрийте папку категорії, а потім всередині неї створіть папку, щоб вона служила папкою підкатегорії. Так можна організувати файли більш акуратно.

Наприклад, якщо папка категорії називається «Документи», в ній можна створити три папки: «Документи Word», «PDF-документи» і «Таблиці».

Цей процес можна застосувати і до підпапки: відкрийте підпапку, а потім всередині неї створіть папку.

Подумайте про підпапках як про конвертах в ящиках шафи (де папка категорії - це ящик).

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 13

9. Перенести файли на свою систему папок. Тепер, коли ви створили систему папок, перемістіть у відповідні папки документи, зображення, музику, відео і так далі. Для цього просто перетягніть файли в потрібні папки.

На комп`ютері під керуванням Windows виберіть потрібні файли, натисніть Ctrl+X, щоб скопіювати і видалити їх з поточної папки, а потім перейдіть в відповідну папку і натисніть Ctrl+V, щоб вставити файли.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 14

Створіть приховану папку (якщо необхідно). Якщо у вас є конфіденційні файли, перенесіть їх в приховану папку, а потім відключіть перегляд прихованих папок на комп`ютері. В цьому випадку сторонні люди не отримають доступ до вашої конфіденційної інформації.

Майте на увазі, що деякі програми індексації відображають приховані папки.

Частина 3 з 3:

Підтримка роботи системи папок

1. Не забувайте створювати резервні копії своєї системи папок. В цьому випадку загублені або видалені файли можна відновити. Щоб створити резервну копію своєї системи папок, виберіть її, натисніть Ctrl+C (Windows) або ⌘ Command+C (Mac), щоб скопіювати, відкрийте зовнішній жорсткий диск або флеш-накопичувач, а потім натисніть Ctrl+V (Windows) або ⌘ Command+V (Mac), щоб вставити систему папок. Тепер в ім`я базової папки системи додайте дату резервного копіювання.

Також систему папок можна завантажити в хмарне сховище, наприклад в Google Диск, iCloud Drive, OneDrive або DropBox.
Зберігайте резервні копії системи папок не менше одного року. В цьому випадку ви зможете відновити потрібні файли, якщо ви випадково видаліть їх або ваш комп`ютер зламають.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 16

2. Дотримуйтеся певних правил. Ваша система папок допоможе організувати файли, але щоб отримати максимальну віддачу від своєї системи, дотримуйтесь певних правил, коли будете користуватися нею. Ось кілька хороших правил:

Ніколи не зберігайте окремі файли в папці, яка містить підпапки.

Очищайте папку «Тимчасова» не рідше одного разу в тиждень.

Не знімайте документи, квитанції або інші потрібні файли, навіть якщо вважаєте, що вони більше не знадобляться.

Не зберігайте непотрібні файли.

Виконуйте резервне копіювання своєї системи папок один раз в тиждень.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 17

3. Видаліть непотрібні файли зі своєї системи папок. Згодом деякі файли застаріють або перетворяться в непотрібні. Такі файли краще видалити, ніж зберігати «про всяк випадок».

Рекомендуємо видалити непотрібні файли після створення резервної копії своєї системи папок.

Якщо з системи папок видалити файли, які є в резервної копії системи папок, вилучені файли можна буде при необхідності відновити (за умови, що сама система папок залишилася колишньою).

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 18

4. Копіюйте, завантажуйте або створюйте нові файли безпосередньо в системі папок. Коли ви створюєте документ або завантажуєте файл, у вас є можливість вибрати потрібну папку. Якщо не зробити цього, буде використана якась папка на комп`ютері. Тому рекомендуємо натиснути «Зберегти» або «Огляд», а потім перейти в потрібну папку в своїй системі папок.

Щоб в програмі (наприклад, в Word) відкритий документ зберегти в певній папці, натисніть «Зберегти як», а щоб завантажити файл в конкретну папку, в вікні браузера натисніть «Огляд».

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 19

5. Перейменуйте файли, щоб зменшити візуальний безлад. За замовчуванням у більшості завантажених файлів нічого не значущі імена. Тому краще перейменувати такі файли, користуючись власною системою присвоєння імен - так ви зменшите візуальний безлад в своїй системі папок:

Windows - клацніть правою кнопкою миші по файлу, в меню виберіть «Перейменувати», введіть нове ім`я і натисніть ↵ Enter.

Mac - клацніть по файлу, натисніть клавішу ⏎ Return, введіть нове ім`я і натисніть ⏎ Return.

Зображення з назвою Create a Flawless Filing System on Your Computer Step 20

6. Навчіться правильно користуватися і підтримувати роботу своєї системи папок. Це вимагає практики і послідовності дій. Якщо ви будете щодня користуватися своєю системою папок, навчитеся шукати і працювати з файлами, які зберігаються в системі, а також будете регулярно очищати її, ви швидко організуєте файли на комп`ютері.