Як організувати офісні файли: 7 кроків

Організація офісних файлів може бути важким завданням, особливо якщо у вас є велика кількість файлів і документів. Але це не має бути хворобливий процес. Перспективне планування і прийняття рішень про файлову систему може допомогти вам організувати свої файли, щоб задовольняти вимогам бізнесу, і гарантувати, що будете шукати важливі документи більш ефективно. Ось кілька кроків, які допоможуть вам почати роботу по організації своїх офісних файлів.

кроки

Частина 1 з 3:

Виділіть час на сортування

1. Зачекайте, доки організації своїх файлів так, щоб не довелося починати і зупинятися кілька разів. Переконайтеся, що у вас є достатньо папок і ярликів для створення нових файлів, перш ніж почнете.

Частина 2 з 3:

Сортування документів і файлів

1. Розділіть масу документів і файлів, які хочете організувати, на більш дрібні, більш керовані пакети.

Пройдіться по кожному пакету індивідуально і викиньте або порвіть на клаптики будь-які документи і файли, від которихможете позбутися, щоб скоротити файловий простір і мінімізувати безлад.
Розділіть документи і файли, які хочете зберегти, по 2 різних стека: 1 - для файлів, скоторимідолжни мати справу в найближчі місяці, і 1 - для файлів, які можна архівувати і які не потребують доступу в найближчому майбутньому.

Зображення з назвою Organize Office Files Step 3

2. Зберігайте папки в алфавітному порядку, якщо у вас є клієнтські файли. Наприклад, якщо кожна папка - етоім людини або назва компанії, то можете обміркувати можливість систематизації в алфавітному порядку за прізвищами людей. Якщо це так, переконайтеся, що кожна вкладка файлу позначена чітко прізвищем людини, потім - ім`ям. Зберігайте папки за алфавітом, а потім позначте ящики картотеки так, щоб ви знали, який ящик містить прізвища на яку букву.

Зображення з назвою Organize Office Files Step 4

3. Зберігайте інформацію за категоріями, якщо у вас є файли для різних частин вашого бізнесу. Ви можете мати деякі файли для рахунків, обслуговування або контрактів, в цьому випадку потрібно організувати їх по різних категоріях для систематизації. Чітка позначайте кожен файл його правильної категорією, і помістіть всі відповідні документи всередину. Можливо, вам доведеться створювати підкатегорії, так що використовуйте папку підвісного зберігання для позначення категорії і папок файлів для підкатегорій.

Створіть файл для документів, з якими необхідно мати справу в терміновому порядку так, щоб ви знали, де швидко знайти важливі документи.

Помістіть файли в шафу так, щоб тимчасові файли Обернувшись заархівовані файли - ззаду. Таким чином файли, з якими маєте делоболее часто, будуть перебувати в безпосередній досяжності.

Частина 3 з 3:

Створення щомісячних файлів

1. На додаток до використання вищевказаних методів додайте набір папок, зазначених по місяців (і Років ----). Коли у вас немає часу зробити це відразу, по крайней мере помістіть свої документи в щомісячний файл, щоб ви могли працювати з інформацією, поданою в хронологічному порядку. Це також гарантує, що у вас будуть підказки, звідки починати шукати, коли вам потрібно щось.

Щомісячні файли - також гарне місце для зберігання документів, які насправді не відповідають іншим категоріям.

2. В кінці року подивіться, що залишається в щомісячних папках, і ви, можливо, виявите закономірність - і нову файлову групу (назва категорії), котораяотсутствует у вашій системі. Створіть файл для неї в новому році.

3. Скріпіть іншу інформацію за місяць. Зберігайте в одному файлі під назвою Різне (Рік ----).

Поради

Після того як організували свої офісні файли, залишайтеся організованими. Будьте послідовними при роботі з системою управління файлами і розміщуйте все там, де воно повинно знаходитися.
Викиньте, переробіть або порвіть на клочкідокументи, які вам не потрібні, щоб уникнути плутанини в новій системі управління файлами.

Що вам знадобиться

Шафа для файлів
підвісні файли
папки
Етикетки (ярлики)
маркери