Як організувати систему електронного документообігу

Паперові документи зберігаються в папках і шафах, а цифровими файлами, включаючи фотографії та документи, можна керувати за допомогою електронної системи документообігу.

кроки

Метод 1 з 2:

У Windows

1. Виберіть, які файли потрібно організувати. Щоб вибрати кілька файлів у вікні Провідника, клацніть по першому потрібного файлу, затисніть ⇧ Shift і клацніть по останньому файлу.

Зображення з назвою Organize an Electronic Filing System Step 2

2. Виберіть папку, в якій буде зберігатися основна папка. У Windows є папки, створені за замовчуванням, наприклад, «Мої документи», «Мої малюнки» і «Моя музика», але можна вибрати будь-яку іншу папку.

Зображення з назвою Organize an Electronic Filing System Step 3

3. Створіть основну папку. У ній будуть зберігатися подпапки з документами.

у вікні Провідника клацніть правою кнопкою миші там, де буде створена нова папка;

натисніть «Створити»;

натисніть «Папка». За замовчуванням створена папка буде називатися «Нова папка»;

введіть ім`я папки;

натисніть ↵ Enter.

Зображення з назвою Organize an Electronic Filing System Step 4

4. Створіть папки в основній папці. Двічі клацніть по імені основний папки, щоб відкрити її. Тепер створіть папки (зробіть це так само, як створили основну папку).

Зображення з назвою Organize an Electronic Filing System Step 5

5. Передайте файли в створені папки. Відкрийте два вікна Провідника, розташуйте їх поруч один з одним, а потім перетягніть файли в створені папки.

Зображення з назвою Organize an Electronic Filing System Step 6

6. Створіть резервну копію файлів. Скористайтеся функцією «Архівація та відновлення», щоб регулярно копіювати файли на зовнішній жорсткий диск або в хмарне сховище. Якщо жорсткий диск комп`ютера вийде з ладу, скористайтеся резервною копією для відновлення файлів на новий жорсткий диск.

натисніть «Пуск»;

в рядку пошуку введіть «архівація»;

натисніть «Архівація та відновлення»;

натисніть «Налаштувати резервне копіювання» і дотримуйтесь інструкцій на екрані.

Метод 2 з 2:

У Mac OS X

1. Виберіть, які файли потрібно організувати. Щоб вибрати кілька файлів у вікні Finder, клацніть по першому потрібного файлу, затисніть ⇧ Shift і клацніть по останньому файлу.

затисніть Control, клацніть по одному з файлів, а потім натисніть «Нова папка з обраного»;
введіть ім`я нової папки;
натисніть ⏎ Return.

Зображення з назвою Organize an Electronic Filing System Step 8

2. Створіть папки в основній папці. Щоб відкрити основну папку, натисніть і утримуйте ⌘ Command, а потім двічі клацніть по основній папці. Тепер створіть папки (зробіть це так само, як створили основну папку).

Зображення з назвою Organize an Electronic Filing System Step 9

3. Створіть резервну копію файлів. За допомогою Time Machine потрібно перенести файли на зовнішній жорсткий диск, в пристрій Time Capsule або на сервер macOS Server в мережі. Якщо жорсткий диск комп`ютера вийде з ладу, скористайтеся резервною копією для відновлення файлів на новий жорсткий диск.

в меню Nime Machine натисніть «Налаштування»;

натисніть «Вибрати резервний диск»;

виберіть, куди ви хочете скопіювати резервну копію файлів. Це може бути зовнішній жорсткий диск або пристрій Time Capsule. Виберіть носій і натисніть «Використовувати»;

якщо ви хочете скопіювати резервну копію на кілька пристроїв, виберіть «Додати або видалити резервний диск», а потім додайте інший пристрій для резервного копіювання. Це підвищить безпеку файлів.

Поради

В імена файлів можна додати дати їх створення, щоб простіше знаходити файли. Коли будете перейменовувати файли, додайте дату в форматі ГГ.ММ.РРРР, наприклад, 29.09.2018 або спрощено 290918.
Щоб упорядкувати файли на ім`я у вікні Провідника Windows, клацніть по заголовку «Ім`я».
Коли ви підключите зовнішній жорсткий диск до комп`ютера, система поцікавиться, чи хочете ви використовувати диск для резервного копірованія- в цьому випадку виберіть «Архівація та відновлення» (в Windows) або «Time Machine» (в Mac OS X).