Як скасувати зустріч: 11 кроків (з ілюстраціями)

Будь то несподівана затримка, проблеми в поїздці або плутанина в розкладі, скасування планів часом неминуча. Як би страшно вам не було повідомляти цю новину людині, з яким ви пропускаєте зустріч, краще бути чесним і ввічливим і якомога швидше попередити його, і тоді - будемо сподіватися - він проявить розуміння. Крім того, перенесіть зустріч на інший день або на найближчий час і запропонуйте зустрітися ближче до того місця, де людина перебуває, щоб заподіяти йому менше незручностей.

кроки

Частина 1 з 2:

Чемно скасуйте зустріч

1. Якомога швидше зв`яжіться з людиною, з яким у вас призначена зустріч. Чим довше ви будете тягти час, тим більше незручностей ви заподієте. Якщо ви завчасно попередьте людини, ви покажете, що поважаєте як його самого, так і його час.

2. Зателефонуйте, щоб скасувати зустріч особисто, якщо повідомляєте про це в останній момент. Якщо ви попереджуєте менше, ніж за добу, безпосередньо зв`яжіться з людиною, з яким у вас призначена зустріч. У даній ситуації електронного листа, СМС або повідомлення через іншого співробітника про скасування буде виглядати нечемно.

3. Принесіть щирі вибачення. Навіть якщо ви попереджуєте завчасно, висловіть жаль за скасування. Можливо, людина відмовилася від інших планів, щоб зустрітися з вами, або, може, ви заподіяли йому незручності.

Досить короткого, простого вибачення, наприклад: «Мені дуже шкода, що не вийшло зустрітися з вами в цей раз».

Не використовуйте невизначені формулювання і не кажіть, що ви «можливо» не зможете прийти на зустріч. Краще говорити прямо і відверто.

4. Коротко поясніть причину скасування. Якщо у вас є вагома причина, наприклад проблеми з поїздкою або хвороба, просто повідомте, чому вам довелося скасувати зустріч. Якщо причина не така поважна, наприклад ви просто забули про зустріч або випадково поставили дві справи на один час, надайте загальне пояснення, наприклад: «Дещо сталося, через що я не можу вибратися».

Немає ніякої необхідності вдаватися в подробиці, чому ви відкидаєте зустріч, навіть якщо ви будете чесні. При зайвій кількості деталей у людини може скластися враження, що ви все вигадуєте.

Ніколи не кажіть, що «сталося щось більш важливе» або що-небудь в цьому роді.

Чи не придумуйте виправдань. Великий ризик, що людина розкриє вашу брехню, що може погіршити ситуацію.

5. Дайте людині зрозуміти, що ви цінуєте його час. Обов`язково підкресліть, що ви вдячні йому за те, що він призначив зустріч з вами, і що ви шкодуєте про те, що вам довелося її скасувати. Дайте ясно зрозуміти, що ви усвідомлюєте, що його час не безмежне.

Це особливо важливо, якщо людина призначив зустріч з вами в якості ласку, як професіонал з великим досвідом в цікавій для вас області.

Частина 2 з 2:

Перенесіть зустріч на інший час =

1. Запропонуйте перенести зустріч, коли будете її скасовувати. Це не тільки позбавить вас від клопоту при організації в подальшому, а й покаже, що ви все ще зацікавлені в цій зустрічі. Коли будете телефонувати або писати електронного листа, щоб скасувати зустріч, згадайте в кінці, що ви хотіли б перенести її на зручне для людини час.

2. Перерахуйте кілька тимчасових інтервалів, коли ви можете зустрітися. Зробіть все можливе, щоб підлаштуватися під розклад іншої людини, проте надайте йому кілька варіантів на вибір. Виділіть 3-4 вільних проміжку в своєму розкладі і запитайте, чи зручно буде людині зустрітися в цей час.

Наприклад, можна сказати: «Я вільний у п`ятницю після 14:00, в будь-який час в понеділок або у вівторок між 13 і 15 годинами дня. Чи підходить вам який-небудь з цих варіантів, або вам зручніше зустрітися в інший час?»

3. Запропонуйте зустрітися де-небудь ближче до цієї людини. Щоб компенсувати скасування першої зустрічі, було б непогано зробити перенесену зустріч зручнішою для нього. Запропонуйте зустрітися в його офісі або де-небудь поблизу, де він вже буде знаходитися в цей час.

Можна також запропонувати зв`язатися по Skype або Viber, якщо людина, з яким ви намагаєтеся перенести зустріч, дуже зайнятий або далеко знаходиться.

4. Виберіть час, який вам точно підходить. Після скасування першої зустрічі, друга відміна може викликати ще більше роздратування і незручностей. Крім того, так ви можете зіпсувати відносини з людиною. Уважно вивчіть свій розклад і переконайтеся, що час, який ви погоджуєте, вам підходить, і що в цей період вірогідність непередбачених обставин мінімальна.

Наприклад, якщо на грудень у вас нічого не заплановано, але ви знаєте, що ближче до свят, як правило, додається багато справ, краще не переносити зустріч на цей час.

5. Запишіть час, яке ви виберете для зустрічі. Як тільки ви визначитеся, на який час перенести зустріч, внесіть його в свій щоденник або свій розклад. Можна також написати фізичну замітку-нагадування і помістити її на чільне місце.

6. При зустрічі подякуйте людини за терпіння. Почніть зустріч з подяки людині (або людям) за перенесення. Немає необхідності знову приносити вибачення, проте якщо ви висловите вдячність за те, що він увійшов в ваше становище, це покаже, що ви цінуєте його час.

Поради

Робіть все можливе, щоб не скасовувати зустрічі, так як це може погано відбитися на вас і може нашкодити вашим діловим і особистим зв`язкам.
Якщо ви зустрічаєтеся з людиною, чиї Ви платите за (наприклад, з психологом), перевірте, чи діє у нього політика скасування бронювання.