Як відповісти на дзвінок на роботі: 6 кроків

Створити професійний імідж на роботі важливо для успіху в кар`єрі. Те, як людина одягається, розмовляє, взаємодіє з колегами, клієнтами та керівниками завжди запам`ятовується. Відповіді на дзвінки це те, що робить кожен працівник незалежно від його посади на роботі. Відповідь на дзвінок на роботі повинен бути чітким і оптимістичним, щоб абонент відчув себе комфортно і був налаштований на позитивний лад.

кроки

1. Говоріть повільно і ясно, щоб абонент зміг зрозуміти, що ви говорите. Говорітевеселим, впевненим тоном з ентузіазмом і доброзичливо. Дзвонить не бачить вас, тому переконайтеся, що ваш тон спокійний і привабливий. Уявіть, що абонент знаходиться прямо перед вами і посміхайтеся. Посмішка повинна часто присутні в вашому голосі. Переконайтеся, що ви не їсте, не п`єте і не жуєте, коли відповідаєте на телефонний дзвінок.

Зображення з назвою Answer the Phone at Work Step 2

2. Налаштуйте швидкість і звук. Деякі люди кажуть трохи голосніше за телефоном, ніж зазвичай. Говоріть з нормальною гучністю і не кричіть. Зробіть глибокий вдих перш, ніж підняти трубку і говорите повільно.

Зображення з назвою Answer the Phone at Work Step 3

3. Використовуйте стандартне привітання. Ваше привітання має включати стандартні слова, такі як «доброго ранку» або «добрий день». Подякуйте людини за дзвінок, уявіть себе, потім компанію або відділ і запитайте, чому ви можете бути корисним.

Уникайте подачі абоненту занадто великого обсягу інформації, як тільки ви відповіли на дзвінок. Ви ж хочете, щоб клієнт пам`ятав, з ким він розмовляє. Дайте йому тільки необхідну інформацію. Ясна і коротке привітання має звучати приблизно так: «Доброго ранку, спасибі за дзвінок це Компанія. З вами говорить Джо, ніж я можу вам допомогти?».

Зображення з назвою Answer the Phone at Work Step 4

4. Будьте підготовленими. Тримайте ручку і блокнот поруч з телефоном, щоб записати інформацію, якої може поділитися той, хто телефонує, в разі якщо вам необхідно передати трубку або провести дослідження, щоб відповісти на питання. Якщо ви адміністратор, який відповідає на дзвінки багатьох людей, тримайте розділовий номер поруч з телефоном.

Зображення з назвою Answer the Phone at Work Step 5

5. Пам`ятайте ім`я абонента і професійно перенаправьте його / її. Якщо це не хто-то з ваших знайомих, використовуйте прізвище, таку як пан Сміт або г-жа Кларк. Запишіть ім`я, як тільки вам його сказали, щоб не забути в ході розмови.

Зображення з назвою Answer the Phone at Work Step 6

6. Перш ніж покласти трубку, запитайте дозволу. Якщо вам треба перенаправити дзвінок комусь іншому, або залишити абонента на лінії, щоб отримати інформацію або провести деякий дослідження, щоб відповісти на питання, запитаєте, чи не заперечує абонент залишитися ненадовго на лінії.

Поради

Пам`ятайте, що не треба використовувати жаргонні слова або абревіатури, які абонент не зможе зрозуміти. Будьте чуйними і залишайтеся спокійними і професійними, навіть якщо абонент скаржиться або грубить.
Уникайте відволікання. Залиште те, що ви робили, і зосередьтеся на телефонний дзвінок, щоб абоненту було направлено вся увага. Ви ж не хочете виглядати так, немов вас відволікають, і ви не можете відповісти на питання або надати допомогу.

Що вам знадобиться

олівець
блокнот