Як бути хорошим секретарем: 12 кроків

Кожному публічного офісу необхідна людина, що зустрічає відвідувачів. Чудове вміння спілкуватися по телефону та електронною поштою дуже важливо для працівників приймальні, але вміння спілкуватися особисто - ось що відрізняє секретаря від фахівця по роботі з клієнтами. Зрештою, коли людина (постачальник, споживач, партнер) заходить в офіс, перше, що він бачить це секретар, а перше враження завжди важливо.

кроки

Метод 1 з 2:

необхідна кваліфікація

1. Необхідно мати першокласні організаційні навички. Секретар - це обличчя компанії. Це людина, з яким першим говорить клієнт, а колеги звертаються за різною інформацією. Крім прийому дзвінків іпосетітелей, секретарі часто спілкуються з клієнтами, організовують заходи, зустрічі і так далі. Щоб впорається з усіма цими обов`язки, секретар повинен вміти організовувати свій час, так як доводиться контролювати кілька справ одночасно. Людина не пропрацює довго секретарем якщо він або вона не можуть «жонглювати» більш ніж одним завданням за один раз і розподіляти їх по пріоритету.

Прекрасний спосіб організувати свій робочий простір - це витратити час і розсортувати документи в зручному для вас порядку.Дуже важливо знати які саме документи і інформація може знадобиться вашому начальнику, колегам або клієнтам. Тримайте всі документи в окремих файлах. Вони можуть бути як на екрані вашого комп`ютера, так і в паперовому варіанті. Розсортуйте документи в зручному для вас порядку. Якщо вам потрібні різнокольорові наклейки, використовуйте їх.
Бути організованим також означає шукати мотивацію для роботи в самому собі. Вам не потрібен ще хтось, хто буде контролювати вас. Якщо ви організовані, ви будете знати які завдання потрібно робити щодня, а які - в першу чергу.
Тримайте телефонні номери під рукою. Їх дуже, дуже багато, наприклад, телефони номера співробітників, підрядників, партнерів, термінові контакти і так далі. Вам вони будуть потрібні в будь-який момент. Тримайте їх у програмі Rolodex або іншої відповідної комп`ютерної програми.

2. Вивчайте сучасні технології. Пристрій номер один, з яким працює секретар, - це телефон, так що вивчіть всі кнопки і функції. Комп`ютерна грамотність також важлива: більшість секретарів повинні вміти користуватися електронною поштою і працювати з електронними документами. Також корисно знати, як створити таблицю в Excel, і вміти користуватися галузевими програмами.

Майте на увазі, що якщо копіювальний апарат, сканер, принтер будуть знаходиться поруч з вашим робочим столом, то ви будете постійно використовувати їх (і виручати колег, які відчувають проблеми з їх використанням). Після того як ви дізнаєтеся які машини використовуються в вашому офісі, ознайомтеся з основними функціями цих апаратів, а також способами виправлення найбільш поширених проблем.

3. Будьте надійним співробітником. На секретаря розраховують все і завжди. Якщо ніхто не відповідає на дзвінки в компанію або вибудовується ціла черга з людей, що чекають відповіді, то це прояв слабкості компанії. Рішення таких проблем має бути пріоритетним для вас. Якщо ваше керівництво знає, що на вас можна покластися і ви завжди поруч, щоб допомогти, то ви станете незамінним.

4. Навчіться добре слухати. Велика частина роботи секретаря - слухати людей. Почути по телефону питання клієнта, отримати необхідну вам інформацію - все це лише прояв здатності слухати.Здатність же правильно почути інформацію зробить вас більш ефективним. Ви зможете швидше вирішувати питання, якщо будете чітко розуміти, що саме просить у вас людина.

5. Робіть нотатки про все. Якщо керівник просить вас зробити щось, запишіть деталі. Якщо дзвонить клієнт, запишіть інформацію про нього (ім`я, контактну інформацію, мета дзвінка і так далі). Нотатки - прекрасний спосіб бути організованим і вони нагадають вам все ті дрібниці, які без цих заміток ви забудете через кілька годин. Робіть нотатки в записнику і тримайте її при собі весь час. Ви здивуєтеся наскільки вони будуть корисні, особливо якщо ви будете намагатися згадати, чого хотів людина, яка телефонувала вам п`ять годин тому.

Перевіряйте, що ви детально записали повідомлення і перечитайте те, що написали. І найважливіше - не бійтеся зайвий раз перевірити повідомлення і контактну інформацію, у людини, який вам дзвонить. Тільки так ви зможете бути впевненим, що записали все правильно.

6. Відповідайте на телефонний дзвінок ввічливо використовуючи стандартні вітання. Наприклад: «[назва компанії], добрий день. Мене звуть ХХХ, ніж я можу вам допомогти?»Намагайтеся відповісти після першого або другого дзвінка телефону. Неприпустимо примушувати людей чекати довше однієї хвилини (повірте на слово, це набагато довше ніж вам здається).

Уважно слухайте імена тих, що дзвонять вам. Якщо необхідно повторіть ім`я абонента. Мобільні телефони часто спотворюють звуки. Запишіть ім`я людини, з яким ви говорите, якщо воно важко вимовляється.

Якщо ви переводите дзвінок на іншого абонента, зробіть етоіспользуя стандартні фрази: «Зачекайте, будь ласка, одну хвилину». Якщо абонент зайнятий, можна сказати: «Прошу прохання, ХХХ говорить зараз по телефону. Ви почекаєте поки він звільниться або хочете залишити якесь повідомлення?». Чемно подякуйте дзвонить і поступите відповідно до його побажанням.

7. Зустрічайте будь-яких кур`єрів або людей зі служби доставки з таким же професіоналізмом і повагою, як будь-яких інших відвідувачів. Переконайтеся, що ваша підпис розбірлива.Можливо кур`єрам потрібні будуть вказівки де залишити пакети. Переконайтеся, що ви звертаєтеся до відповідного співробітникам з цим питанням.

8. Ставтеся до клієнтів, які приходять до ваш офіс, ввічливо. Після того як відвідувач представиться і скаже до кого він прийшов, зв`яжіться з тим, до кого прийшов відвідувач і повідомте, що до нього прийшли. Стандартна фраза для такого випадку: «Тетяна Іванівна, до вас прийшов пан Петров з корпорації ХХХ. У вас призначена зустріч на 14 годин ».Завжди дізнавайтеся ім`я і прізвище відвідувача, а також компанію, яку він представляє. Так само корисно дізнатися, чи призначена у нього зустріч. Співробітник, до якого прийшов відвідувач, повинен вам сказати, куди йому пройти відвідувачеві і скільки чекати зустрічі.Ви можете сказати відвідувачеві: «Тетяна Іванівна підійде через 5 хвилин. Сідайте будь ласка".

Метод 2 з 2:

правильна поведінка

Будьте позитивні. Секретар - обличчя компанії. Його клієнт бачить першим, а також він перший хто відповідає на дзвінок. Ніхто не хоче, щоб його вітали з кислим виразом обличчя або роздратованим тоном. Установітеправіло, що ви повинні завжди посміхатися і бути веселим і оптимістичним людиною. Не забувайте бути терплячою зі складними клієнтами, навіть якщо ваше терпіння вже на межі.

Навіть якщо ви зіткнетеся зі складним клієнтом нагадайте собі, що ви сильний, щаслива людина. Скажіть собі, що ви робите все щоб допомогти їм. Краще бути спокійним і врівноваженим, ніж вибухати і виглядати злий і неприємною.

2. Будьте завжди готові ввічливо привітатися з клієнтом. Це завжди важливо - вітати клієнтів дружелюбно. Навіть якщо ви повинні будете закінчити свою справу перш ніж зможете допомогти людині, то важливо привітати його, щоб він відчув себе поміченим і знав, що ви скоро йому допоможете.

Найкраще використовувати такі фрази, як «Здрастуйте! Ласкаво просимо в [назва компанії] »або« Доброго ранку! Сідайте. Я допоможу вам через хвилину ».

3. Будьте ввічливі. Проявляйте повагу до людей. Ставтеся до всіх як до найважливішого людині, який увійшов в ваш офіс в цей день. Це ваша робота. Нікого не хвилює, що ви застрягли в пробці вранці, у вас порвалася нова сумочка чи ви втратили свій улюблений диск. Всі особисті справи залиште вдома. Навіть якщо вам не подобається клієнт або його манера поведінки - вдаючи, що ви щасливі його бачити. Переконайтеся, що людина повністю розслаблений і радий спілкуватися з вами.

4. одягайтеся відповідно. Ви уявляєте свою компанію, тому ви повинні одягатися відповідним чином. Купуйте одяг, що підходить для офісу. Якщо ж ви секретар в певного типу компанії (такий як магазин одягу), можете придбати щось з речей, які пропонує ваш магазин. Намагайтеся одягатися консервативно, крім випадків якщо ви працюєте в такому місці де мода, стиль або інші фактори висунуті на перший план.

Перевірте чи існує в компанії в якій ви працюєте певний дрес-код. Можливо, стилю кежуал буде досить, проте не стискаючи палицю, одягаючись неформально (спортивний костюм можна надягати на роботу ні в якому разі).

Поради

Не змішуйте особисте з робочим. Це правило також стосується використання мобільних телефонів та електронної пошти. Відділ інформаційних технологій може відстежити вашу діяльність на комп`ютері.
Пам`ятайте хто платить вам зарплату і завжди поважайте їх.
Будьте ввічливі з керівниками, уточніть чи може ви їм допомогти з додатковими завданнями в ваш вільний час.
Пишіть записки на копіювальному папері і давайте другою копію людині, якій вона призначається. Або використовуйте блокнот, до якого легко звернутися, щоб згадати ім`я або телефон.
Сортування пошти зазвичай частина роботи секретаря. Дізнайтеся в ваш перший день, як надходить пошта, хто її приносить і коли.
Знайдіть когось хто зможе вас замінити коли ви підете в туалет, на зустріч, обід, у відпустку. Таким чином ви уникнете поява злющих людей, які чекають вашого повернення.
Запитайте колег, чи потрібна їм допомога в чомусь. Краще завести друзів, допомагаючи людям ніж ворогів, які будуть скаржитися на вас.
Завжди проявляйте бажання робити нові завдання, а так само рутинні завдання.Знання приходять з досвідом.

попередження

Ніколи не кажіть: «Я не роблю це, це і це». Вас звільнять швидше ніж ви скажете ваше третє "це».
Чи не вдаєте хорошою. Люди це побачать. Замість цього щиро цікавтеся людиною, будьте ввічливою, поважної. Якщо ви не можете цього робити -не працюйте в приймальні.Ви погіршить репутацію вашої компанії. Знайдіть офісну роботу, на якій ви зможете триматися подалі від очей громадськості.
Ніколи не вступайте в суперечку з дзвоном або відвідувачем. Переведіть їх на вашого керівника.