Як виконати злиття адресних наклейок, використовуючи excel і word

Навчитися користуватися Mail Merge в Microsoft Word може бути непростим завданням, якщо ви намагаєтеся використовувати Microsoft Help. Ми опишемо набагато більш лінійний спосіб - створення файлу адрес в Excel, злиття в Word і додавання переваг і більш витончених деталей. Цей простий спосіб може заощадити годинник "метушні" з етикетками, гарантуючи, що ви не будете вдаватися до підписування їх пізніше!

Примітка: Це для Office 2003- інструкції для інших версій можуть відрізнятися.

кроки

1. Створіть файл адрес в Microsoft Excel, вставивши імена і адреси наступним чином:

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 2

2. рядок 1 повинна мати заголовок, перш ніж почати додавати адреси з рядка 2 далі

Помістіть імена в колонкуA.

Помістіть прізвища в колонку B.

Помістіть поштові адреси в колонкуC.

Помістіть міста іліместечка в колонкуD.

Помістіть округ (область) в колонкуE.

Помістіть поштові індекси в колонкуF.

# Збережіть файл. Запам`ятати розташування і ім`я файлу.
# Закрийте Excel.

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 3

3. Відкрийте Word і перейдіть в "Tools / Letters" і "Mailings / Mail Merge".

Якщо панель завдань не відкрита на правій стороні екрану, перейдіть вView / Task Pane і клацніть по ній. Панель завдань повинна з`явитися.

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 4

4. Заповніть перемикач Labels в панелі завдань (Task Pane).

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 5

5. Натисніть наLabel Options і виберіть ярлик, який використовується, в списку. Натисніть кнопку ОК, як тільки ви вибрали.

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 6

6. Натисніть Next: "Select Recipients".

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 7

7. Натисніть на кнопку"Browse" і знайдіть файл, який тільки що зберегли в Excel і збережіть в папці My Documents. Відкрийте цей файл і відкриється діалогове вікно. Всі одержувачі повинні бути обрані за замовчуванням. Якщо немає, зробіть це і натисніть кнопкуOK.

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 8

8. НажмітеNext: "Arrange your labels".

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 9

9. Натисніть на кнопку"More items..." Залиште поляDatabase (вгорі праворуч), відібраними і натисніть на поля, які хочете вставити. Натискайте по них в порядку, в якому вони будуть з`являться на етикетці. Як правило, це Ім`я, Прізвище, Вулиця, Місто, Область, Поштовий індекс. Не звертайте уваги на те, що всі вони в кінцевому підсумку знаходяться в одному рядку. Коли ви закінчите вибір, можна буде додати прогалини і повернення каретки, де ви хочете їх бачити на етикетці. Якщо у вас є всі вставлені поля, натисніть кнопку ОК.Якщо ви забули одне, помістіть курсор, де ви хочете, щоб воно було (поле праворуч від курсора, ймовірно, стане сірим - це нормально), потім натисніть кнопку "More items..." знову і виберіть поле, яке потрібно додати. Натисніть кнопкуCLOSEв вікні, коли закінчите вставляти всі необхідні поля.

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 10

10. Додайте прогалини і повернення каретки так, щоб етикетка виглядала правильно. Ігноруйте це, коли поле після Location (місце) для будь-якого з них стає сірою, пробіл буде добавленвместо заміни поля.

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 11

11. Ми «підштовхнули» весь адреса трохи вправо шляхом"збільшення відступу" один раз. Це залежить від розміру етикетки, яку ви використовуєте, але виглядає краще!

Якщо все знаходиться там, де вам потрібно, натисніть наUpdate All Labels.Ви повинні побачити поля, скопійовані на всі етикетки.

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 12

12. Натисніть Next: "Preview your labels".

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 13

13. Якщо вас все влаштовує, нажмітеNext: "Complete the Merge".В цьому вікні можна редагувати окремі етикетки або надрукувати їх: чи варто натиснути наEDIT INDIVIDUAL LABELS і нажатьALL і OK, навіть якщо вас все влаштовує, таким чином ви можете отримати доступ до всіх сторінок етикеток.

Збережіть файл, перш ніж зробите що-небудь ще!

Зображення з назвою Mail Merge Address Labels Using Excel and Word Step 14

14. Ви також можете використовувати комерційні онлайн-інструменти для виконання вашого злиття при створенні етикеток. Перевагою є те, що онілегкі і швидкі у використанні.