Як створювати інвойси в word: 12 кроків

Інвойс - документ, що містить перелік товарів, їх кількість і ціну, а також іншу важливу інформацію (особливості товару, умови поставки і т.п.). Ви можете створити інвойс в Microsoft Word за допомогою готових шаблонів або за вашим власним зразком. Ця стаття розглядає створення інвойсу в Word 2003, Word 2007 і Word 2010.

кроки

Метод 1 з 1:

Завантаження готових шаблонів

1. Створіть новий документ. Хоча готовий шаблон - це не новий документ, ви починаєте так, як ніби створюєте новий документ.

У Word 2003 натисніть File - New.
У Word 2007 натисніть кнопку Office (в лівому верхньому куті), а потім натисніть File - New.
У Word 2010 відкрийте вкладку File і натисніть New (зліва).
Не натискайте на кнопку New на панелі інструментів в Word 2003 або на кнопку New на панелі швидкого доступу в Word 2007 або 2010 року. Натискання на ці кнопки призведе до створення нового документа з шаблонами за замовчуванням Normal.dot або Normal.dotx (ви можете натиснути ці кнопки при створенні інвойсу без допомоги шаблонів).

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 2

2. Відкрийте потрібний шаблон.

У Word 2003 і 2007 в лівій панелі вікна New Document в розділі Available Office Templates виберіть Invoices. Виберіть тип шаблону зі списку в центральному окне- потім виберіть один із запропонованих типів інвойсів.

У Word 2010 в розділі Available Office Templates - Office.com Templates виберіть Invoices. Відкрийте папку потрібного вам шаблона- потім виберіть один із запропонованих типів інвойсів.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 3

3. скачайте шаблон. Натисніть Download в правому куті екрану. Ви можете змінити і зберегти інвойс, використовуючи інформацію в розділі Method Two: Creating an Invoice from a Blank Document.

Ви також можете завантажити шаблони для Microsoft Word і Excel безпосередньо з сайту Microsoft (http: // office.microsoft.com / en-us / templates / results.aspx?qu = invoices & ex = 1. http: // office.microsoft.com / en-us / templates / results.aspx?qu = invoices & ex = 1.) Не забудьте вибрати інвойс для вашої версії Word.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 4

4. Метод другий: створення інвойсу без допомоги шаблонів.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 5

5. Створіть заголовок інвойсу. Заголовок повинен включати назву компанії і слово «Інвойс» або опис інвойсу, наприклад, «Пропоновані ціни» (якщо ви тільки пропонуєте ціни на товар / послуги, а не виставляєте рахунок за куплений товар / послуги).

Ви можете розмістити заголовок або в верхній частині сторінки, або в колонтитулі Word. Якщо ви помістіть заголовок в колонтитулі, то заголовок буде перенесений і на наступні сторінки (якщо інвойс складається з декількох сторінок), причому на першої сторінки ви можете дати розгорнуту заголовок інвойсу, а на наступних сторінках - короткий заголовок.

Назва компанії повинна відображатися тим же шрифтом, який присутній в інших документах цієї компанії.

Шрифт заголовка інвойсу повинен бути досить великим, щоб ваші клієнти могли ідентифікувати документ саме як інвойс.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 6

6. Відображення дати інвойсу. Дата інвойсу проставляється у верхній частині документа (під заголовком праворуч).

Word має функцію Automatic Date, яка автоматично проставляє дату. Ця функція корисна, якщо ви роздруковуєте і відправляєте інвойси- проте не використовуйте цю функцію для інвойсів, що відправляються в електронному вигляді, так як буде проставлена поточна дата (це може призвести до плутанини з термінами погашеніякредіторской заборгованості).

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 7

7. Відображення номера інвойсу. Він також проставляється у верхній частині інвойсу. Нумерація інвойсів дає вам можливість відслідковувати ті з них, які не сплачені. Ви можете проставити номер інвойсу одним з двох способів:

Глобальна нумерація, тобто номер проставляється по порядку незалежно від клієнта (таким чином, всі інвойси зберігаються в одній папці).

Індивідуальна нумерації, коли інвойси для кожного клієнта мають свою нумерацію (таким чином, інвойси зберігаються в різних папках для різних клієнтів). Ви можете включити ім`я (або частина імені) клієнта в номер інвойсу.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 8

8. Відображення контактної інформації відправника і одержувача. В інвойсі проставьтевашу контактну інформацію та контактну інформацію одержувача.

Ваша контактна інформація повинна включати ваше ім`я, адресу вашої компанії, телефон, факс (якщо є) і адресу електронної пошти.

Контактна інформацію вашого клієнта (одержувача інвойсу) повинна включати назву компанії, ім`я одержувача, його адреса і, при необхідності, телефон, факс та адресу електронної пошти.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 9

я. Відображення платіжної інформації. Для цього вставте в документ таблицю і в її рядках і шпальтах розташуйте інформацію про платіж, наприклад, кількість товару, його опис, ціну за одиницю товару і т.п.

У таблиці ви можете автоматично обчислити суму значень, наприклад, загальна кількість проданого товару або загальну суму платежів.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 10

10. Відображення загальної суми інвойсу. Вона проставляється праворуч під таблицею з платіжною інформацією. Ви можете виділити суму напівжирним шрифтом.

Якщо ви включаєте податок з продажів, спочатку вкажіть проміжну суму за проданий товар, потім вкажіть податок, і тільки потім вкажіть загальну суму інвойсу.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 11

11. Увімкніть умови оплати. Ви можете відобразити їх над або під таблицею з платіжною інформацією. Приклади умови оплати: негайно при отриманні, протягом 14 днів, протягом 30 днів.

В кінці документа ви можете включити інформацію про методи оплати, або інформацію загального змісту, або просто слова подяки клієнту.

Зображення з назвою Make Invoices in Word Step 12

12. збережіть рахунок. Назвіть інвойс відповідно до його призначення, наприклад, включіть в назву інвойсу назва вашої компанії, номер інвойсу та ім`я клієнта.

Поради

Таблицю з платіжною інформацією найкраще створити в Microsoft Excel, а потім вставити посилання на цю таблицю в документ Word. При оновленні значень в таблиці Excel клацніть правою кнопкою миші по вбудованої в Word таблиці і в меню виберіть Update Link.
Після збереження створеного інвойсу ви можете використовувати його в якості шаблону для створення інших інвойсів за допомогою опції New from existing. Ви також можете зберегти створений інвойс в форматі DOT або DOTX, щоб використовувати його як шаблон.