Як навчитися писати зрозумілі інструкції

Якщо ви вчитель або автор технічної документації, то вам напевно доводиться регулярно писати інструкції. Для інших людей таке завдання може виявитися досить складною. Буває, що автор інструкції пропускає важливий крок, оскільки він здається очевидним, або заплутує своїх читачів великою кількістю дій в одному пункті. Якщо ви хочете навчитися писати точні інструкції, то спочатку необхідно чітко зрозуміти, як слід виконувати завдання. Потім спробуйте дослівно слідувати своїм інструкціям і переконайтеся, що вони точно пояснюють, як впоратися зі справою.

кроки

Частина 1 з 3:

Як розібратися з завданням

1. Зберіть необхідні матеріали. Спочатку необхідно самостійно ознайомитися з завданням, щоб написати доступну інструкцію. Зберіть усі необхідні інструменти і речі, після чого розкладіть їх приблизно в тому порядку, в якому ви збираєтеся їх використовувати для вирішення завдання.

Запишіть все необхідне. До інструкції можна прикласти список необхідних інструментів або матеріалів.

2. Виконайте завдання самостійно. Навіть якщо ви вже неодноразово з успіхом вирішували подібну задачу, рекомендується знову повторити всі дії, щоб в інструкції не забути жодного важливого кроку.

Якщо завдання вам знайома, то напевно виникне бажання піти найкоротшим шляхом. Намагайтеся виконати всі необхідні дії і вказати важливу інформацію, яка цілком може бути невідома читачеві.

3. Складіть докладний план. Після кожного кроку записуйте свої дії. Так вам буде легше дотриматися логічний порядок дій в інструкції. По черзі виконуйте завдання і відзначайте дії, щоб не заплутатися.

4. Визначте цільову аудиторію. Інструкції для однієї і тієї ж задачі можна написати різними мовою в залежності від цільової аудиторії. Ваші інструкції для дорослих напевно будуть не такими, як інструкції для підлітків.

враховуйте мотивацію. Інструкції для дітей, яким необхідно виконати проект, будуть відрізнятися від інструкцій для батьків, які допомагають дітям впоратися з проектом.

5. Напишіть чорновий варіант короткого введення. У вступі повідомте читачам, яке завдання вони зможуть виконати за допомогою ваших інструкцій і який результат можна отримати, якщо точно слідувати вказівкам. Слід знати, що більшість читачів пропустять введення або просто не приділять йому належної уваги, тому не вказуйте у введенні ключову інформацію і важливі попередження.

Якщо у введенні міститься важливе попередження, його також необхідно продублювати в поетапних діях на випадок, якщо читач пропустить введення.

Наприклад, якщо ви пояснюєте, як приготувати бутерброд з горіховою пастою і варенням, тоді у введенні можна згадати, що такий бутерброд буде простим і корисним стравою на сніданок або обід для будь-якої дитини.

Частина 2 з 3:

Як написати інструкції

1. Розділіть завдання на прості кроки. Кожен крок повинен складатися тільки з одного виду діяльності, а не двох або більше. Якщо пункт містить більше двох пропозицій, то його можна розділити на два простих пункту.

Наприклад, замість "Зафіксуйте нашийник навколо шиї вихованця і пристебніть поводок" слід написати "Зафіксуйте нашийник навколо шиї вихованця" і "Пристебніть поводок до нашийника".
Таким чином, "Зафіксуйте нашийник навколо шиї вихованця" стане першим кроком, а "Пристебніть поводок до нашийника" - другим.

2. Починайте кожен пункт з активного дієслова. Кожен крок повинен містити в собі дію. Необхідно використовувати дієслова, які покажуть читачеві, яка саме дія потрібно виконати, щоб завершити цей крок.

Пишіть про те, що потрібно зробити, а не впізнати або обміркувати.

Наприклад, якщо ви пояснюєте, як вигулювати пса, то "Переконайтеся, що нашийник щільно сидить на шиї собаки" є більш дієвою фразою, ніж "Дізнайтеся відповідний розмір нашийника".

3. Дотримуйтесь логічну послідовність дій. Уявіть, що ваш читач почне виконувати дії, як тільки прочитає перший пункт. Як правило, ніхто не читає інструкції відразу від початку і до кінця. Якщо читачеві необхідно щось знати, щоб виконати дію з даного пункту, то вкажіть такі відомості в пункті.

Якщо дії з даного пункту можуть становити небезпеку, то вкажіть попередження в цьому пункті, а не у введенні або в кінці інструкції, коли буде занадто пізно.

Використовуйте підказки, які допоможуть читачеві визначити, що він правильно виконав цей крок. Наприклад, напишіть: "Нашийник зафіксовано правильно, якщо між шиєю пса і нашийником поміщається два пальця".

4. Уважно підбирайте слова. Користуйтеся простими слова, які будуть зрозумілі кожному. У більшості випадків краще обійтися без жаргонізмів і спеціальних термінів. Якщо ж термін необхідний, то дайте короткий і просте визначення.

Наприклад, якщо ви пояснюєте, як подати позов, то без юридичних термінів не обійтися. У цьому випадку спочатку приведіть просте визначення, а потім вкажіть термін, який використовується в суді.

5. Описувати позитивні дії. Як правило, краще повідомити читачеві, що йому слід зробити, а не те, чого робити не потрібно. Якщо людина читає інструкцію, він налаштувався виконати завдання. Не кажіть, чого не потрібно робити, інакше він може заплутатися і все одно виконати цю дію.

Так, у випадку з нашийником краще вказати "Переконайтеся, що нашийник щільно сидить" замість фрази "Не використовуйте занадто маленький нашийник".

6. Пишіть у другій особі. Займенник "ви" дозволяє звернутися безпосередньо до читача і уникнути плутанини. Читач буде точно розуміти, що необхідно зробити, щоб впоратися із завданням, і не почне сумніватися.

Наприклад, якщо написати "Важіль повинен бути в нижньому положенні", то читач почне гадати, хто ж повинен опустити важіль. "Вам потрібно опустити важіль" або навіть "Опустіть важіль" просто не залишить місця для сумнівів в тому, хто повинен виконати цю дію.

7. Вказуйте інші варіанти. Деякі дії можна виконати декількома способами. В цьому випадку вказуйте альтернативні методи, щоб читач міг вибрати кращий варіант.

Наприклад, якщо ви пояснюєте, як приготувати бутерброд з горіховим маслом і варенням, то можна додати: "Використовуйте масло з мигдальних горіхів в разі алергії на арахіс".

8. Використовуйте наочні зображення. Напевно вам знайома фраза "Краще вони раз побачити, ніж сто разів почути". Ось і у випадку з інструкціями зображення або схема може доступніше пояснити суть дії, ніж докладний опис.

У випадку з технічної інструкцією переконайтеся, що читач зможе розглянути дії на зображенні. Інструменти або руки нічого не винні заступати основний процес.

Частина 3 з 3:

Як перевірити інструкції

1. Організуйте інструкцію у вигляді блоків дій. Деякі складні завдання можуть складатися з декількох блоків. Якщо об`ємна задача включає кілька блоків, розкладіть їх на кілька розділів.

Якщо ви нумеруете кроки, в кожному розділі нумерація повинна починатися спочатку. Так читач зазнає радість виконаного завдання після кожного розділу.
Розділіть завдання на блоки, навіть якщо вона не перебуває з частково незалежних дій. Занадто велика кількість кроків може збентежити читача.

2. Виконайте завдання за своїми вказівками. Якщо вам не вдається впоратися з завданням за вказівками, які ви написали, то для інших вони теж виявляться марними. Також попросіть друзів слідувати вашим інструкціям і дізнайтеся, з якими труднощами вони зіткнулися.

Іноді потрібно перевірити інструкції кілька разів, особливо при великій кількості кроків або складних дій.

3. Внесіть необхідні зміни. Помилки і граматичні помилки можуть погубити доступні інструкції, в результаті чого читач не зможе скористатися вашими вказівками. Читайте текст задом наперед і в звичайній послідовності, щоб виявити всі помилки.

Якщо ви сумніваєтеся в своїх редакторських навичках, то попросіть друга прочитати інструкції.

4. Вкажіть список необхідних інструментів і матеріалів. Такий список буде дуже корисним, якщо завдання не виконати без конкретних інструментів. Помістіть список ближче до початку тексту, щоб читач відразу підготував матеріали і тільки потім приступав до роботи.

Уявіть, що потрібно написати рецепт для куховарської книги. На початку рецепта завжди буде вказаний список продуктів і кухонного начиння, без яких неможливо приготувати страву.

5. Вкажіть необхідні попередження. Після перевірки інструкції може виявитися, що завдання приховує в собі приховані небезпеки, які не відображені в тексті. Поставте читача до відома, щоб він вжив заходів обережності.

Наприклад, в інструкції про те, як закип`ятити воду, слід повідомити, що чайник буде гарячим ще до того, як вода почне кипіти.