Як писати інструкції (з ілюстраціями)

Набір інструкцій повинен допомогти читачеві виконати завдання швидко, ефективно і успішно. Важливо передбачити кожну деталь. Пропуски або помилки можуть засмутити читача. Використовуйте наші рекомендації, щоб написати набір інструкцій.

кроки

Частина 1 з 4:

Підготовка до написання інструкції

1. Вивчіть свою цільову аудиторію. Це перше, що потрібно зробити при написанні інструкції. Для кого ви пишете? Ці люди експерти або новачки? Знання аудиторії допомагає вам правильно підбирати слова, використовувати необхідну ступінь деталізації і методику структурування інформації.

Наприклад, якщо ви пояснюєте як спекти торт професійного шеф-кухарю, то вам немає необхідності пояснювати як перемішувати інгредієнти, чому важливо довести яйця до кімнатної температури або різницю між звичайною і борошна борошном. Якщо ж ви пояснюєте це тим, хто не вміє готувати, наявність цих визначень і пояснень може вплинути на смак готового торта.
Краще проявіть зайву обережність і не належите до аудиторії як до експертів. Тоді ваші інструкції будуть зрозумілими і їх легко буде дотримуватися.

2. Вкажіть всі необхідні інструменти. Перш ніж почати, ви повинні чітко перерахувати, що потрібно для успішного виконання інструкції. Це може бути список інгредієнтів або необхідного інвентарю.

3. виконайте завдання. Кращий спосіб написати корисну інструкцію - самому виконати процес виконання завдання. Таким чином ви запишете всі подробиці. Якщо ви будете відновлювати процес по пам`яті, ви можете не згадати всі деталі. Потім знайдіть того, хто виконає завдання по вашим записам. Нехай вони прокоментують будь дивні або незрозумілі дії, згадані в тексті.

Будьте уважні і не пропустіть нічого. Якщо ви пропустите важливі кроки, то читач не зможе виконати завдання. Також переконайтеся, що всі дії вказані в правильному порядку.

Наприклад, якщо ви говорите «Перемішайте інгредієнти міксером. Помістіть в духовку, розігріту до температури 350 градусів », читач може подумати, що ви ставите миску для змішування в духовку.

Частина 2 з 4:

написання інструкції

1. Будьте простіше. Ефективна інструкція проста. Не використовуйте довгі, складно структуровані пункти. Замість цього користуйтеся короткими ясними пропозиціями, маркованими списками та ілюстраціями.

2. Використовуйте слова, що позначають дії. Інструкції повинні бути наповнені словами-діями і описами. Почніть з дієслів дії. При цьому читач отримує чіткий заклик до дії. Кожен етап повинен звучати як команда, іспользуйтеповелітельное нахил.

У визначеннях або поясненнях намагайтеся використовувати короткі конструкції.

Наприклад, скажіть «Додайте два яйця» замість «У тісто для торта слід додати два яйця».

3. Додавайте тільки необхідну інформацію. Коли додаєте додаткову інформацію, переконайтеся, що використовуєте тільки необхідне. Запитайте себе: «Чи потрібно читачеві знати це визначення, щоб розуміти інструкцію?»Або« Чи потрібен читачеві ця рада для успішного виконання інструкції?»

Утримайтеся від додавання непотрібної інформації. Непотрібні визначення, етапи або відомості можуть заплутати ваших читачів, ускладнити виконання інструкції.

4. використовуйте звернення. Текст інструкції слід складати як розмова з читачем. Для цього використовуйте слово «ви». З ним ви особисто проведете читача через усі пункти.

5. Будьте конкретні. Інструкція повинна бути гранично конкретною. Пишіть тільки про те, що необхідно знати. Вказуйте, в який бік повертати ключ, скільки ніг використовується при ходьбі або як повинен виглядати готовий торт.

Приводьте точні величини. Якщо комусь потрібно відрізати 7,8 см від дошки, так і говорите.

Наприклад, при складанні кулінарного рецепта не чекайте до четвертого етапу, щоб сказати: «Перед тим як змішувати інгредієнти, просійте борошно і нагрійте яйця до кімнатної температури.»

6. Розташовуйте дії послідовно і використовуйте прислівники часу. Це допоможе з`єднувати етапи між собою, а також ваші думки будуть виглядати більш зв`язно. Інструкції взагалі складаються з послідовних дій і вступних слів. Це допомагає читачеві крок за кроком розуміти інструкцію.

Деякі вступні слова: по-перше, далі, потім, нарешті, після, перш.

Частина 3 з 4:

структура інструкції

1. Напишіть вступну частину. Перш ніж приступити до докладним інструкціям, необхідно коротко ввести читача в курс справи. У вступі пояснюється, що читач зможе зробити після прочитання інструкції. У ньому також міститься огляд всіх дій. Воно повинно бути коротким і зрозумілим.

Заявіть мети інструкції, кому вона призначена і в якій ситуації.
Можна уточнити, для чого інструкція не підходить.
Також у введенні можна додати якісь загальні відомості про предмет.
У вступі містяться попередження або інформація, яка необхідна читачеві до початку роботи з самої інструкцією. Але пам`ятайте, що більшість людей пропустить введення, так що не варто писати тут про щось важливе, що більше не зустрінеться в тексті.
Наприклад, «Ці інструкції надають інформацію про те, як спекти шоколадний торт. Перший розділ пояснює, як поєднати вологі і сухі інгредієнти, а друга секція пояснює, як спекти торт належним чином ».
Помістіть етапи в правильній послідовності. Інструкції повинні йти в певному порядку. Всі дії повинні логічно випливати одне з іншого. Перш ніж згадати другий етап, повністю розкажіть про перший. Порядок має ключове значення в написанні інструкцій.
Якщо порядок дій не особливо важливий, почнімо з найголовнішого.

2. Розмістіть свої інструкції в порядку необхідності. Інструкції складені з послідовних взаємопов`язаних дій. Перед тим як сісти за написання інструкції, ви повинні вирішити, які кроки є необхідними. Тобто вам потрібно вибрати те, без чого не можна почати виконання поставленого завдання.

Наприклад, якщо ви печете торт, вам буде потрібно нагріти духовку, змішати інгредієнти і зробити глазур, інакше його приготувати не вийде.

3. Розбийте інструкцію окремі завдання. У більшості інструкцій для успішного завершення всього процесу необхідно виконати кілька завдань. Організація інструкції в формі окремих пунктів для кожного етапу допоможе легко читати і розуміти її.

Наприклад, при ремонті автомобіля є багато умов, які необхідно виконати, перш ніж дістатися до двигуна. Потрібно поставити машину на домкрат, видалити кілька деталей автомобіля або зняти кожух. Кожна з цих завдань вимагає окремого набору інструкцій. Кожне завдання краще розбити на кілька частин з докладними інструкціями до кожної.

Ці частини, як і етапи, виконуються послідовно. Не можна зняти кожух двигуна, не повідомивши попередньо автомобіль на домкрат або не знявши деталі, які його загороджують. Дії потрібно перераховувати в тому порядку, в якому повинно наступати час їх виконання.

У кожній пункті має бути близько 10 кроків. Якщо кількість кроків збільшується, знайдіть інше завдання або частина, щоб розділити процедуру на потрібну кількість кроків.

Це допомагає відслідковувати прогрес. Так людина завжди знає, коли успішно виконує частину інструкції. Крім того, якщо була допущена помилка, можна повернутися і виправити її, при цьому немає необхідності переробляти все повністю.

4. Чітко маркіруйте кожну задачу. Для того, щоб допомогти читачеві зрозуміти інструкцію, відзначайте кожен її розділ зрозумілими словами. Тема завдання повинен включати в себе те, чому присвячена конкретне завдання або її частина. Читач повинен зрозуміти завдання, яке буде виконувати, перш ніж приступить до неї.

5. Розміщуйте кожен етап в одне речення. Ці пропозиції повинні бути короткімі- кожне речення має включати тільки один етап. Це гарантує, що ви розіб`єте завдання на окремі дії, замість того, щоб розбивати на кілька дій кожен етап.

Якщо етап включає в себе суміжне дію, яке повинно бути завершено в ньому ж, послідовно поясніть дію в тому ж реченні. Наприклад, «Перед заливанням торта в форму покрийте поверхню каструлі рідиною від пригорання» або «Покрийте поверхню каструлі рідиною від пригорання. Потім залийте торт в форму.»

6. Надайте можливість відстежувати успіх виконання етапів. Важливою особливістю корисної інструкції є допомога читачеві у відстеженні їх виконання. Це може виглядати так: «Коли ви ___________, ви побачите _________».

Наприклад, «Коли торт буде зроблений, застроміть по центру зубочистку. Якщо зубочистка виявиться чистою, значить, торт готовий ».

7. Вкажіть, по можливості, якісь альтернативи. Іноді те ж саме можна зробити декількома способами. Переконайтеся, що пояснили всі можливі способи, якими дія може бути виконано.

Якщо в певній ситуації існує можливість виконати якийсь етап краще, уточніть це.

Якщо є можливість зробити виконання етапу легше, дешевше або більш ефективно, обов`язково розкажіть про це.

8. При необхідності використовуйте підетапи. Деякі дії, можливо, знадобиться розбити на маленькі кроки. Ці кроки слід використовувати тільки, якщо вони занадто малі, щоб вважати їх самостійним пунктом інструкції. Маленькі кроки допоможуть розбити великий етап на окремі частини або виділити послідовність дій.

Додайте додаткову інформацію в маленькі кроки. Це можуть бути додаткові відомості про великий етапі, наприклад, як щось виглядає до і після або чому цілий етап так важливий.

9. Помістіть попередження і умови на початку. Якщо є речі, які читач повинен знати, зробити або зрозуміти, перш ніж почати виконання завдання, переконайтеся, що ви почали опис етапу саме з цих речей.

10. Прогнозують проблеми. Подумайте про місця, де ваші читачі можуть зіткнутися з труднощами. Потім запропонуйте рекомендації щодо усунення неполадок. Можна також навести приклади того, що може піти не так, якщо читач помилиться на поточному етапі.

Цей етап особливо важливий. Якщо ви самі працювали по своїй інструкції, то вже будете знати, де є ймовірність зіткнутися з проблемами. Ось чому необхідно самостійно виконати на практиці процес, який ви описуєте.

11. Завершіть інструкцію. Це дуже важливо. Деякі інструкції ще не є повними, навіть якщо останній цвях забитий або торт виходить з печі. Подумайте про те, що ще потрібно зробити. Якщо вам є, що подумати над питанням «Що далі?», Значить, все ще є етапи, які потрібно додати.

Частина 4 з 4:

завершення інструкції

1. форматування інструкції. При написанні інструкції переконайтеся, що вона сконструйована чітко і зрозуміло. Якісне форматування допомагає читачеві зрозуміти, як читати інструкцію і не заплутатися.

Використовуйте заголовки для позначення кожної окремої частини інструкції.
Використовуйте числа для нумерації етапів.
Використовуйте маркери, щоб перерахувати альтернативні дії, додаткові відомості або що-небудь ще всередині етапів.
Візуально розділяйте етапи. Залишайте місце між етапами, щоб показати кордон.

2. Виберіть ефектний заголовок. Заголовок до інструкції повинен чітко повідомляти, про що в ній розповідається.

Наприклад, «Інструкція по приготуванню шоколадного торта без яєць» звучить набагато більш конкретно, ніж «Шоколадний торт».

3. Використовуйте графіки або діаграми, якщо це необхідно. Деякі інструкції потребують діаграмах, малюнках, статистиці або інших образотворчих засобах. Доповнюйте ними інструкції. Зображення повинно повторювати інформацію, дану в тексті, але ніяк не давати нові відомості. Зображення є лише допоміжним матеріалом до інструкції.

Переконайтеся, що зображення знаходиться поруч з конкретною частиною тексту. Воно може бути розташоване вище, нижче або поруч з етапом, до якого відноситься.