Як організувати своє робоче місце: 13 кроків

Багато хто вважає, що безлад на столі викликаний безладом в голові. Чисте і організоване робоче місце значно підвищує ефективність, концентрацію і здатність знаходити всі необхідні речі. Ви здивуєтеся, наскільки виросте ефективність роботи після усунення безладу на столі. Знайдіть трохи часу, щоб прибрати зі столу всі непотрібні предмети, а потім систематизувати робочі матеріали та приладдя.

кроки

Частина 1 з 3:

прибирання

1. Почніть з нуля. Організувати робоче місце набагато простіше, якщо починати з пустого столу. Приберіть всі предмети з робочої поверхні і звільніть ящики (якщо вони є). Складіть речі на окремому столику або на підлозі, щоб пізніше переглянути їх. Коли усуньте безлад, вам буде набагато простіше уявити, як краще організувати робочий простір.

Ви витратите набагато більше часу, якщо будете перебирати всі знаходяться на робочому місці предмети по одному.

2. Очистіть стіл всередині і зовні. Зараз стіл порожній і більше нічого не заважає вам влаштувати ретельне прибирання. Видаліть пил і протріть поверхні універсальним засобом. Обробіть засохлі плями і відполіруйте подряпини на дерев`яній стільниці. Після очищення ваш стіл буде виглядати як новенький.

Обов`язково звільніть стіл перед початком збирання, інакше вам доведеться обходити ганчіркою всі предмети.

3. Позбавтеся від старих і непотрібних речей. Перегляньте зняті зі столу предмети і розділіть все на дві купи: в першу складайте все сміття, а в другу ті речі, які потрібно залишити. Рішуче позбавляйтеся від сміття і всіх непотрібних предметів, щоб в кінці залишився тільки необхідний мінімум. Тепер вам буде простіше навести порядок.

Люди часто прив`язуються до марним і невживаних речей. Позбавтеся від них, щоб знайти таке необхідне душевний спокій.

Не забувайте викинути весь виявлений сміття. Може виявитися, що він займав більшу частину робочого простору .

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Christel Ferguson

Професійний організаторКрістель Фергюсон - власниця Space to Love, сервісу по організації простору і наведення порядку. Має сертифікацію просунутого рівня по фен-шуй в архітектурі, дизайні інтер`єрів і ландшафті. Понад п`ять років полягає в Лос-Анджелеському відділенні Національної асоціації професіоналів в області продуктивності та організації.

Christel Ferguson
Професійний організатор

Згрупуйте предмети зі столу і вирішите, що варто залишити. Як тільки все розкладіть, може виявитися, що у вас п`ять ножиць замість двох необхідних. До того ж так ви зможете зрозуміти, що і куди скласти: для ручок знадобиться контейнер побільше, а ось для стікерів - поменше.

4. Оновлення простір навколо столу. Звертайте увагу на все застарілі предмети. До них можуть ставитися торішні календарі, отвеченние і не отвеченние листи, а також старі фотографії. Замініть такі предмети новими речами. Всі зняті речі можна викинути або скласти в шафу. Всі предмети, які знаходяться на столі, повинні бути новими і актуальними в майбутньому.

Іноді можна залишити дорогі для вас речі. Якщо на столі була стара фотографія, подарунок або пам`ятний сувенір, то зберігайте їх в іншому місці, а стіл використовуйте за призначенням.

Частина 2 з 3:

Порядок і організація

1. Змініть розташування речей на столі. Тепер, коли прийшов час знову розставляти речі на столі, не кладіть їх на старих місцях. Продумайте новий порядок, щоб раціонально використовувати простір, що звільнився. Можна розташувати речі в «дзеркальному відображенні», перемістивши їх на протилежну частину столу, або вибрати нове місце для кожного предмета. Організуйте предмети в такому порядку, який буде надихати вас на продуктивну роботу за столом.

Перестановка речей на столі - маленька хитрість, яка позбавляє монотонності щоденну роботу і розбавляє звичний оку вигляд.
У Китаї існує ціле мистецтво перестановки повсякденних предметів, яке відоме як фен Шуй. Доведено, що такий підхід має психотерапевтичний ефект.

2. Запасіться новими речами. У вас закінчується папір, ручки або скріпки? Сходіть в канцелярський магазин і візьміть необхідні матеріали. Візьміть з собою список, щоб нічого не забути (для списку також можна використовувати спеціальний додаток-щоденник для телефону). Приділіть особливу увагу часто використовуваним приладдя, які швидко закінчуються. Тепер під час роботи у вас будуть під рукою всі необхідні предмети.

Навіть якщо роботодавець забезпечує вас усіма канцелярським приладдям, кілька особистих речей (наприклад, улюблена ручка) зроблять роботу більш комфортною.

3. Грамотно розташуйте предмети. Продумайте, як ви хочете організувати свій робочий стіл, а потім поставте речі так, щоб забезпечити максимальну ефективність і запобігти виникненню безладу. Наприклад, центральну частину столу залиште для комп`ютера, а всі важливі інструменти і документи складіть в межах досяжності. Так ви не тільки спростите собі роботу, але і заощадите час, який йде на пошуки, так як тепер все речі знаходяться на своїх місцях.

Ваша інтуїція завжди підкаже найбільш логічне місце для кожного предмета. Наприклад, якщо ви інстинктивно шукаєте певну річ в конкретному місці, то ймовірно, що це найоптимальніше місце зберігання.

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Christel Ferguson

Christel Ferguson
Професійний організатор

У всього має бути своє місце. Приберіть все зі стільниці та складіть в ящики або де-небудь ще. Якщо у вас багато документів, розбийте їх за категоріями, розподіліть по папках і складіть в спеціально відведеному для цього шухляді.

4. додайте родзинку. Ваша мета - чисте і організоване робоче місце, але воно не повинно бути нудним. Використовуйте кілька прикрас, щоб додати трохи індивідуальності. Парочка фотографій в рамках, невелика статуетка або кумедна чашка пожвавлять робочий простір і зроблять його затишніше.

Якщо ви працюєте у відкритому офісному просторі або окремому кабінеті, то принесіть з дому кілька особистих речей, щоб розбавити одноманітну робочу атмосферу.

Розвісьте надихаючі зображення і афоризми, щоб мотивувати себе на старанну роботу.

Частина 3 з 3:

Ефективність і продуктивність

1. Зберігайте важливі предмети під рукою. Якщо ви часто користуєтеся певними речами, то вони повинні знаходитися в межах досяжності. Оцініть, як часто ви використовуєте конкретні предмети на столі і розташуйте їх за ступенем важливості. Такий підхід дозволить вам спростити процес пошуку і роботи з речами.

Письмове приладдя, офісний папір, блокноти, засоби зв`язку і цифрові прилади можна зберігати прямо на столі або в іншому зручному місці.
Складіть ручки і олівці в склянку або спеціальну підставку, щоб вони знаходилися поруч і не займали багато місця.
Скріпки і степлер можна зберігати біля принтера або в місці для роботи з документами.
Завдяки порядку на столі ви заощадите близько години в день, який зазвичай йде на пошуки потрібних речей.

2. Складіть часто використовувані предмети в верхні ящики. Не настільки важливі, при цьому регулярно використовувані речі можна скласти в ящики, щоб їх зручно було діставати в потрібний момент. У верхні ящики помістіть великі і часто використовувані предмети, які не потрібні на вашому столі.

Наприклад, може виявитися, що ноутбук, планшет або інший електронний прилад використовуються в роботі частіше, ніж ручка і папір. В такому випадку канцелярське приладдя можна скласти в ящик, а електронні пристрої залишити на столі.

Якщо ви використовуєте багато дрібних предметів, то купіть спеціальний лоток для ящика. Зазвичай вони випускаються за розміром ящиків і складаються з безлічі відсіків, які дозволяють зручно організувати дрібне приладдя.

Оцініть важливість кожного предмета. Якщо ви часто використовуєте річ або звіряєтеся з якимись документами, то зберігайте їх на столі. Якщо предмет використовується час від часу, то помістіть його в верхній ящик. Якщо річ використовується рідко і їй взагалі не місце на столі, то зберігайте її в іншому місці.

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Christel Ferguson

Christel Ferguson
Професійний організатор

Звільніть ящики і виміряйте їх. Потім подумайте, які роздільники-органайзери підійдуть для них. Подбайте і про спеціальні відсіках для степлера і расшівателя, ножиць і ручок. Так в ящиках вашого столу все буде складено акуратно і впорядковано.

3. Приберіть невикористовувані речі. Всі речі, які ви вирішили залишити, але не бажаєте зберігати під рукою, можна скласти в шафу, щоб на столі не виникало безлад. До таких речей зазвичай ставляться особисті предмети, продукти і напої, а також пристрої, які використовуються дуже рідко. Письмові документи необхідно скласти в папки і помістити в картотеку, а решта матеріали можна зберігати в нижньому ящику або шафі, якщо вони не потрібні для роботи. Залиште на столі тільки найнеобхідніші предмети, а інші речі по максимуму приберіть в ящики або шафи.

Заведіть звичку класти речі на місце після використання, інакше на столі постійно виникатиме безлад, а ящики почнуть швидко заповнюватися непотрібними предметами.

4. Складайте папери і документи в спеціальний лоток. Така приналежність спрощує процес сортування документів. Лотки мають невелику глибину і ступінчасті рівні для зручного розташування вхідних і вихідних документів, а також отвеченних і не отвеченних листів. Складіть письмові матеріали в лотки, папки і картотеку, щоб не захаращувати поверхню столу папером.

Використовуйте один або кілька лотків для документів різних видів, щоб звільнити стіл від непотрібного паперу.

Можна виділити один лоток для документів, які зараз знаходяться в роботі, а другий - для вхідних і вихідних листів.

5. Підтримуйте порядок на загальному робочому просторі. Іноді співробітники використовують загальний стіл або робоче місце в офісі, або стіл знаходиться поруч з іншим робочим місцем і залишається обмежене вільний простір. Постарайтеся підтримувати порядок і в такій ситуації.

Спочатку переконайтеся в наявності чітких меж, що розділяють приналежність речей і предметів. Потім приведіть в порядок свою робочу зону, щоб підвищити продуктивність.

Позначте особисті речі бирками і зберігайте їх поруч зі своїм місцем. Відокремте свої робочі документи і складіть їх в папки, а потім в ящики або лотки.

Виділіть місце для загальних речей, щоб такі предмети не накопичувалися в вашій робочій зоні.

Використовуйте рюкзак або портфель, щоб стежити за своїми речами. Якщо ваше робоче місце є загальним, то ви навряд чи зможете розсортувати і зберігати власності на столі і в ящиках саме так, як вам зручно.

Регулярно складайте речі і прибирайте загальне робоче місце, щоб не виникало безлад. Чим більше людей працює в одному офісі, тим більше там збирається сміття, зайвих речей і невпорядкованих паперів.

Поради

Поставте поруч зі столом кошик для сміття, щоб відразу викидати все непотрібне. В іншому випадку на столі буде накопичуватися сміття.
Якщо для настільної лампи місця не знайшлося, придбайте світильник з власником.
Позначте ящики відповідно до вмісту, щоб не переглядати кожен з них в пошуках потрібного документа.
Купіть прості коробки, щоб зберігати в них зайві речі. Деякі предмети повинні бути під рукою, але не на столі. Складіть їх під столом, поруч з ним або в іншій частині приміщення.
Якщо ви любите майструвати, то спробуйте власноруч виготовити унікальні ящики і лотки для зберігання з особливих матеріалів.
Постарайтеся прибрати всі речі, які відволікають вашу увагу. Це важливо для психічної організації та ефективності роботи.
Ваш стілець повинен бути оснащений спинкою. Незручне крісло і неправильна постава впливають на здоров`я і настрій.
Якщо ви наводите порядок на робочому місці, то залиште на столі мінімальну кількість особистих речей і прикрас. Чим більше предметів, тим вище ймовірність хаосу і безладу.
Обміркуйте систему зберігання документів, щоб завжди знати, де знаходяться готові документи, які папери потрібно доопрацювати або викинути. При організації паперів можна виходить зі ступеня важливості і завершення.
Тримайте на столі блокнот або кілька аркушів паперу, з тим щоб ви завжди могли записати що-небудь в разі потреби.

попередження

Захаращене робоче місце знижує продуктивність. Порядок же підвищує ефективність.
Не забувайте, куди ви складаєте речі. Якщо у вас багато інструментів, приладів і папок з паперами, то запишіть розташування всіх предметів.