Як проводити аналіз бізнес-процесів: 6 кроків

Бізнес-процес - це система, яка використовується компанією для досягнення мети. Також цей термін можна визначити як послідовність дій, яка дозволяє створювати товар або послугу для клієнтів. Керівники аналізують бізнес-процеси, щоб визначити користь і ефективність процесу. В першу чергу керівник проводить аналіз нинішнього процесу. Потім керівництво може вирішити внести зміни, щоб поліпшити існуючий процес. Так, вдосконалений процес допоможе компанії економити час, знизити витрати або створити більш привабливий продукт.

кроки

Частина 1 з 2:

Визначте порядок створення бізнес-процесу

1. Окресліть бізнес-процес. Бізнес-процес - це щоденні дії співробітників, націлені на досягнення мети вашої організації. Процес втілює в собі кроки, який приведуть вас до певної мети. Бізнес-процес повинен охоплювати всі зміни або виключення з такого процесу. Щоб правильно підійди до аналізу, спочатку слід врахувати порядок створення бізнес-процесу.

Враховуйте обсяг завдання. Припустимо, ви хочете оновити процес відправки рахунків вашим клієнтам. Обсяг завдання - це кількість роботи, яку потрібно виконати. В даному прикладі припустимо, що обсяг становить один рахунок на одного клієнта. Скажімо, в середньому компанія відправляє 200 рахунків в місяць.
Визначте бажаний результат. Чого ви хочете досягти за допомогою даного процесу? У цьому прикладі ви прагнете своєчасно відправляти рахунок кожного клієнта після надання продукту. Ви відправляєте друковану копію рахунку при відвантаженні замовлення, а також відправляєте рахунок по електронній пошті кожного клієнта.
Усередині кожного процесу існує підпроцеси. Чим конкретніше процес, тим простіше його аналізувати і вдосконалити.
Інвентаризують бізнес-процес. Процес можна задокументувати як послідовність кроків, а також створити блок-схему. У великих організаціях процес часто охоплює різні відділи. Так, процес відправки рахунків може задіяти відділ виписки рахунків і бухгалтерію.
Визначте відділи або функції структурних одиниць організації в даному процесі, а також всі вкладення і результати. Наприклад, для складання зарплатної відомості потрібно знати вкладення виробничого відділу і відпрацьований час, ставки латки і суми утримань, які надає відділ кадрів.
Запишіть все виключення до процесу. Кожен вид ділової активності має свої винятки або варіації. Наприклад, деякі ваші клієнти отримують значні знижки. Вони замовили великий обсяг продукції. Відділ виписки рахунків повинен відобразити ці знижки в розрахунках вашої програми виставлення рахунків. Великі знижки слід вводити вручну, щоб сформувати точний рахунок.

2. Інвентаризують бізнес-процес і визначте тип створеного процесу. Поділ процесів за типом допоможе проводити аналіз і вносити поліпшення. Для двох процесів одного типу нерідко використовуються однакові методи вдосконалення. Процес може бути виробничим, допоміжним або управлінським.

Виробництво - це щодня виконуються завдання, які дозволяють надати клієнту товар чи послугу. Виставлення рахунків можна назвати виробничим процесом. Дуже важливо відправляти клієнтам точні рахунки, щоб негайно отримувати платежі.

Допоміжний процес, як видно з назви, покликаний допомагати виробництва. Відділ кадрів - наочний приклад допоміжного відділу. Кадровики допомагають керівнику відділу виписки рахунків тим, що проводять співбесіди і приймають на роботу нових співробітників. Відділ кадрів не працює з клієнтами безпосередньо, але допомагає виробничим відділам.

Кожній організації необхідно керівництво, яке зможе здійснювати загальне управління підприємством. Процес планування та виконання бюджету - управлінський процес. Кожній компанії необхідний формальний процес складання бюджету. Для цього керівництво повинно обговорити бюджет відділів з фінансовим директором компанії.

3. Аналізуйте бізнес-процеси на предмет неефективності. Будь-який бізнес-процес складається з вкладень і результатів. Праця, енергія, матеріали, засоби виробництва є вкладеннями. Вкладення - це актив, який дозволяє отримувати прибуток і доходи, тоді як результати - це матеріальний продукт або послуга. Вкладення потрапляють в процес і створюють результат. Проведіть аналіз, щоб виявити аспекти з низькою ефективністю.

Процес повинен ефективно використовувати вкладення, щоб давати результат. Наприклад, вам належить мережа автомайстерень. Ваші вкладення - це праця, обладнання та запасні частини, а результат - відремонтовані транспортні засоби клієнтів.

Довгий ремонт або великий обсяг майбутньої роботи свідчать про те, що з вашим процесом не все гладко. Однією з проблем може виявитися нереалістичний план виконання робіт.

Якщо вартість запчастин перевищує передбачену в бюджеті суму, то це ще одна ознака неефективності. Проблема може бути в роботі відділу закупівель або постачальників.

Залежно від характеру виявленої проблеми потрібно вирішити, які процеси потребують удосконалення. Якщо потрібно встановити пріоритети при наявності декількох процесів, вибирайте процес, який має найбільший вплив на вашу діяльність. Наприклад, спочатку потрібно скоротити тривалість очікування, інакше ви ризикуєте втратити клієнтів. Удосконалення цього процесу має стати вашою першочерговим завданням.

Частина 2 з 2:

Проведіть аналіз бізнес-процесу

1. Обговоріть процес з провідним персоналом. Визначте процес, який потребує поліпшення, а потім обговоріть його з людьми, які відповідальні за реалізацію такого процесу. Опитайте всіх ключових учасників, щоб дізнатися їх пропозиції щодо можливих поліпшень цього процесу.

Запитайте, які дії виконують працівники і навіщо вони це роблять.
Визначте вкладення, необхідні для виконання кожного завдання, а також джерела таких вкладень. Якщо ви робите джинсовий одяг, то потрібно дізнатися, хто поставляє вам матеріал і як часто ваш постачальник виробляє відвантаження.
Визначте результати кожного завдання і одержувача результату. Якщо ви володієте ремонтної автомайстерні, то ваші механіки повинні документувати виконувану роботу і направляти цю інформацію до відділу виписки рахунків. Далі цей відділ виставляє рахунок клієнту.
Вислухайте пропозиції співробітників про те, як усунути виявлені недоліки пов`язаних з поточною діяльністю.

2. Створіть блок-схему кожного бізнес-процесу. Схема допоможе наочно уявити кожен процес. Створіть блок-схему на основі протоколу обговорення процесу. Блок-схема повинна включати всі дії, які необхідно виконувати в рамках бізнес-процесу.

Важливо уточнити, що схема бізнес-процесу повинна містити тільки певні дії, яким зобов`язані слідувати співробітники.

Блок-схему можна скласти вручну або за допомогою спеціального програмного забезпечення. Використовуйте текстові редактори і програми обробки електронних таблиць, які дозволять створити необхідну схему. Також є спеціалізоване програмне забезпечення.

Блок-схема дозволяє наочно побачити весь процес. Такий наочний інструмент спрощує процес пошуку і усунення неефективних аспектів.

Внесіть зміни в процес, вивчіть результати і встановіть, чи вдалося отримати бажані поліпшення. В іншому випадку повторіть аналіз процесу і точніше встановіть аспекти, які потребують удосконалення. Аналіз процесів повинен відбуватися безперервно.

3. Обміркуйте ідеї щодо вдосконалення процесу. Часто процеси вимагають участі декількох відділів компанії. Групові обговорення дозволять виявити недоліки, які впливають на роботу декількох задіяних відділів, а також підтвердити відомості, надані в особистих бесідах з окремими учасниками процесу.

Узагальнити отриману інформацію і розповсюдьте серед всіх учасників процесу, включаючи тих, хто не брав участі в обговоренні. Цікавтеся думкою кожного учасника. Відгуки допоможуть провести всебічний аналіз.

Отримана інформація допоможе вам скласти чітке уявлення про те, як працює цей процес і які недоліки присутні.

Обговорення з співробітниками стануть основою майбутніх удосконалень. Дані зміни можуть знизити витрати, скоротити тривалість циклу, спростити процес або підвищити якість обслуговування клієнтів.