Як розробити бізнес процес: 8 кроків

Незалежно від того, починаєте ви нову справу або працюєте над підвищенням поточної продуктивності, наявність хорошого бізнес-процесу є важливим кроком до досягнення цілей. Створення бізнес-процесу дозволить підвищити ефективність, якість, а також облік і контроль роботи.

кроки

Частина 1 з 2:

Визначте свої потреби

1. Проаналізуйте проблеми, які протистоять поточної продуктивності і успіху. Перерахуйте пункти, які, на вашу думку, потребують доопрацювання, і опишіть пов`язані з цим труднощі. Це допоможе вам визначити джерело проблем в бізнесі.

Подумайте, чи можна виконувати якісь завдання ефективніше, дешевше або якісніше.
Пошукайте ключові показники ефективності, щоб визначити, що функціонує добре з точки зору продуктивності, а що потребує поліпшення.
Запитайте себе, чому це є проблемою. Якщо це результат іншої проблеми, продовжуйте відстежувати її до головного джерела.

2. Почніть з кінця. Визначте цілі, яких ви хотіли б досягти за допомогою бізнес-процесу. Зосередьтеся на підвищенні якості, ефективності або вартості свого продукту або послуги. Це повинно бути більш загальне бачення ваших сподівань на майбутнє своєї компанії.

Подумайте про майбутнє своєї компанії і про те, де ви хотіли б опинитися через рік і через п`ять років.

Мета повинна відповідати баченню і місії компанії.

Мета повинна бути реалістичною і досяжною.

Не встановлюйте занадто багато цілей.

3. Ставте конкретні завдання на основі поставлених цілей. Вони повинні бути більш конкретними, обмеженими за часом і вимірними, ніж самі цілі.

Встановіть вимірні тимчасові рамки для виконання завдань.

Переконайтеся, що ваші очікування розумні.

Переконайтеся, що у вас є співробітники, здатні і готові виконувати завдання в встановлювані вами терміни.

4. Складіть список дій, необхідних для виконання завдань. В даному пункті корисно враховувати причини і наслідки кожного дії, а також те, як всі дії пов`язані один з одним і як вони наближають вас до бажаної мети. Визначте початкову точку процесу і подумайте, які дії на даному етапі допоможуть вам прийти до мети.

Щоб виконати завдання, стежте, щоб всі дії були взаємозалежними і взаємопов`язаними.

Дії можуть бути як послідовними, так і паралельними, тобто або без завершення одного дії іншого неможливо, або два дії можуть відбуватися одночасно в рамках одного процесу.

Частина 2 з 2:

Складіть план процесу

1. Максімалізірующіе ефективність бізнес-процесу. Перегляньте список дій, щоб визначити, які кроки є недоцільними. Викресліть всі зайві пункти зі списку, якщо вони не належать до конкретного завдання.

Важливо оптимізувати процес і виключити непотрібні кроки, з тим щоб не виснажувати і не заплутувати працівників.
Якщо викреслене дію важливо для бізнесу в цілому, подумайте, в досягненні якої мети воно принесе більше користі, і прибережіть його як частину окремого бізнес-процесу.

2. Визначте порядок необхідних дій. Буде корисно створити блок-схему всього процесу, перерахувавши кожну дію по порядку і зв`язавши його з наступною частиною.

Почніть з головного дії, що веде до мети. Обведіть його кружком.

Проведіть лінію до блоку і всередині нього напишіть перший крок, необхідний для того, щоб просунутися від головного дії до мети.

Коли досягнете моменту, що вимагає рішення, навколо поставленого питання намалюйте блок у формі діаманта. З цього блоку повинні випливати дві лінії, що ведуть до дії, зумовленого цим рішенням.

Послідовно з`єднайте кожну дію. Деякі з них можуть працювати одночасно в різних підрозділах бізнесу.

Завершіть всі дією, яке призведе до мети, і обведіть в коло цей підсумок.

3. Оптимізуйте бізнес-процес. Уважно вивчіть завершену блок-схему, щоб зрозуміти, чи можна ще виключити будь-які дії для підвищення ефективності і якості або зниження витрат. Чи можна поміняти порядок дій або поліпшити окремі процеси, щоб виконати завдання більш оптимально?

Подумайте, чи можна автоматизувати будь-яку частину процесу.

Зробіть крок назад і отримаєте думку з боку, показавши схему керівної групи.

Подивіться на процес з точки зору клієнта і подумайте, як ви могли б поліпшити його досвід і підвищити загальний рівень задоволеності.

4. Призначте керівників для контролю за кожним етапом процесу. Це забезпечить прозору підзвітність на кожному етапі.

Поділіться блок-схемою з співробітниками, щоб чітко донести до них очікування щодо виконання завдання.

Роздайте керівникам обов`язки, залучаючи їх у процес створення бізнес-процесу.

Надайте керівникам час і підтримку для досягнення поставлених перед ними завдань.

РАДА СПЕЦІАЛІСТА

Carmela Resuma, MPP

Виконавчий директор некомерційної організацііКармела Ресума - виконавчий директор FLYTE, некомерційної організації, розташованої в Джорджтауні, Техас, яка відкриває перед студентами з віддалених регіонів нові можливості за допомогою подорожей. Має магістерський ступінь з суспільно-політичному аналізу, отриману в Нью-Йоркському університеті. Її пристрасть - надихати молодь, змінювати суспільство і подорожувати.

Carmela Resuma, MPP
Виконавчий директор некомерційної організації

Спробуйте використовувати цифрову платформу для управління робочим процесом. Можна скористатися програмами Asana і Zenda або просто нотатками і календарем Google. Сервіс Calendly допоможе вам вирішити процесів, пов`язаних з двостороннім обміном інформацією, а також надасть карту часових поясів, якщо ви ведете бізнес на міжнародному рівні.