Як оцінити удосконалення робочих процесів

Щоб бізнес залишався конкурентоспроможним, його робочі процеси (як виробничі, так і фінансові) необхідно постійно вдосконалювати. З цієї причини існує потреба в оцінці результатів таких нововведень. Як то кажуть, "не можна поліпшити те, що не можна виміряти". Щоб вирішити поставлену задачу, бізнес повинен розробити метричні показники для вимірних складових бізнес-процесів і організувати збір аналітичних даних до і після нововведень. Подальший аналіз показників дозволить зробити висновок про те, наскільки ефективними були зміни в процесах. Але починати необхідно з вибору найважливіших показників для ваших бізнес-процесів.

кроки

Частина 1 з 3:

Організація системи оцінки робочих процесів

1. Визначте, що саме потребує вимірі. Іншими словами, що має дати вам чергове нововведення. Ви хочете зробити робочий процес більш надійним, швидким, ефективним або поліпшити його якимось іншим чином? Відповідь на це питання внесе певну ясність в ваш задум. Переконайтеся в тому, що на виході робочого процесу є певний результат, який можна виміряти тим чи іншим чином.

Наприклад, якщо компанія хоче прискорити доставку, вона буде вимірювати час доставки. Компанія, яка виробляє оцифровку даних, може вимірювати кількість помилок в пакетах оцифрованих даних або в загальному обсязі робіт.

2. Використовуйте уніфікований набір термінів для свого проекту. Вам необхідно використовувати загальновідомі терміни, щоб все правильно їх розуміли і послідовно ними користувалися. Це підвищить достовірність інформації, яка передається між працівниками різних агрегатів або підрозділів. Щоб не відбувалося непорозуміння, дайте чітке визначення всіма показниками, які необхідно вимірювати.

Припустимо, що ваша компанія вимірює час в днях. Різні підрозділи компанії можуть зрозуміти термін "день" по-різному. Наприклад, він може ставитися тільки до робочих днях календаря, до будь-яких повним діб або тільки до восьмигодинному робочому дню. Такі різночитання можуть все заплутати.

3. Визначте спосіб збору даних. Дані необхідно збирати одноманітно у всіх підрозділах компанії. Наприклад, якщо один відділ використовує випадкову вибірку даних, точно так же повинні робити і інші підрозділи. В іншому випадку дані будуть несумісними. Також необхідно затвердити одиниці виміру. Вони обов`язково повинні бути однаковими, в якому б підрозділі ні проводилася оцінка результатів.

Наприклад, швидкість доставки може вимірюватися хвилинами або годинами, а потреба конвертувати для розрахунків одні одиниці вимірювання в інші не можна вважати ефективним підходом.

4. Організаціями зі стандартизації точність вироблених обчислень. Це означає, що один відділ не повинен округляти час до повного години, а інший при цьому відображати його з сотими частками. В іншому випадку різний рівень деталізації даних зробить некоректними загальні результати. Пам`ятайте про те, що менші одиниці виміру дозволять дати більш точну оцінку результатів.

Наприклад, всі підрозділи повинні узгодити єдині правила округлення десяткових дробів.

Частина 2 з 3:

Підбір правильних метричних показників для оцінки проекту

1. Виберіть основний метричний показник виробництва. Основний показник повинен відображати результат або мету впроваджуються змін в бізнес-процеси. Наприклад, на автозаводі це може бути кількість випущених машин на годину. Ще до нововведень необхідно визначити базове значення обраного показника, а після впровадження проекту його знову потрібно виміряти. І вже потім можна буде дати оцінку позитивних змін (якщо вони будуть).

2. На додаток до основного метрическому показником виберіть супутні показники діяльності. Оцінка супутніх показників дозволить зрозуміти, як зміни в робочих процесах допомагають компанії досягти одну з основних цілей її діяльності. Наприклад, якщо основним метричних показником виробництва було обрано швидкість випуску продукції, він може бути безпосередньо пов`язаний зі збільшенням прибутку компанії або скороченням постійних витрат. Між основним і супутніми метричними показниками обов`язково повинні бути присутніми причинно-наслідкові зв`язки. Саме вони дозволяють довести, чому бізнесу важливо займатися поліпшенням основних показників виробництва.

3. Врахуйте ймовірність непередбачених результатів. Нововведення можуть принести з собою не тільки користь, але і побічний шкоду. Якщо основний метричний показник повинен вимірювати те, що слід поліпшити, то додатково до нього необхідно використовувати ряд непрямих показників, які повинні вимірювати те, чого не слід змінюватися. Аналітику непрямих показників потрібно збирати до, під час і після впровадження відповідного проекту. З усього набору побічно пов`язаних з проектом показників необхідно вибрати лише кілька найважливіших, які враховують якість продукції, що випускається.

Наприклад, у компанії, яка прагне прискорити доставку продукції до покупця, не повинен рости показник бою продукції через неакуратне поводження з нею. В такому випадку додатковим непрямим показником буде пропорційне відношення пошкодженої продукції до її загального обсягу реалізації.

4. Прийміть фінансові показники. Економія коштів може і не бути основним завданням компанії. Темніше менш, підприємство повинно відслідковувати фінансові результати від впровадження змін в робочі процеси. Але не слід плутати їх з розрахунком вартості самого проекту змін. В даному випадку фінансові показники повинні бути засобом оцінки прибутковості цього проекту. Багато компаній продовжують відстежувати фінансову метрику ще цілий рік після впровадження змін.

Наприклад, можна очікувати, що скорочення часу виробництва одиниці продукції має підвищити виручку підприємства. Компанії слід пильно відстежувати обсяг виручки та інші фінансові показники, такі як прибуток, починаючи з того моменту, коли тільки з`явилася ідея нововведень і після її впровадження, щоб оцінити, як зміни, що відбулися в бізнес-процесах вплинули на показники.

Частина 3 з 3:

Збір аналітичних даних

1. Виміряйте час. Оцінка тривалості бізнес-процесів дозволяє зрозуміти, скільки часу витрачається на окремі етапи виробництва продукції або надання послуги. Також може проводитися облік часу, який йде на створення доданої вартості продукту або яке потрібно, щоб дати відповідь на запит клієнта. Крім того, тут можуть застосовуватися такі розрахункові показники, як відсоток поставок, виконаних без порушень договірних термінів.

Скорочення тривалості бізнес-процесів - ефективна стратегія для вдосконалення бізнесу. Вона дозволяє збільшити виробництво і прискорити терміни доставки продукції або надання послуги споживачеві. Візьміть для прикладу виробництво меблів. За інших рівних умов споживачі віддадуть перевагу отримати новий диван швидше, а не пізніше. Скорочуючи час виробництва, ви збільшуєте шанси на повторні замовлення і розширення бізнесу.

2. Виміряйте витрати. Статистика витрат повинна відображати вартість виробничого процесу в цілому. Також в неї повинні входити операційні витрати різних рівнів виробничого процесу. Такий показник, як собівартість в розрахунку на одиницю продукції, дозволяє оцінити вартість виробництва одиниці продукту. А економія собівартості може виражатися зниженням цього показника на одиницю продукції. Економія трудовитрат буде виражатися зниженням робочих годин, необхідних на виробництво продукту або послуги.

Стратегія зниження витрат може виявитися особливо важливою для бізнесу при зниженні обсягів виручки. Наприклад, коли в кризу 2011 американський "Bank of America" зіткнувся з провалом кредитного ринку і доходів за цінними паперами, було прийнято рішення скоротити робочий персонал банку, щоб продовжити приносити доходи його акціонерам. Керівництво банку та залучені консультанти вирішили використовувати показники витрат, щоб виявити ті робочі місця, скорочення яких дозволить заощадити найбільше коштів без збитку для організації.

3. оцінюйте якість. Показники оцінки якості дозволяють виміряти рівень задоволеності клієнтів. Інформацію про задоволеність клієнтів можна зібрати за допомогою опитувань, реєстрації скарг та інших відгуків. Показники оцінки якості також допомагають з`ясувати, чи є в зміні бізнес-процесів будь-яка користь для клієнтів. Тут можна звернути увагу на частоту помилок і потреба в переробці робіт. Частка шлюбу дозволяє оцінити відсоток виробничих помилок. Частка якісних товарів або робіт дозволяє зрозуміти, наскільки часто у виробництві відсутні помилки.

Наприклад, сфера охорони здоров`я багато в чому покладається на показники якості надання медичних послуг. Зростання якості в даному випадку повинен визначатися входять статистичними даними. При цьому аналіз повинен зачіпати фінансові та клінічні дані, щоб виявити зміни в якості надання медичних послуг закладами охорони здоров`я. Аналіз може бути розбитий по етапах, щоб можна було виявити втрати або надлишкові дублюючі функції і створити такий процес, який дозволить найбільш ефективно надавати споживачам якісні медичні послуги. Зниження витрат не несе в собі цінності, якщо воно не супроводжується поліпшенням або збереженням поточного рівня якості послуг.

Ключ до підвищення якості - підвищення продуктивності без збільшення ефективності. Продуктивність відноситься до кількості ресурсів, необхідних для створення продукту або надання послуги. А ефективність відноситься до того, наскільки повно продукт або послуга виконує свої заявлені функції.

4. Виміряйте випуск продукції. Показники випуску продукції (надання послуг) відображають обсяг виробництва за певний період часу. Виробнича мета повинна відповідати рівню споживчого попиту. Також до складу аналізу виробничих показників може входити аналіз дефіциту або надлишку виробничих запасів. Ці відхилення повинні бути мінімальними. Нарешті, необхідно вимірювати незавершене виробництво. Це обсяг товарів або послуг, які все ще знаходяться на стадії виробництва.

Один із способів підвищення обсягів виробництва - стандартизація робіт. Наприклад, в автомобільній промисловості у автоконцернів є свої стандарти складання машин. Виробники можуть стандартизувати виробничі процеси з метою збільшити випуск продукції. В такому випадку метричні показники допоможуть зрозуміти, наскільки сильно вплинуть такі заходи у відповідь на обсяги виробництва. Якщо після стандартизації виробництво продукції в умовну одиницю часу виросте, то нововведення були успішними.

5. Оцінюйте складність виробничих процесів. В даному випадку можна розглядати кількість етапів виробничого процесу. Також слід врахувати уповільнення виробництва в результаті перезміни робітників або потреби в наглядовій контролі. В аналіз включається як загальне число етапів виробництва, так і число етапів, на яких відбувається створення доданої вартості продукту. Ці етапи роблять продукцію або послугу ціннішою. Також оцінюється кількість повернень, коли продукт виробництва повертають виробникові для виправлення недоліків.

Компанії прагнуть спростити виробничі процеси, організаційну структуру, самі продукти і власні інформаційні системи, щоб стимулювати зростання, знизити витрати і збільшити прибуток. Оцінка складності виробничих процесів допомагає менеджерам з`ясувати, як можна повністю задовольнити клієнтів своїми товарами або послугами при мінімальних витратах. Вона дає можливість виявити приховані витрати в надмірно складних виробничих процесах. Також вона дозволяє зрозуміти, які види продукції, що випускається є найприбутковішими, що саме цінують ваші споживачі і де криються вузькі місця вашого виробництва в частині його ефективності.