Як архівувати документи: 6 кроків (з ілюстраціями)

Архівування - це один із способів зберігання інформації в електронному вигляді. Багато організацій кожен день конвертують текст на папері в цифровий формат, щоб збільшити термін служби документів. Це, в поєднанні з величезним обсягом даних, що генеруються комп`ютером сьогодні, означає, що важливість архівування документів буде тільки зростати. Якщо ви знаєте, як архівувати документи, ви можете звільнити простір, щоб ваш комп`ютер обробляв поточні документи більш продуктивно.

кроки

1. Архівація документів в zip-файл. Дуже зручний спосіб для важливих, але рідко використовуваних файлів, так як zip-файли зменшують простір, займане документами на жорсткому диску.

Просто виділіть файли, які ви хочете перетворити в формат zip.
Клацніть правою кнопкою миші і виберіть «Надіслати».
Ви відправляєте файли в" Стислу ZIP-папку".
Перевірте, що всі файли дійсно знаходяться там, двічі клацнувши на zip-папку. Якщо це так, ви можете видалити вихідні файли.

Зображення з назвою Archive Documents Step 2

2. Запишіть документи на окремий носій. Популярний варіант для цифрового архівування - зовнішні накопичувачі на магнітній стрічці, зовнішні жорсткі диски або флеш-накопичувачі.

Зображення з назвою Archive Documents Step 3

3. Зробіть резервну копію документів на CD або DVD, якщо у вас пишучий CD або DVD-рекордер. Резервні копії є ще одним способом архівування, хоча, ви напевно знаєте цей спосіб під іншим ім`ям - запис диска. Наприклад, Windows використовує формати «файлова система Live» і «Mastered» (краще для сумісності з іншими пристроями) для копіювання файлів на CD або DVD.

Вставте записуваний CD або DVD в дисковод або DVD-рекордер вашого комп`ютера для файлової системи Live.

Коли з`явиться діалогове вікно, натисніть "Записати файли на диск з даними".

Введіть ім`я диска, а потім натисніть «Далі».

Дочекайтеся, поки відобразиться папка пустого диска. Це означає, що диск відформатований і готовий до копіювання файлів.

Відкрийте папку з документами, які ви хочете архівувати і перетягнути файли в порожню папку диска.

Для формату Mastered, вставте записується CD або DVD в дисковод або DVD-рекордер вашого комп`ютера.

Коли з`явиться діалогове вікно, натисніть «Записати файли на диск з даними».

Введіть ім`я диска і натисніть «Показати параметри форматування».

Виберіть «Mastered» і натисніть «Далі».

Відкрийте папку з документами, які ви хочете архівувати і перетягніть файли в порожню папку диска.

Зображення з назвою Archive Documents Step 4

4. Надішліть документи на зовнішнє зберігання.

У доповненні до функціонування в якості місця для архівних файлів, безпечне віддалене зберігання захищає інформацію від нещасного випадку, таких як пожежа і збій жорсткого диска.

З такою кількістю компаній, що пропонують цю послугу, ви повинні зв`язатися з фірмою безпосередньо, для уточнення того, як вони працюють, і які гарантії включені в віддалене архівування документів.

Зображення з назвою Archive Documents Step 5

5. Скористайтеся програмним забезпеченням для цифрового архівування.

Один з найвідоміших методів збереження зовнішнього вигляду документа є створення PDF-файлу. Пропонований Adobe, відомий як програма Adobe Acrobat, дозволяє легко конвертувати документи у формат PDF з різних програм. Також існує кілька безкоштовних програм, які можуть створювати ці файли.

Майбутні версії програмного забезпечення Adobe будуть сумісні з документами більш ранніх версій.

Крім того, програму для читання PDF-документів можна безкоштовно завантажити з веб-сайту Adobe.

Зображення з назвою Archive Documents Step 6

6. Залишайтеся в курсі останніх технологій в сфері архівування документів. Так як то, що актуально сьогодні, може бути застарілим завтра. Тому можливі проблеми, при перенесенні архівних файлів на нову систему.

Поради

Каталог архівує файли так, щоб ви або інші люди змогли швидко знайти необхідні документи. Найпростіший спосіб - це включити в ім`я файлу або папки, назву і дату. Наприклад, якщо ви архівуєте ділові звіти, то можна назвати папку «Бізнес файли 1-го кварталу 1997 року". У більших системах для класифікації архівів використовуються метадані.
Ще одна причина для архівації файлів - юридичні вимоги, які зобов`язують зберігати інформацію.

попередження

Існуюча небезпеку - ризик пошкодження файлу. Переконайтеся, що ви використовуєте добре перевірену систему для резервного копіювання вашої інформації.
Мультимедійні дані часто зв`язуються з певними апаратними засобами або програмним забезпеченням, в результаті чого вони можуть бути недоступними за межами конкретних систем.
Якщо система не має місце для архівування документів, то це може привести до ненавмисного втрати файлів, особливо якщо вони були помилково видалені.

Що вам знадобиться

Окрема система зберігання, якщо ви хочете заархівувати документи на інший носій.