Як зберігати документи (з ілюстраціями)

Зберігання, або архівізація, інформації - найважливіша частина в управлінні підприємством або організації офісу. Будь-якому установі, як і людині, може бути корисно розробити стабільну кодифіковану систему зберігання інформації на комп`ютері або в шафі для документів. Використовуючи структуровані методи зберігання, ви заощадите свій час і місце на робочому столі.

кроки

Метод 1 з 2:

Зберігання паперових документів

1. Купіть стіл для зберігання документів і файли. Вам знадобиться місце для зберігання, де помістяться всі необхідні документи. Якщо ви не можете собі дозволити новітній сучасний стіл для документів, відвідайте магазини економ-класу або скористайтеся меблями колишнього вживання.

2. Систематизуйте свою систему зберігання. Вам знадобиться створити стандартизовану процедуру розміщення та зберігання документів, якій будуть слідувати всі користувачі. Надрукуйте інструкції і повісьте їх на видному місці, щоб кожен міг знайти необхідний документ.

3. Ставте дату на всіх документах, які ви зберігаєте. Як тільки з`являється новий документ, потрібно ставити дату вручну або штампом в одному і тому ж місці. Витратьте час на те, щоб написати дати на більш ранніх документах, щоб привести все в порядок.

4. Купіть багато папок. Розділіть своє документи на проекти або підкатегорії проектів. Згодом, можливо, вам знадобиться трохи розбивати проекти з великим обсягом інформації.

5. Зберігайте поточні та виконані проекти в різних відсіках. Якщо у вашому столі для зберігання документів є кілька рівнів, верхній ви можете використовувати для поточних проектів, а нижній - для виконаних.

6. Використовуйте колір для класифікації файлів. Папки продаються в різних кольорах. Для кожного проекту, над яким ви працюєте, купуйте папку іншого кольору. Наприклад, всі фінансові документи можуть бути у синій папці, а всі документи по дизайну можуть бути в рожевій папці.

7. Ставте на папках ярлики. Більшість офісних папок мають пластикові ярлики та місця для написів. Використовуйте їх, щоб відразу знайти те, що вам потрібно, коли відкриєте стіл для документів.

8. Розміщуйте нові документи зверху. Тримайте їх у хронологічному порядку так, щоб старі були ззаду. Це заощадить вам час, коли потрібно буде знайти документ.

9. Спробуйте складати документи по днях тижня. Якщо у вас багато документів на папері, купите як мінімум сім папок, які ви зможете використовувати по днях тижня. Кладіть документи, які вам потрібні на протязі тижня, щоб виділити те, що вам необхідно для кожного дня.

Документи, які ви сьогодні не обробили, кладіть в завтрашню папку, якщо потрібно.

10. Не використовуйте свій робочий стіл в якості місця зберігання документів. Так як у вас є папки з поточними проектами, вам слід класти в них важливі документи. Ви втратите менше паперів, якщо вони будуть в потрібному місці.

11. Викидайте непотрібні документи. Одна зі складових гарної системи зберігання документів - це викидання або подрібнення непотрібних документів. Так ви зменшите обсяг інформації, що зберігається документації, і вам буде легше знайти інші папери.

12. Якщо у вашому офісі вже використовуються коди, розробіть цифрову або кодовану систему зберігання документів. Це може бути відмінним способом використовувати спеціальну інформацію для більш точного зберігання документів.

13. Подумайте про те, щоб перейти на електронну систему зберігання, якщо у вас мало документів в паперовому вигляді, але багато в електронному. Деякі документи, наприклад, чеки, з часом тьмяніють, так що їх краще зберігати в електронному вигляді.

Перейдіть до наступного методу, щоб дізнатися, як перейти на електронну систему зберігання даних.

14. Зберігайте всі типи документів разом. Замість того щоб відводити окремі секції на диски, флеш-накопичувачі, папки і листівки, зберігайте всі типи документів разом, якщо вони відносяться до одного проекту або предмету.

Метод 2 з 2:

Зберігання електронних документів

1. Перед тим як створювати основну базу своїх документів, створіть резервну. Сама важливе в зберіганні електронних документів - зберегти всі файли, якщо поламається жорсткий диск, вкрадуть комп`ютер або загубиться пароль. Купіть переносний дисковий накопичувач або хмарну систему зберігання.

Найкраще створити дві резервні бази зберігання документів. Якщо ви не використовуєте документи на паперах, вам краще мати як локальну, так і дистанційну резервну базу на випадок, якщо що-небудь трапиться з вашим офісом або комп`ютером.

2. Кожен день оновлюйте резервну систему зберігання даних за все комп`ютера і / або веб. Тим, хто за день завантажує багато інформації, потрібно кожну годину вносити дані в резервну систему.

3. Купіть сканер, який зможете під`єднати до свого комп`ютера. Сканувати кожен новий важливий документ, створюйте електронний варіант і розміщуйте його в електронну базу. Якщо вам необхідно зберігати велику кількість документів в електронній формі, купите сканер з автоподатчиком документом і програмою для збереження документів, щоб заощадити свій час.

4. Зберігайте свій пароль від електронної бази даних в надійному місці. Пам`ятайте, що безпечніше записати його на листочку паперу і покласти його собі в гаманець або на стіл, ніж зберігати його в документі на комп`ютері. Більше шансів, що хакер увійде в ваш комп`ютер, ніж в офіс.

5. Вирішіть, чи хочете ви використовувати програмне забезпечення чи ні. Якщо ви бажаєте керувати всіма своїми файлами безпосередньо, вам варто просто створити і впорядкувати папки та підпапки на жорсткому диску комп`ютера. Якщо ви хочете користуватися заздалегідь створеної системою управління документами, купите програму для сканування та організації документів з оптичним розпізнаванням символів.

Функція оптичного розпізнавання символів є можливість знайти створені документи. Комп`ютер може прочитати документи, коли ви вводите пошукові терміни в програму.

Системи з оптичним розпізнаванням символів дозволять вам шукати документи, використовуючи слова, які можуть в них бути, наприклад, назва магазину або підзаголовка.

6. Створіть стандартну систему найменування документів. Кожен документ називайте однаковим чином, включаючи предмет, дату та іншу важливу інформацію. Наприклад, на чеку має бути зазначена назва магазину, дата і куплений продукт.

7. Упорядкуйте свої папки і підпапки. Якщо для зберігання даних ви використовуєте папки замість системи управління документами, вам знадобиться розділити їх за датами, предметів або проектам. Створіть новий підклас папок, щоб упорядкувати ті, в яких занадто багато документів.

8. Чи не піддайтеся спокусі зберігати файли на робочому столі. Як тільки ви завантажте документи, назвіть їх відповідно до правил найменування і негайно помістіть їх в потрібне місце, щоб було легше їх знайти.

9. Вивчайте і використовуйте програми, які підходять для вашої операційної системи. На комп`ютерах Apple часто використовувані файли відзначаються різними кольорами. Як в Apple, так і в Windows часто зберігаються резервні копії і історія пошуку.