Як згрупувати дані та створити їх структуру в excel

З даної статті ви дізнаєтеся, як згрупувати дані в Excel, щоб приховати їх. Це корисно, якщо є велика таблиця з безліччю даних. Дані можна групувати і структурувати в Windows і Mac OS X.

кроки

Частина 1 з 2:

Як автоматично створити структуру

1. Відкрийте таблицю Excel. Для цього двічі клацніть по Excel-файлу.

2. Перейдіть на вкладку дані. Вона знаходиться в лівій частині стрічки інструментів, яка в свою чергу розташована у верхній частині вікна Excel. Відкриється панель інструментів «Дані».

3. Клацніть по спрямованої вниз стрілкою поруч з опцією групувати. Ви знайдете цю опцію праворуч на панелі «Дані». Відкриється меню, що випадає.

4. натисніть створення структури. Ця опція знаходиться в випадаючому меню «Групувати».Файл: Group and Outline Excel Data Step 4 Version 2.jpg

Якщо з`явилося повідомлення «Неможливо створити структуру документа», формула, якій підпорядковуються дані, не сумісна з функцією структурування. В цьому випадку створіть структуру вручну (читайте наступний розділ).

5. сховайте дані. Натисніть кнопку «[-]» у верхній або лівій частині таблиці Excel, щоб приховати згруповані дані. У більшості випадків це дія призведе до відображення тільки останнього рядка з даними.

6. Видаліть структуру (якщо потрібно). Натисніть «Розгрупувати» (праворуч від опції «Групувати»), а потім у випадаючому меню натисніть «Видалити структуру». Так ви відобразіть дані, які були згруповані і приховані.

Частина 2 з 2:

Як створити структуру вручну

1. виділіть дані. Клацніть і утримуйте верхню ліву клітинку потрібних даних, а потім перетягніть курсор в нижню праву комірку потрібних даних.

2. Перейдіть на вкладку дані. Вона знаходиться в лівій частині стрічки інструментів, яка в свою чергу розташована у верхній частині вікна Excel.

3. клацніть по групувати. Ви знайдете цю опцію праворуч на панелі «Дані».

4. натисніть групувати. Ця опція знаходиться в випадаючому меню «Групувати».

5. Виберіть спосіб групування. Натисніть «Рядки», щоб згрупувати дані по вертикалі, або натисніть «« Стовпці », щоб згрупувати дані по горизонталі.

6. клацніть по OK. Ця кнопка знаходиться в нижній частині спливаючого вікна.

7. сховайте дані. Натисніть кнопку «[-]» у верхній або лівій частині таблиці Excel, щоб приховати згруповані дані. У більшості випадків це дія призведе до відображення тільки останнього рядка з даними.

8. Видаліть структуру (якщо потрібно). Натисніть «Розгрупувати» (праворуч від опції «Групувати»), а потім у випадаючому меню натисніть «Видалити структуру». Так ви відобразіть дані, які були згруповані і приховані.

Поради

Не можна використовувати зазначену вище функцію, якщо таблиця відкрита для загального доступу.

попередження

Не використовуйте зазначену вище функцію, якщо потрібно захистити таблицю. У цьому випадку інші користувачі не зможуть відображати і приховувати рядки.