Як імпортувати дані з excel в access: 8 кроків

Access - це реляційна система управління базами даних, в яку можна імпортувати одну або кілька таблиць Excel і узгодити їх однорідні елементи. Більш того, за допомогою Access можна зібрати і проаналізувати велику кількість даних, так як один файл Access включає кілька таблиць Excel. Але для початку необхідно імпортувати дані з Excel в Access- це можна зробити, виконавши кілька основних дій.

кроки

Частина 1 з 3:

Підготовка до імпорту даних з Excel в Access

1. На комп`ютері запустіть Excel і Access. Необхідно купити і завантажити пакет Microsoft Office, який містить і Excel, і Access. Це можна зробити на офіційному сайті компанії Microsoft.

Встановивши пакет Microsoft Office, в Windows натисніть "Пуск" - "всі програми".
натисніть "Microsoft Office" і в меню, виберіть "Access" (або "Excel"). Швидше за все, у вас вже є таблиця Excel, яку ви завантажили або отримали по електронній пошті. За допомогою програми Excel ви зможете відкрити таку таблицю.

Зображення з назвою Import Excel Into Access Step 2

2. Перед імпортом даних в Access обробіть таблицю Excel. Це сильно полегшить завдання по перенесенню даних з Excel в Access. Суть в тому, що в різних таблицях певні дані повинні мати один формат.

Для початку переконайтеся, що перший рядок кожної імпортованої таблиці містить назви (заголовки) стовпців - назви повинні ясно характеризувати дані, занесені в стовпці. Наприклад, якщо стовпець містить прізвища людей, назвіть його "прізвища". Давайте точні назви, щоб полегшити процес узгодження заголовків стовпців в різних таблицях.

В Access ви можете узгодити однорідні елементи в двох і більше таблицях Excel. Наприклад, у вас є таблиця Excel з даними по заробітній платі, яка містить ПІБ (прізвище, ім`я, по батькові), адреси і суми заробітної плати. Припустимо, ви хочете порівняти цю таблицю з іншою таблицею, що включає дані про пожертвування на якийсь проект (ПІБ, адреса і суми пожертв). В Access ви можете узгодити заголовки стовпців в різних таблицях. У нашому прикладі узгодьте назви стовпців з прізвищами, щоб з`ясувати, які люди присутні в обох таблицях.

Перегляньте кожну таблицю Excel і переконайтеся, що дані внесені в одному формате- в іншому випадку обробіть таблицю так, щоб привести дані до одного формату. Такий підхід до формату даних відображає слово «реляційна» (від relation - залежність, зв`язок) в описі Access. Наприклад, якщо в зарплатної таблиці в стовпці "ПІБ" введені прізвища, імена та по батькові, а в таблиці про пожертвування в стовпці "ПІБ" - тільки прізвища і імена, то Access не вважає дані стовпці однорідними (тобто не зможе узгодити їх). Тому однаковими повинні бути як назви стовпців, так і формат даних, які містяться в цих стовпцях.

Зображення з назвою Import Excel Into Access Step 3

3. Розділіть дані в стовпцях таблиці Excel. Для того щоб зробити елементи таблиці Excel однорідними (для їх імпорту в Access), розділіть інформацію у шпальтах.

Наприклад, ви можете помістити прізвище в один стовпець, ім`я - в другій, а по батькові - в третій. Аналогічним чином зробите з відповідним стовпцем у другій таблиці. Тепер в Access ви зможете узгодити, наприклад, прізвища з однієї таблиці з прізвищами з іншої і знайти людей, які присутні в обох таблицях.

Для поділу даних в стовпці Excel виділіть необхідний стовпець. В панелі інструментів натисніть "дані". потім натисніть "Текст за стовпцями". Рекомендується вибрати опцію "З роздільниками". потім натисніть "далі".

Зображення з назвою Import Excel Into Access Step 4

4. Для поділу даних, розташованих в одному стовпці, дотримуйтеся порад Майстра текстів. Виконайте наступні дії:

Виберіть символ-роздільник між даними. Пам`ятайте, що інформація, занесена в клітинку, розділяється якимось символом. Як правило, таким символом-роздільником є пробіл, кома або крапка з комою. У переважній більшості випадків інформація поділяється прогалиною. Наприклад, в осередок занесена наступна інформація: Іванов Іван Іванович. Тут Прізвище відділена від імені прогалиною, а ім`я відокремлено від по батькові також пропуском. В цьому випадку у вікні Майстра текстів виберіть опцію "пропуск".

натисніть "далі". потім натисніть "Готово". Стовпець з осередком "Іванов Іван Іванович" розділиться на три стовпці. Тепер ви можете присвоїти ім`я кожному з трьох нових стовпців, тобто назвати їх як "Прізвище", "ім`я", "По батькові". Перед поділом інформації праворуч від розділяється стовпця вставте кілька порожніх стовпців, щоб Excel заніс в них розділені дані (а не в уже заповнені стовпці з іншими даними).

Частина 2 з 3:

Імпорт даних з Excel в Access

1. запустіть Access. Для цього натисніть "Пуск" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access". Для імпорту даних з Excel створіть нову базу даних Access.

Для створення бази даних у вікні програми Access натисніть "Нова база даних".
Якщо хочете, надайте створеній базі даних ім`я. потім натисніть "створити".

Зображення з назвою Import Excel Into Access Step 6

2. Імпорт таблицю Excel в Access. Тепер ви можете імпортувати дані з однієї або декількох таблиць Excel в Access.

На панелі інструментів (у вікні програми Access) натисніть "Зовнішні дані". У деяких версіях Access на панелі інструментів натисніть "файл" - "Зовнішні дані".

В розділі "ім`я файлу" натисніть "огляд", щоб знайти потрібну таблицю Excel.

Поставте прапорець у опції "Імпортувати вихідні дані в нову таблицю в поточній базі даних" (Ця опція активована за замовчуванням).

Знайшовши потрібну таблицю, клацніть по ній. потім натисніть "OK". Відкриється майстер імпорту даних з Excel в Access.

Частина 3 з 3:

Використання майстра імпорту даних

1. Виконайте вказівки майстра імпорту даних. Це необхідно зробити для завершення процесу імпорту таблиці Excel в Access.

Виберіть лист в таблиці Excel, дані якого ви хочете імпортувати в Access. Часом це дуже легко, тому що таблиця містить всього один лист. Але іноді одна таблиця Excel включає безліч листів, вкладки яких відображаються в нижній частині вікна програми Excel- в цьому випадку потрібно вказати певний лист. потім натисніть "далі".
З`явиться вікно з питанням, чи містить перший рядок таблиці заголовки стовпців. Тут маються на увазі назви, що характеризують дані в кожному стовпці (наприклад, прізвище, адреса, сума заробітної плати і так далі). Прекрасно, якщо до цього ви обробили таблицю Excel так, що перший рядок містить строго певні назви столбцов- в цьому випадку відзначте опцію, що перший рядок містить заголовки стовпців. потім натисніть "далі".
Якщо в першому рядку заголовків стовпців немає, у вікні відобразиться запитання про те, чи хочете випрісвоіть імена "полях" (В Access під "полями" розуміються заголовки стовпців). Якщо до цього ви не вводили назви стовпців, зробіть це зараз.

Зображення з назвою Import Excel Into Access Step 8

2. Завершіть імпорт даних. Вам залишилося виконати лише кілька дій. У вікні визначте первинний ключ (якщо хочете).

Ви можете, але не зобов`язані, робити це. Первинний ключ - це унікальний номер, який присвоюється кожному рядку з даннимі- це може стати в нагоді при сортуванні даних. потім натисніть "далі".

В останньому вікні відобразиться ім`я за замовчуванням. Ви можете перейменувати таблицю Excel (по завершенні імпорту вона відобразиться у вигляді таблиці Access на лівій стороні екрану).

натисніть "імпорт", а потім натисніть "Закрити". Таблиця відобразиться на лівій стороні екрану- це означає, що вона повністю імпортована в Access.

Якщо ви хочете узгодити кілька баз даних, виконайте вищеописані дії для імпорту однієї або декількох додаткових таблиць Excel. Тепер ви можете приступити до узгодження даних в Access.

попередження

Майте на увазі, що якщо версія Excel, в якій була створена таблиця, відрізняється від версії Access, ви можете зіткнутися з проблемами при імпорті даних.
Повторимо ще раз: перед імпортом даних обробіть таблицю Excel. Тобто зверніть увагу на формат даних, з якими ви збираєтеся працювати.
Зробіть копію вихідної таблиці, щоб в крайньому випадку ви змогли імпортувати дані ще раз.
В Access можна імпортувати не більше 255 стовпців.