Як створити базу даних з електронної таблиці excel

У цій статті ми розповімо вам, як створити базу даних, використовуючи дані з таблиці Excel. Для цього дані можна імпортувати безпосередньо в програму для управління базами даних Microsoft Access або експортувати їх в формат, підтримуваний іншими програмами для управління базами даних. Microsoft Access входить в програмний пакет Microsoft Office і підтримує тільки Windows.

кроки

Метод 1 з 2:

Microsoft Access

1. Запустіть Microsoft Access. Натисніть на значок у вигляді білої літери «А» на червоному тлі. Відкриється сторінка шаблонів.

Access працює з Excel, входить в програмний пакет Microsoft Office Professional і підтримує тільки Windows.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 2

2. клацніть по Порожня база даних. Ви знайдете цю опцію в верхньому лівому кутку.

Якщо ви хочете використовувати певний шаблон для бази даних, виберіть його.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 3

3. клацніть по створити. Ця опція знаходиться в нижньому правому куті. Відкриється порожня база даних.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 4

4. Перейдіть на вкладку Зовнішні дані. Вона знаходиться у верхній частині вікна.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 5

5. клацніть по Нове джерело даних. Ви знайдете цю опцію зліва на панелі інструментів «Зовнішні дані». відкриється меню.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 6

6. Оберіть файл. Це опція в меню. З`явиться спливаюче меню.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 7

7. клацніть по Excel. Це опція у спливаючому меню. Відкриється нове вікно.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 8

8. клацніть по огляд. Ви знайдете цю опцію в правому верхньому куті.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 9

я. Знайдіть потрібний файл Excel. Для цього перейдіть в папку з потрібним файлом, а потім клацніть по ньому.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 10

10. натисніть відкрити. Це кнопка в нижньому правому куті.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 11

11. Виберіть, як передати дані. Для цього встановіть прапорець у одній з наступних опцій:

Імпортувати дані джерела в нову таблицю в поточній базі даних - виберіть цю опцію, якщо нова база даних створена без таблиць або якщо нову таблицю потрібно вставити в готову базу даних. Дані нової таблиці можна редагувати в Access.

Додати копію записів в кінець таблиці - виберіть цю опцію, якщо користуєтеся існуючою базою даних і в одну з її таблиць потрібно додати дані. Розширивши існуючу таблицю, її дані можна редагувати в Excel.

Створити пов`язану таблицю для зв`язку з джерелом даних - виберіть цю опцію, якщо в базі даних потрібно створити гіперпосилання, за допомогою якої цю базу можна відкрити в Excel. Майте на увазі, що в цьому випадку відредагувати дані бази в Access не вийде.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 12

12. клацніть по ОК. Ця кнопка знаходиться внизу вікна.

13. Виберіть лист. У верхній частині вікна клацніть по імені листа, який слід імпортувати з обраного файлу Excel.

За замовчуванням порожня таблиця Excel містить три аркуші - «Лист 1», «Лист 2», «Лист 3». За один раз можна перенести дані тільки з одного аркуша. Якщо дані є відразу на трьох аркушах, передайте дані з одного аркуша, перейдіть на вкладку «Зовнішні дані», а потім повторіть описаний процес з рештою листами.

В Excel листи можна видаляти, додавати і перейменовувати - такі зміни відобразяться в базі даних Access.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 14

14. клацніть по далі. Це кнопка в нижньому правому куті.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 15

15. Активуйте заголовки стовпців. Встановіть прапорець у «Перший рядок містить заголовки стовпців», якщо в таблиці Excel в першій верхній клітинці кожного стовпця є заголовок.

Якщо прибрати цей прапорець, заголовки стовпцями присвоїть Access.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 16

16. клацніть по далі.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 17

17. Змініть стовпці і поля, якщо необхідно. Щоб імпортувати всі поля таблиці без змін, пропустіть цей крок.

Щоб змінити поле, клацніть по заголовку потрібного стовпця і відредагуйте ім`я поля, тип даних і активуйте / деактивуйте індексацію.

Щоб не імпортувати поле, встановіть прапорець у «Не імпортувати поле (пропустити)».

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 18

18. натисніть далі.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 19

19. Додайте первинний ключ бази даних. Рекомендуємо залишити настройки за замовчуванням, щоб Access сам додав ключ.

Щоб додати свій ключ, встановіть прапорець у «Вибрати свій первинний ключ» і введіть ключ в текстом поле. Ми не рекомендуємо встановлювати прапорець у опції «Без первинного ключа».

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 20

20. клацніть по далі.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 21

21. Введіть ім`я листа. Зробіть це в поле «Імпортувати в таблицю».

Щоб залишити ім`я, призначене за замовчуванням, пропустіть цей крок.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 22

22. натисніть завершити. Це опція в нижньому правому куті.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 23

23. клацніть по Закрити. Це опція в нижньому правому куті. Вікно імпорту закриється, і буде створена база даних.

Спочатку можна встановити прапорець у «Зберегти кроки імпорту», щоб Access запам`ятав настройки цієї бази даних

Метод 2 з 2:

Стороння програма для роботи з базами даних

1. Відкрийте таблицю Excel. Двічі клацніть по файлу Excel, який хочете перетворити в базу даних.

Щоб створити нову таблицю, запустіть Excel, натисніть «Порожня книга» і введіть дані.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 25

2. клацніть по файл. Ця опція знаходиться в рядку меню у верхній частині вікна / екрану.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 26

3. натисніть Зберегти як. Це опція в меню «Файл».

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 27

4. Двічі клацніть по цей ПК. Ця опція знаходиться посередині сторінки.

Пропустіть цей крок на комп`ютері Mac.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 28

5. Виберіть формат файлу. Відкрийте меню Тип файлу (Windows) або Формат файлу (Mac), а потім:

Якщо для роботи з базою даних ви користуєтеся комп`ютерною програмою, клацніть по «.CSV »(дані значення, розділені комами).

Якщо для роботи з базою даних ви користуєтеся онлайн-сервісом, натисніть «.XML ».

Якщо у вашій таблиці Excel немає XML-даних, вибрати формат «.XML »не вийде.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 29

6. клацніть по зберегти. Це опція внизу вікна. Внесені зміни будуть збережені.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 30

7. Створіть нову базу даних в програмі для роботи з базами даних. Ваші дії будуть залежати від використовуваної програми (або онлайн-сервісу), але в більшості випадків потрібно запустити програму, натиснути «Створити» (або «Файл» > «Створити») і слідувати інструкціям на екрані.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 31

8. Знайдіть в програмі опцію імпорт. У більшості програм ця опція розташована в меню «Файл».

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 32

я. Виберіть файл Excel. Знайдіть і двічі клацніть по файлу, який експортували з Excel.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 33

10. Дотримуйтесь інструкцій програми для роботи з базами даних, щоб імпортувати дані.

Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 34

11. Збережіть базу даних. Для цього відкрийте меню «Зберегти», натиснувши Ctrl+S (Windows) або ⌘ Command+З (Mac).

Поради

Існує кілька безкоштовних онлайн-сервісів для роботи з базами даних, на які можна створити базу даних, але на більшості таких сервісів потрібно зареєструватися.
Якщо у вас немає хорошої програми для роботи з базами даних, ймовірно, вам знадобиться окрема програма, щоб відкривати файли баз даних в Windows або macOS.

попередження

Дані з таблиці Excel не завжди передаються в базу даних так, як ви розраховували.