Як створити базу даних з електронної таблиці excel

У цій статті ми розповімо вам, як створити базу даних, використовуючи дані з таблиці Excel. Для цього дані можна імпортувати безпосередньо в програму для управління базами даних Microsoft Access або експортувати їх в формат, підтримуваний іншими програмами для управління базами даних. Microsoft Access входить в програмний пакет Microsoft Office і підтримує тільки Windows.

кроки

Метод 1 з 2:
Microsoft Access
  1. Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 1
1. Запустіть Microsoft Access. Натисніть на значок у вигляді білої літери «А» на червоному тлі. Відкриється сторінка шаблонів.
  • Access працює з Excel, входить в програмний пакет Microsoft Office Professional і підтримує тільки Windows.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 2
    2. клацніть по Порожня база даних. Ви знайдете цю опцію в верхньому лівому кутку.
  • Якщо ви хочете використовувати певний шаблон для бази даних, виберіть його.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 3
    3. клацніть по створити. Ця опція знаходиться в нижньому правому куті. Відкриється порожня база даних.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 4
    4. Перейдіть на вкладку Зовнішні дані. Вона знаходиться у верхній частині вікна.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 5
    5. клацніть по Нове джерело даних. Ви знайдете цю опцію зліва на панелі інструментів «Зовнішні дані». відкриється меню.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 6
    6. Оберіть файл. Це опція в меню. З`явиться спливаюче меню.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 7
    7. клацніть по Excel. Це опція у спливаючому меню. Відкриється нове вікно.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 8
    8. клацніть по огляд. Ви знайдете цю опцію в правому верхньому куті.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 9
    я. Знайдіть потрібний файл Excel. Для цього перейдіть в папку з потрібним файлом, а потім клацніть по ньому.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 10
    10. натисніть відкрити. Це кнопка в нижньому правому куті.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 11
    11. Виберіть, як передати дані. Для цього встановіть прапорець у одній з наступних опцій:
  • Імпортувати дані джерела в нову таблицю в поточній базі даних - виберіть цю опцію, якщо нова база даних створена без таблиць або якщо нову таблицю потрібно вставити в готову базу даних. Дані нової таблиці можна редагувати в Access.
  • Додати копію записів в кінець таблиці - виберіть цю опцію, якщо користуєтеся існуючою базою даних і в одну з її таблиць потрібно додати дані. Розширивши існуючу таблицю, її дані можна редагувати в Excel.
  • Створити пов`язану таблицю для зв`язку з джерелом даних - виберіть цю опцію, якщо в базі даних потрібно створити гіперпосилання, за допомогою якої цю базу можна відкрити в Excel. Майте на увазі, що в цьому випадку відредагувати дані бази в Access не вийде.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 12
    12. клацніть по ОК. Ця кнопка знаходиться внизу вікна.
  • 13. Виберіть лист. У верхній частині вікна клацніть по імені листа, який слід імпортувати з обраного файлу Excel.
  • За замовчуванням порожня таблиця Excel містить три аркуші - «Лист 1», «Лист 2», «Лист 3». За один раз можна перенести дані тільки з одного аркуша. Якщо дані є відразу на трьох аркушах, передайте дані з одного аркуша, перейдіть на вкладку «Зовнішні дані», а потім повторіть описаний процес з рештою листами.
  • В Excel листи можна видаляти, додавати і перейменовувати - такі зміни відобразяться в базі даних Access.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 14
    14. клацніть по далі. Це кнопка в нижньому правому куті.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 15
    15. Активуйте заголовки стовпців. Встановіть прапорець у «Перший рядок містить заголовки стовпців», якщо в таблиці Excel в першій верхній клітинці кожного стовпця є заголовок.
  • Якщо прибрати цей прапорець, заголовки стовпцями присвоїть Access.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 16
    16. клацніть по далі.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 17
    17. Змініть стовпці і поля, якщо необхідно. Щоб імпортувати всі поля таблиці без змін, пропустіть цей крок.
  • Щоб змінити поле, клацніть по заголовку потрібного стовпця і відредагуйте ім`я поля, тип даних і активуйте / деактивуйте індексацію.
  • Щоб не імпортувати поле, встановіть прапорець у «Не імпортувати поле (пропустити)».
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 18
    18. натисніть далі.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 19
    19. Додайте первинний ключ бази даних. Рекомендуємо залишити настройки за замовчуванням, щоб Access сам додав ключ.
  • Щоб додати свій ключ, встановіть прапорець у «Вибрати свій первинний ключ» і введіть ключ в текстом поле. Ми не рекомендуємо встановлювати прапорець у опції «Без первинного ключа».
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 20
    20. клацніть по далі.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 21
    21. Введіть ім`я листа. Зробіть це в поле «Імпортувати в таблицю».
  • Щоб залишити ім`я, призначене за замовчуванням, пропустіть цей крок.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 22
    22. натисніть завершити. Це опція в нижньому правому куті.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 23
    23. клацніть по Закрити. Це опція в нижньому правому куті. Вікно імпорту закриється, і буде створена база даних.
  • Спочатку можна встановити прапорець у «Зберегти кроки імпорту», щоб Access запам`ятав настройки цієї бази даних
  • Метод 2 з 2:
    Стороння програма для роботи з базами даних
    1. Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 24
    1. Відкрийте таблицю Excel. Двічі клацніть по файлу Excel, який хочете перетворити в базу даних.
    • Щоб створити нову таблицю, запустіть Excel, натисніть «Порожня книга» і введіть дані.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 25
    2. клацніть по файл. Ця опція знаходиться в рядку меню у верхній частині вікна / екрану.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 26
    3. натисніть Зберегти як. Це опція в меню «Файл».
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 27
    4. Двічі клацніть по цей ПК. Ця опція знаходиться посередині сторінки.
  • Пропустіть цей крок на комп`ютері Mac.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 28
    5. Виберіть формат файлу. Відкрийте меню Тип файлу (Windows) або Формат файлу (Mac), а потім:
  • Якщо для роботи з базою даних ви користуєтеся комп`ютерною програмою, клацніть по «.CSV »(дані значення, розділені комами).
  • Якщо для роботи з базою даних ви користуєтеся онлайн-сервісом, натисніть «.XML ».
  • Якщо у вашій таблиці Excel немає XML-даних, вибрати формат «.XML »не вийде.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 29
    6. клацніть по зберегти. Це опція внизу вікна. Внесені зміни будуть збережені.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 30
    7. Створіть нову базу даних в програмі для роботи з базами даних. Ваші дії будуть залежати від використовуваної програми (або онлайн-сервісу), але в більшості випадків потрібно запустити програму, натиснути «Створити» (або «Файл» > «Створити») і слідувати інструкціям на екрані.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 31
    8. Знайдіть в програмі опцію імпорт. У більшості програм ця опція розташована в меню «Файл».
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 32
    я. Виберіть файл Excel. Знайдіть і двічі клацніть по файлу, який експортували з Excel.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 33
    10. Дотримуйтесь інструкцій програми для роботи з базами даних, щоб імпортувати дані.
  • Зображення з назвою Create a Database from an Excel Spreadsheet Step 34
    11. Збережіть базу даних. Для цього відкрийте меню «Зберегти», натиснувши Ctrl+S (Windows) або ⌘ Command+З (Mac).
  • Поради

    • Існує кілька безкоштовних онлайн-сервісів для роботи з базами даних, на які можна створити базу даних, але на більшості таких сервісів потрібно зареєструватися.
    • Якщо у вас немає хорошої програми для роботи з базами даних, ймовірно, вам знадобиться окрема програма, щоб відкривати файли баз даних в Windows або macOS.

    попередження

    • Дані з таблиці Excel не завжди передаються в базу даних так, як ви розраховували.
    Cхоже