Як написати статусний звіт: 6 кроків

Незалежно від того, доручав вам керівник написання статусного звіту чи ні, це є доброю нагодою повідомити йому про хід виконання роботи, до того ж дуже ефективним способом. Хороший статусний звіт не тільки дасть уявлення шефу про швидкість виконання завдання, але і дасть вам впевненість в тому, що ви йдете правильним шляхом. Нижче ви знайдете основи написання зручного для читача статусного звіту.

кроки

Метод 1 з 1:

Написання статусного звіту

1. Назва і дата звіту. Назва, що містить в собі дату (наприклад, "Тижневий звіт на 1 грудня") - простий і ефективний вибір. Переконайтеся, що поставили в звіті дату.{}

Якщо звіт оформляється електронним листом, ви можете вписати це в тему листа.
Якщо звіт йде окремим документом, помістіть цю інформацію в заголовку зверху.

2. Дайте деталі, які уточнювали б, про який проект ідеться. Сюди входить: назва проекту / його призначення, дата початку та / або завершення і імена людей, які над ним працюють.{Тижневий звіт на 1 грудня}

3. Поясніть, яка частина роботи вже виконана. Озаглавьте цю частину "Зроблено", "Виконана частина роботи", "На сьогоднішній день завершено" або просто "Готово".{Виконано: & # 8226- Завершена первинна прибирання пилу в західному крилі • виніс меблі з головного банкетного залу • Отримано дозвіл від Миколаєва на ремонт кладки в східному кабінеті • Замовлені нові рами для вікон, що виходять в східний двір • Замінено всі флуоресцентні лампи на енергозберігаючі світлодіодні лампи • Відремонтовано старі підлоговий годинник в кабінеті}

Не забудьте визначити звітний період (т. е. тиждень, місяць, квартал і т. д.).

Починайте пропозицію з активних дієслів. Сюди відносяться такі слова: зроблено, визначено, вирішено, розроблено, організовано, покращено, відремонтовано, виконано - це лише кілька з безлічі можливих варіантів.

Для короткого тижневого звіту 3-6 пропозицій у вигляді маркованого списку може бути досить.

4. Дайте список того, що буде зроблено до наступного звітного періоду. Відповідний заголовок для цього - "Найближчі плани", "Наступні кроки" або "До виконання".{#Txtscrl: До виконання на наступний звітний період}

Визначте час, необхідний для виконання завдання, якщо є можливість дати точний прогноз. Наприклад: "Задокументувати зміни в конструкції опори. (Час виконання: 2 дня) ".

Пошліться на будь-які плани виконання, які вам давалися.

Ще раз, 3-6 рядків для короткого звіту буде досить.

5. Обговоріть актуальні або потенційно можливі проблеми. Тут ви повинні прояснити свою потребу в керівництві або допомоги. Хорошим заголовком для цієї частини буде "Відкриті питання" чи "Проблеми і коментарі" - кілька коротких абзаців. {#Txtscrl: Обговоріть актуальні або потенційно можливі проблеми}

Можливо, у вас виникли проблеми з постачальником, тому що на цьому тижні нікого з них не було на місці. Можливо, у вас є думки про те, як поліпшити спосіб ведення справ. Ці деталі якраз і слід включити в даний розділ.

Якщо ви просто повідомляєте про проблему, і на даному етапі вам не потрібно ніяка допомога, так і скажіть. Коментар на кшталт "Плануємо вирішити питання в найближчі пару днів" покаже керівництву, що від нього не потрібно ніяких дій крім спостереження за ситуацією.

Якщо ситуація не вирішиться, у керівника не буде можливості звинуватити вас в тому, що ви його / її не попередили раніше.

6. Віднімайте текст, перевірте на наявність помилок і відправте тому, кому належить.{#Txtscrl: Перевірка на помилки}

зразок

Ось як може виглядати статусний звіт редактора на wikiHow. Відкоректуйте стиль і формат, слід регулювати під специфіку вашої роботи, але пам`ятайте про те, що кожен рядок маркованого списку повинна починатися з активного дієслова.

Статусний звіт за тиждень від 26 вересня 2011

виконано

Почав три статті: "Використовувати порожні бляшані коробки" (моя ідея), "Стати дизайнером сумок" (запит), і "Стати по-дорослому обізнаним" (запит).
Розширив і поліпшив статті "Знайти свій автомобіль на переповненій парковці" і "Спланувати розпродаж випічки".
Переписав "Надати першу допомогу при переломі кістки".
Пропатруліровал 400 правок і перевірив нові запити на правопис і наявність дублікатів.

До виконання

Додати картинку до статті Стати дизайнером сумок.
Перевірити і виправити помилки в статті Стати по-дорослому обізнаним.
Попросити редактора з медичною освітою переглянути статтю Надати першу допомогу при переломі кістки. Я дуже уважно проводив дослідження в цьому питанні, але сам медичної освіти не маю.
Переглянути "Читати молекулярний склад на упаковці продуктів". Ця стаття - гарний початок, але стиль її повинен бути більш зрозумілим і цельним- також, потрібно додати зауваження і вказівки до того, як читати список інгредієнтів.

Питання / коментарі

Спасибі нашим програмістам за те, що гладко виконали оновлення програмного забезпечення на цьому тижні. Я буду стежити, чи не спостерігається яких-небудь остаточних проблем.
У одній з наших добровольців на цьому тижні померла кішка, здається, це було для дівчини серйозним ударом. Я порадив їй взяти невеличкий перепочинок, якщо потрібно.

Поради

Намагайтеся, щоб по можливості звіт був на позитивній ноті. Тут недоречно скаржитися, хизуватися або вибачатися. Хороший спосіб - запропонувати рішення або хоча б напрямок його пошуків, якщо ви повідомляєте про проблему. Це покаже вас як ініціативного працівника.
Віддавайте належне там, де того вимагає ситуація. Дякуйте колег, якщо вони допомогли вам впоратися зі складним завданням. Якщо ви комусь допомогли, також відзначте це.
Будьте чесні в своєму звіті. Не перебільшуйте обсяг виконаної роботи.
Якщо ви пишете цей звіт в п`ятницю ввечері, в понеділок вранці він може стати хорошим нагадуванням про те, де ви зупинилися.
Якщо ви плануєте писати статусні звіти, пишіть їх регулярно або хоча б відзначайте прогрес виконання роботи, щоб не доводилося годинами згадувати, що ви вже зробили. Робіть собі короткі позначки, коли йдете з роботи.
Не кажіть узагальнено - викладайте інформацію предметно, надаючи в звіті конкретику.
Зберігайте у себе копії ваших статусних звітів для своїх власних потреб. Вони допоможуть вам написати резюме або список досягнень, коли ви вирішите попросити про підвищення.
Якщо ви працюєте з великою кількістю однорідної інформації, яку необхідно відстежувати (закупівлі, зміни замовлень, робочі замовлення, інвойси), найпростіше вам буде робити це в форматі таблиці або бази даних.
Дотримуйтеся стислості і простоти. Керівники - люди зайняті, у них мало часу на читання вашого звіту. Якщо їм потрібні будуть деталі, вони самі запитають.
Ви можете використовувати цей метод і при підготовці до звіту-виступу або до звіту у керівника лицем до лиця.
Це не страшно, якщо в своєму звіті ви повідомите про початок якоїсь роботи - про те, що почали щось читати чи проводити будь-які дослідження. Не всі відбувається за тиждень, а підготовчі роботи вимагають часу і містять в собі значну цінність.

попередження

В цілому, постарайтеся не обіцяти більше, ніж зможете виконати. Говоріть тільки про те, що зможете реалізувати.
Якщо ви відправляєте цей звіт по електронній пошті, приділіть його написання особливу увагу - він може піти набагато вище, ніж ви спочатку розраховували. Пишіть його в професійній манері.
Якщо ви надішлете керівнику статусний звіт, про який він / вона не просила, наступного тижня від вас можуть зажадати ще один!