Як написати щотижневий звіт (з ілюстраціями)

Щотижневі звіти можуть вимагатися в різних випадках: на підприємствах роздрібної торгівлі, в процесі дослідження, при проходженні практики або стажування. Навчіться складати грамотні щотижневі звіти, щоб ваш керівник чітко бачив, як просувається ваша робота.

кроки

Частина 1 з 3:

Правила подачі інформації

1. Визначте мета складання звіту. Щотижневі звіти можуть бути частиною робочих або навчальних обов`язків, але не можна сказати, що звіт состаяляется лише заради виконання цих обов`язків. Визначте функції, які покликаний виконувати щотижневий звіт, щоб знати, яку інформацію в усіх видах і чому приділити особливу увагу.

Як правило, звіт покликаний інформувати керівників про поточний стан справ або допомагати їм у прийнятті рішень.
Наприклад, якщо ви менеджер в роздрібній мережі, то від вас можуть вимагатися звіти з підсумковими показниками продажів за тиждень. За таких звітів начальник здатний оцінити ефективність праці співробітників, коригувати ціни і аналізувати замовлення.
Звіти по дослідницькому проекту, стажуванні або навчальній практиці дозволяють продемонструвати вашому науковому керівнику, наскільки просунулася ваша робота, поділитися важливими досягненнями або відкриттями.

2. Визначте, кому адресований ваш звіт. Неможливо скласти грамотний звіт, якщо не знати, кому він буде призначений і для якої мети. Тільки так можна зрозуміти, яка інформація представляє найбільшу цінність.

Знання цільової аудиторії дозволяє грамотно організувати структуру звіту і використовувати потрібну мову. Наприклад, звіт для учнів початкової школи буде зовсім не схожий на текст, призначений для керівників великої корпорації.

Також важливо розуміти, які моменти вже відомі потенційному читачеві, а які питання необхідно прояснити або надати додаткові джерела. Наприклад, створюючи звіт з правових питань, який призначений для колегії адвокатів, вам зовсім не потрібно надавати докладний пояснення діючих законів. З іншого боку, такі пояснення необхідні, якщо звіт призначений для керівників без юридичної освіти.

Якщо звіт складається в зв`язку зі стажуванням, дослідженням або іншою частиною навчального процесу, то важливо розуміти, що ваша аудиторія - це не викладач або науковий керівник, навіть якщо ви здаєте звіт саме їм. Зосередьтеся на суті проекту і конкретної галузі знань, щоб зрозуміти, що являє собою ваш читач.

3. Розташовуйте інформацію в порядку важливості. Хоча звіт слід писати лаконічно і по суті, навіть в цьому випадку його можуть прочитати в повному обсязі. З цієї причини найважливіші дані з результатами та висновками слід розташовувати на початку тексту.

Наприклад, якщо необхідно порівняти і зіставити три різні торгові марки обладнання і порекомендувати оптимальний варіант, то починайте з підсумків, а потім поясніть свій вибір.

Як правило, перша сторінка звіту являє собою короткий огляд результатів, висновків і рекомендацій. Докладні пояснення повинні міститися в основному тексті документа, щоб в разі необхідності читачі могли зрозуміти причини таких висновків.

4. Усвідомте типову «долю» звіту. У більшості випадків щотижневі звіти необхідні для обліку і діловодства, тому вони просто підшиваються і потрапляють в архів. Краще відразу усвідомити, що звіти вкрай рідко читають від початку і до кінця.

Даний факт не є приводом лінуватися або писати звіт абияк. Ваші звіти відображають ваше ставлення до роботи і ваші якості як співробітника або студента. На недбало складений звіт напевно звернуть увагу, і слова «Я знав, що ви не будете його читати» точно не стануть гідним виправданням.

Весь звіт повинен бути якісним і грамотним, але особливу увагу слід приділити тим частинам, які прочитають швидше за все. До них зазвичай відносяться короткий зміст і висновки або рекомендації. Приділіть їм особливу увагу.

Важливо розуміти, що роботодавець може не прочитати звіт зовсім не тому, що йому немає діла або звіт не потрібен. Керівники вищої ланки завжди вкрай зайняті, тому здатні виділяти суттєву інформацію, яка дозволяє ефективно приймати рішення. Такі особи не стануть читати весь звіт, якщо в цьому немає необхідності, але вони завжди можуть повернутися до нього пізніше.

Частина 2 з 3:

структура звіту

1. попросіть зразок. У багатьох компаніях прийнято стандартний формат щотижневого звіту, а керівники можуть звикнути отримувати інформацію в певному виді. Інший формат звіту може стати причиною плутанини.

Будьте особливо уважні зі звітами про продажі. Менеджери звикають до певної структури звітів і можуть знайти необхідну інформацію з одного погляду на сторінку. Якщо відійти від прийнятого формату, то звіт стане практично марним, адже менеджеру доведеться перечитати весь текст, щоб знайти необхідні відомості.
Зверніться до секретаря і попросіть надати вам зразок, щоб не винаходити велосипед заново. Часто в компаніях є шаблон документа з усіма параметрами, включаючи поля, шрифти, стилі таблиць і абзаців.

2. Враховуйте спосіб подачі звіту. Друкований документ або електронний додаток оформляють зовсім інакше, ніж звіт, який подається в тексті електронного листа.

Наприклад, якщо звіт подається у вигляді вкладення в електронний лист, то короткий зміст слід включити в текст самого листа. Тоді читачеві не доведеться відкривати вкладення, щоб зрозуміти основну ідею.

Для друкованого звіту зазвичай необхідно підготувати супровідний лист або титульний лист, щоб звіт можна було правильно ідентифікувати і підшити.

Незалежно від способу подачі звіту важливо вказати своє прізвище на кожній сторінці і пронумерувати їх в форматі «X з Y». Сторінки можуть легко розділитися, тому важливо знати, на скількох сторінках написаний звіт і хто автор документа.

Всю необхідну інформацію можна вказати в верхньому колонтитулі. Наприклад, надрукуйте в ньому: «Звіт про продажі, Іванов Петро Аркадійович, тиждень 32, сторінка 3 з 7».

3. Прикладіть короткий зміст. Короткий зміст звіту зазвичай вміщується в пару абзаців, а кожен розділ передається одним-двома реченнями. Суть в тому, щоб керівнику було досить прочитати лише короткий зміст і, якщо ваші висновки збігаються з його припущеннями з даного питання, вжити заходів без необхідності читати весь звіт.

Важливо, щоб короткий зміст було написано чітким, доступним і лаконічним мовою. Не використовуйте професійний жаргон і спеціальні терміни, які вимагають пояснень, навіть якщо читач добре розбирається в галузевій термінології.

Короткий зміст складається після завершення інших елементів звіту. Неможливо коротко резюмувати абзаци, які ще не написані, навіть при наявності докладного плану. Під час роботи багато що може змінитися.

4. Продумайте структуру абзаців і розділів. Визначтеся з форматом і залиште план розділів звіту, який буде відповідати поставленим завданням.

План повинен бути логічним, розділи повинні послідовно перетікати один в інший. Також враховуйте, хто буде потенційним читачем звіту.

Як правило, звіт складається з короткого змісту, введення, висновків і рекомендацій, даних і пояснень, а також списку джерел. Розширені звіти можна доповнити додатками з важливими даними і змістом, але щотижневі звіти зазвичай не бувають такими довгими.

Кожен розділ повинен зачіпати одне питання. Кожен абзац в рамках розділу описує одну ідею. Так, якщо розділ щотижневого звіту про продажі називається «Популярні бренди одягу для дітей», то кожному бренду слід приділити один абзац. Якщо потрібно окремо вказати одяг для хлопчиків і дівчаток, використовуйте підрозділи (з відповідними підзаголовками) для кожного бренду, всередині яких відведіть один абзац одязі для хлопчиків і один - одязі для дівчаток.

5. Створіть титульний лист або супровідний лист. Для коротких звітів титульний лист не потрібно, але детальний звіт слід забезпечити окремим листом із зазначенням автора звіту і коротким описом завдання.

Титульний лист відрізняється від короткого змісту, оскільки фактично містить тільки ті відомості, які потрібні для правильної реєстрації та підшивки звіту.

В організації може існувати стандартний шаблон титульного листа для щотижневих звітів. В такому випадку дотримуйтесь встановлених правил.

На титульному аркуші слід вказати назву або опис звіту (наприклад, «Щотижневий звіт про продажі»), прізвище укладача і всіх співавторів, назва компанії, дату складання або подання звіту.

Частина 3 з 3:

Переконливі слова і формулювання

1. Придумуйте грамотні заголовки і підзаголовки. Ці елементи звіту дозволяють читачеві швидко знаходити необхідні розділи і додаткову інформацію, яка допоможе зрозуміти висновки і рекомендації.

Заголовки і підзаголовки розділів повинні точно і зрозуміло описувати вміст.
Наприклад, в щотижневому звіті про продажі можна використовувати розділи «Тенденції в жіночому одязі», «Тенденції в чоловічому одязі» та «Популярні бренди дитячого одягу». Потім в рамках кожного розділу можна виділити підрозділи, назви яких будуть відображати чіткі тенденції або назви популярних брендів.
Використовуйте однакові граматичні конструкції для всіх заголовків, щоб звіт виглядав логічним і послідовним. Наприклад, якщо перший заголовок сформульований як «Кращі товари з чоловічої колекції», то наступний заголовок повинен бути «Лідируючі позиції в жіночому одязі», а не «Виявляємо показники продажів товарів для жінок».

2. Використовуйте прості і зрозумілі пропозиції. Ваш звіт повинен складатися з пропозицій з простою структурою «підмет і присудок, доповнення», щоб ясно висловлювати ваші думки і демонструвати вашу впевненість у зроблених висновках і рекомендаціях.

Перечитайте чорновий варіант і викресліть всі зайві слова. У кожному реченні знайдіть виконавця дії і помістіть його перед дієсловом. Схематично пропозиції повинні мати вигляд «хто робить що».

Позбавтеся від надлишкових слів і словосполучень на кшталт «на сьогоднішній день», «з тією метою, щоб" або "на предмет наявності».

Такий стиль може здатися нудним, але перед вами не стоїть завдання розважити читача. Для звіту набагато важливіше ефективно донести ключові аспекти та висновки.

3. Робіть об`єктивні та неупереджені висновки. У звіті нерідко потрібно надати рекомендації, але вони повинні грунтуватися на фактах, а не особисту думку і відчуттях. Важливо переконувати читача неспростовними доказами і ясністю думки.

Не використовуйте прикметники, а також інші слова і фрази з яскраво вираженою позитивною або негативною емоційним забарвленням. Зосередьтеся на фактах і здоровому глузді.

Наприклад, у звіті ви рекомендуєте підвищити на посаді одного з менеджерів з продажу. Підкріпіте свою рекомендацію фактами, які продемонструють, що людина дійсно заслуговує підвищення, але не приводите суб`єктивна думка і не кличте до емоцій. «Аліна регулярно показує кращі результати, хоча працює лише 15 годин на тиждень» переконливіше, ніж «Аліна дуже приємна людина і завжди намагається, хоча змушена працювати неповний тиждень, оскільки доглядає за старенькою матір`ю».

4. Використовуйте переконливі дієслова. Якщо текст написаний в дійсній заставі, то дія в реченні виражається одним словом - дієсловом. Використовуйте ємні і переконливі дієслова, які чітко описують дію.

Бажано віддавати перевагу простим дієсловам. Наприклад, «продавати» завжди краще, ніж «реалізовувати».

Іноді необхідні дієслова, які виражають розумові процеси - думати, знати, розуміти, вважати - але в цілому вони поступаються дієслів дії. Спробуйте розгорнути своє твердження і перетворити його в дію. Наприклад, ви написали: «Я вважаю, що в наступні місяці показники продажів зростуть». Розгорніть твердження і окресліть причини для такого припущення. Переформуліруйте пропозицію: «Як показує практика, в сезон свят продажі збільшуються. Прогнозую, що в листопаді і грудні показники продажів зростуть ».

Текст повинен бути орієнтований на дію. Перечитайте звіт, постарайтеся позбутися від зайвих приводів і замініть надлишкові слова переконливими дієсловами. Наприклад, «надавати допомогу» можна замінити на «допомагати», а «забезпечувати захист» - на «захищати».

5. Не використовуйте пасивний стан. Пасивна форма викреслює з пропозиції суб`єкта дії, а на перший план виходить об`єкт. У деяких ситуаціях пасивний стан необхідний з політичних чи дипломатичних міркувань, але частіше за все він робить текст заплутаним і туманним.

Дійсний заставу дозволяє підкреслити виконавців дії і показує читачеві відповідальних осіб. Щоб оцінити важливість даного аспекту, уявіть, що в газетній статті про пожежу вам попалося таку пропозицію: «На щастя, всіх дітей вдалося врятувати». Необхідно зрозуміти, хто ж врятував цих дітей. Якби пропозиція мала вигляд «Учитель фізкультури Іван Сергєєв кілька разів повертався в палаючу будівлю інтернату і врятував всіх дітей», то справжній герой виходить на перший план.

Також дійсний заставу дозволяє знайти відповідального за негативні наслідки. Фраза «Були допущені деякі помилки» змусить роботодавця дивуватися, хто ж зробив помилки і кого слід покарати. Якщо це ви зробили помилки, визнайте відповідальність і прийміть наслідки.

Звертайте увагу на форми дієслова «бути», щоб відшукати пропозиції з пасивним запорукою. Якщо вам вдалося їх знайти, то визначте виконувану дію і особа, яка його вчиняє, після чегоізменіте порядок слів.

6. Використовуйте наочні способи вираження даних. Схеми і графіки сприймаються набагато простіше і розташовуються відразу після абзацу з такою інформацією (особливо якщо такі дані містять велику кількість цифр).

Вибирайте відповідні візуальні засоби, які спрощують читачеві завдання і працюють на мету звіту.

Наприклад, використовуйте лінійний графік, щоб показати зростання продажів вовняних пальто. Таке уявлення даних набагато ефективніше таблиці з кількістю одиниць товару, проданого за кожен місяць, оскільки в таблиці читач змушений тримати в думці всі цифри і порівнювати їх між собою, щоб виявити тенденції. Одного погляду на графік буде досить, щоб зрозуміти суть.

В першу чергу людина завжди звертає увагу на візуальні елементи. Всі графіки і схеми повинні бути чіткими і акуратними, правильно розташовуватися на сторінці. Використовуйте тільки ті елементи, які дійсно підтверджують ваші висновки і рекомендації.

7. Не використовуйте жаргон. Кожна галузь знань або діяльності має свою неминучу термінологію, а також модні слівця, які часто використовуються в книгах і статтях. Іноді вони корисні, але в більшості випадків жаргон лише заважає чітко і грамотно висловити основну думку.

Спробуйте скласти список професійних жаргонізмів, щоб не зловживати такими словами в звіті. Завершіть роботу над текстом і виконайте пошук за ключовими словами, щоб замінити небажані лексичні одиниці.

Слід розуміти, що велика кількість модних слівець буде непереливки читачеві, ніби ви «в темі», а зробить зворотний ефект. Директор і менеджери часто старше рядових співробітників і бачили на своєму віку чимало таких слів. Якщо зловживати жаргонізмів, то вони вважатимуть, що ви занадто ліниві, погано розбираєтеся в темі або просто хочете справити враження.

Також краще не використовувати занадто складні терміни. Наприклад, звіт по правовому спору не повинен містити надмірної кількості хитромудрих юридичних формулювань.

8. Виправте всі помилки. Велика кількість помилок і граматичних помилок лише відволікають читача і створюють негативне уявлення про автора. Заздалегідь напишіть чернетку звіту, щоб у вас залишився час для роботи над помилками.

Виконайте перевірку орфографії і граматики в текстовій програмі на комп`ютері, проте не потрібно покладатися тільки на автоматичні виправлення. Такі програми можуть пропустити чимало помилок, особливо в схожих словах ( «печатки» замість «рукавички»).

Прочитайте звіт задом наперед, щоб знайти всі помилки. Якщо вам близька тема звіту, то не помітити помилку дуже просто, адже мозок може автоматично «додумувати» відсутні в тексті слова або букви. Прочитайте задом наперед, щоб сприймати окремі слова.

Читайте звіт вголос, щоб помітити помилки і стилістичні недоліки. Якщо не вдається прочитати речення або абзац без запинки, то ймовірно, що ваш текст перевантажений, і читач теж буде збиватися. Перепишіть невдалі пропозиції.