Як написати звіт про просування роботи: 7 кроків

Коли начальник просить вас написати звіт про просування роботи, вам напевно хочеться ухилитися від цього завдання. Подібний звіт може здатися дрібницею, але він допомагає повідомити керівництву і колегам про деталі розвитку проекту, а така інформація спонукає начальника при необхідності допомогти вам робочою силою, бюджетними вливаннями, підтримкою і керівництвом.

кроки

1. Вивчіть всі аспекти справи, які вам треба висвітлити в звіті. Маються на увазі всі деталі проекту, над яким ви працюєте - ви повинні знати його зсередини і вміти уявити сторонньому погляду, щоб ознайомити з ним начальство. При необхідності зберіть всі відомості від підлеглих, колег, підрядників і субпідрядників.

Зображення з назвою Write a Progress Report Step 2

2. Сформулюйте своє визначення мети. Воно повинно включати короткий опис проекту. Не слід бути надто багатослівним, оскільки начальству треба отримати уявлення про те, над чим ви працюєте, і у нього немає часу читати довгі пояснення. У цьому вступному визначенні повідомте, чому зараз необхідний ваш звіт.

Зображення з назвою Write a Progress Report Step 3

3. В основній частині звіту розкажіть про виконану роботу. Тут ви можете більше входити в деталі, щоб ваш начальник міг передати дані іншим учасникам роботи. Вкажіть, як нинішні завдання допоможуть досягти кінцевої мети і поясніть, на якій стадії знаходиться кожне завдання. Розкажіть, як ви плануєте бюджет, точно вказуючи, що входить в бюджет, а що ні.

Зображення з назвою Write a Progress Report Step 4

4. Розгляньте проблеми, з якими ви зіткнулися при виконанні цього проекту. Тут ви можете розповісти про проблеми з персоналом, утрудненнях з графіком, вузьких місцях і законодавчі обмеження. Перерахуйте їх і вкажіть, що ви зробили для вирішення проблем, і як плануєте їх виправити. Якщо вам потрібна допомога, відзначте це.

Зображення з назвою Write a Progress Report Step 5

5. Напишіть про триваючі роботах. Вкажіть передбачувану дату закінчення і відзначте всі можливі проблеми, які здатні передбачити. Повідомте, чи вірите ви в можливість закінчити проект згідно з графіком.

Зображення з назвою Write a Progress Report Step 6

6. Складіть таблицю з деталями закінчених завдань і триваючих робіт. Уявіть якомога більше деталей, включите дати, нинішні і майбутні витрати. Графік може допомогти, якщо у начальника немає часу читати весь звіт. Це не обов`язково, але буває корисно, коли начальник вважає за краще графічний спосіб подачі інформації або занадто зайнятий.

Зображення з назвою Write a Progress Report Step 7

7. Підведіть підсумки свого звіту. Зробіть цей розділ коротким і чітким, вказуючи тільки найнеобхідніші відомості про те, що ви вже зробили і що ще повинні зробити. Коротко розгляньте свої сумніви і проблеми, напишіть, як їх краще виправити.

Поради

Спробуйте скласти поняття про стиль свого начальника. Можливо, він або вона вважає за краще звіти, написані в певному стилі. Деякі люди люблять таблиці і списки, інші вважають за краще якомога менше деталей, а частина начальників хоче отримати якомога більше інформації, неважливо, скільки сторінок їм доведеться прочитати.
Пишіть конкретно і детально, але уникайте багатослів`я.