Як створити умови використання та політику конфіденційності бізнесу

Основними правовими нормативами будь-якої фірми служать загальні умови надання послуг та конфіденційність. Вони регулюють права і обов`язки продавця і покупця. Політика конфіденційності стосується умов зберігання і використання персональних даних покупця. Ви можете пошукати сайти, за допомогою яких зможете створити власні правила і політики конфіденційності, що враховують особливості вашого бізнесу, але вам дійсно варто отримати проконсультуватися у юриста, перш ніж почати оформляти ці найважливіші правові документи.

кроки

Частина 1 з 4:

Підготовка загальних положень і умов

1. Закладіть основу для роботи між клієнтом і компанією. Умови та положення (УП) є основою такої взаємодії з клієнтами. У них входять опису процедур і процесів, вони обмежують вашу відповідальність і закріплюють домовленості між вами і клієнтом щодо взаємних зобов`язань. Іншими словами, вони створюють договір між вами і клієнтом. Умови та положення регламентують як права і обов`язки юридичної особи, так і права та обов`язки вашого клієнта.

Ви також можете пошукати шаблон Умов та Положень, який підійде в якості основи для створення ваших власних правил.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 2

2. реквізити. Конкретні положення, які ви напишіть УП, будуть залежати від типу вашого бізнесу. Проте, є ряд основних і обов`язкових для будь-яких УП моментів, а саме:

Товари та послуги.

Ціни і умови оплати.

Гарантія.

Авторське право і торгова марка.

Термін закінчення дії договору.

Законодавство. Не завадить додати пункт про те, яке саме законодавство регулює ваші умови і положення.

зміни. Є сенс вказати, що ви маєте право змінювати будь-які умови в будь-який час.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 3

3. Підготуйте УП, необхідні саме для вашого бізнесу. Прочитавши УП, ви зрозумієте, які з них вам потрібні, а які - ні. Підкресліть і випишіть ті, які необхідно внести в ваш документ.

Практично всі компанії вказують пункти про авторське право, зміни в угоді і регулюючих положеннях в законодавстві.

Компанії, які займаються продажами, повинні вказати пункти про повернення товару, грошових коштів та відшкодування збитків.

Компаніям, які надають ті чи інші послуги, повинні додати пункт про закінчення терміну надання послуг.

Посилаєтеся на інші сайти? Не забудьте про посилання на ці сайти.

Якщо ви надаєте користувачам можливість залишати коментарі на вашому сайті, то згадайте, в якому світі ми живемо, і обмежте вашу відповідальність щодо наклепу або закликів до розпалювання будь-якого негативу.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 4

4. Проаналізуйте типові умови і положення роботи. Типові шаблони умов і положень можна знайти в інтернеті. Ви також можете знайти шаблони, оформлені з урахуванням вимог визначених країн, наприклад, Росії. Перегляньте свій первісний список і знайдіть в шаблоні всі, що може вам стати в нагоді. Можна роздрукувати шаблони, щоб попрацювати маркером і обвести те, що підійде або не підійде саме вам. Втім, це і в електронній версії можна зробити.

Врахуйте, що не буває двох однакових фірм. Відповідно, працюючи із загальним шаблоном, читайте уважно - вам підійде далеко не все, що в ньому є. Ніколи не використовуйте загальний шаблон, що не вичитавши його від кірки до кірки!

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 5

5. Знайдіть зразок УП аналогічних компаній. Почати можна з вивчення УП компанії, схожою з вашої власної. Наприклад, якщо ви займаєтеся онлайн-торгівлею, ви можете поглянути на умови і положення роботи інтернет-магазинів. Якщо ви надаєте послуги з, скажімо, встановлення обігрівачів і кондиціонерів, перейдіть на сайт поважної фірми такого роду і вивчіть їх УП роботи. Знову ж - завжди можна роздрукувати і обводити потрібне, якщо вам так зручніше.

Частина 2 з 4:

Складіть чернетку

1. Підберіть ваші власні УП, виходячи з пунктів, виділених в шаблонах. Ви позначили потреби своєї компанії і завершили пошуки? Стало бути, ви готові скласти чернетку ваших УП. Враховуйте зразки умов і фінальні положення, виберіть пропозиції або абзаци, які відповідають саме вашої діяльності. Якщо є зразок, який підходить на 100%, тим краще. Для підготовки умов роботи використовуйте тільки вам зразок!

Шаблони аналогічних вашої компаній підійдуть найкраще.
Ви зможете скласти власні УП таким чином, що вони будуть містити тільки релевантні вашому бізнесу умови, якщо будете працювати зі своїми шаблонами.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 7

2. Визначте, які саме товари і / або послуги ви будете надавати вашому покупцеві. Перевірте ще раз все, плутанини з термінами бути не повинно. Не варто, скажімо, використовувати слово "товар" для позначення і фізичних продуктів, і послуг одночасно. Знову ж таки, є резон вказати інформацію про те, як ваші УП позначаться на товари і послуги, що надаються покупцю.

Наприклад, "Наша політика повернення Товару Х доступна на нашому веб-сайті та вказана в рахунках-фактурах та додатках".

Все, що буде написано в ваших умовах і положеннях, має ставитися до конкретно вашого бізнесу.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 8

3. Опишіть УП, що стосуються цін і оплати товарів або послуг. У вас повинен бути пункт про те, як ви приймаєте оплату, коли має надійти платіж, що буде в тому випадку, коли гроші не отримані вчасно або ви отримали невірну суму. Також напишіть про те, що ціна включає в себе, а що - ні (податки, збори). Чи плануєте підвищити одного разу ціни? Напишіть і це.

Сюди ж: інформація про повернення товару, грошових коштів та відшкодування збитків. Якщо ви допускаєте повернення товару, вам потрібно буде описати свою політику щодо повернень (наприклад, протягом 30 днів після покупки). Якщо ви допускаєте повернення грошей, ви повинні будете описати покупцеві терміни повернення коштів.

Є сенс додати пункт про відмову від відшкодування збитків. Така відмова дасть зрозуміти вашим покупцям, що ви не несете відповідальність за деякі види втрат. Наприклад, ви можете написати, що не будете нести відповідальність за пошкоджені під час зворотного доставки товари.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 9

4. Поясніть, коли буде діяти гарантія. Задайте терміни дії гарантії, напишіть, скільки вона буде діяти і за яких умов.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 10

5. Розставте знаки захисту авторського права. Щоб захистити свою роботу від копіювання, додайте туди повідомлення про авторські права. Все це просто повідомляє, що ваша робота є оригінальною і захищеною авторським правом. Повідомлення про авторські права має містити наступне: слово "авторські права" і "С" в окружності (©), а також дату публікації та ім`я автора та / або власника авторського права.< Если у вас есть торговая марка, вы наверняка захотите указать это на своем вебсайте.

Якщо ваш бізнес пов`язаний з сайтами або ЗМІ, де люди можуть залишати коментарі, обов`язково проведіть чітку межу між тим, що є вашою інтелектуальною власністю, і тим, що буде ставитися до інтелектуальної власності людини.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 11

6. Напишіть, за яких умов ваша співпраця з клієнтом припиниться. Слід вказати, як саме покупець може припинити взаємини з вашою компанією. Сюди ж можна написати про те, як закрити / заблокувати обліковий запис або відмовитися від наданих вами послуг.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 12

7. Обмеження відповідальності - це не жарти! Підприємства можуть бути притягнуті до адміністративної і не тільки відповідальності за найрізноманітніші речі, якщо в їх УП немає специфічних пунктів про обмеження відповідальності. Наприклад, якщо у вас є спортзал. Фраза про те, що ви не у відповіді за людей, які отримали травму, перебуваючи на території вашої власності, істотно обмежить вашу відповідальність. Увімкніть пункт про те, за що ви не будете нести відповідальність.

Якщо ваше підприємство пов`язане з веб-сайтами або ЗМІ, відмовтеся заради власного ж блага від відповідальності за достовірність даних, опублікованих третіми особами. Також вкажіть, що ви не підтримуєте будь-які думки.

Інший важливий момент стосується розкрадання особистої інформації. Якщо ви не тримаєте в безпеці інформацію про клієнтів, ви можете нести відповідальність за збитки, які клієнти можуть понести в зв`язку з цим розкраданням. Тим не менш, ви можете відмовитися від відповідальності за крадіжку інформації - хоча б в тих випадках, коли пароль клієнта недостатньо надійний.

Відмова від відповідальності - не гарантія, що на вас не подадуть в суд. Відмова від відповідальності - це спосіб звести до мінімуму можливі збитки, пов`язані з цим.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 13

8. Найміть адвоката, який оцінить ваші УП. Досвідчений адвокат - це гарантія того, що ваші УП описують все, що необхідно для захисту вас і вашої справи. Адвокат перевірить, соответствуетлі ваш документ існуючим нормативам. Ви можете прочитати більше про закони, що регулюють складання контрактів онлайн.

Частина 3 з 4:

Дотримання юридичних вимог до політики конфіденційності

1. А чи потрібна вам політика конфіденційності? Ви збираєте особисту інформацію про клієнтів, будь то операції по роботі з вебсайтом або сторінкою в соціальних мережах? Тоді ви повинні скласти і дотримуватися політику конфіденційності. Іншими словами, це будуть ваші умови збору, використання, передачі та захисту даних третіх осіб. Бюро по захисту прав споживачів описує важливість конфіденційності і політики на своєму сайті. Адміністрація у справах малого бізнесу США також визнає важливість конфіденційності і недоторканності приватного життя, про що написано на сайті цієї організації.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 15

2. Вивчіть типи пунктів в політиці конфіденційності. Політика конфіденційності містить ряд різних положень. Вона включають їх, але не обмежена цими положеннями:

Яку інформацію ви збираєте? Ви можете збирати адреси електронної пошти, номери телефонів, адреси, номери кредитних карт або номера соціального страхування.

Як ви використовуєте зібрану інформацію? Ви можете використовувати цю інформацію, щоб оптимізувати свій сайт для ваших покупців або щоб запропонувати їм нові продукти.

Якщо ви розкриваєте інформацію третім особам, то уточніть, кому саме. Наприклад, якщо ви користуєтеся послугами транспортної компанії, якій ви надаєте інформацію про клієнтів, ви повинні будете написати про це у своїй політиці конфіденційності.

Що ви можете змінити в політиці конфіденційності на свій розсуд? Важливо залишити собі таке право.

Зберігання наданих даних. Подібна інформація дає зрозуміти покупцеві, що вся інформація зберігається в їх браузері і на вашому сервері.

Застереження щодо файлів cookie. Веб-сайти, як правило, зберігають файли cookie на комп`ютерах, і слід враховувати цей пункт.

Вкажіть контактні дані для користувачів, що мають питання з приводу конфіденційності. Ви повинні надати користувачам можливість зв`язатися з вами, якщо у них є які-небудь питання з приводу вашої політики.

Пункт щодо надання послуг дітям до 13 років. Якщо ваш вебсайт обслуговує тих, кому немає 13 років, вам необхідно вказати спеціальні правила на цей рахунок у вашій політиці конфіденційності щодо дітей.

Особливі положення, що діють для медичних компаній. Якщо ваша компанія надає медичні послуги, ви можете бути зобов`язані мати політику конфіденційності з урахуванням дотримання закону "Про переміщуваності і підзвітності страхування здоров`я".

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 16

3. Переконайтеся, що ви не обіцяєте такого, що не можете виконати. Дуже часто люди серйозно помиляються, використовуючи фразу на кшталт "Ми не надаємо вашу особисту інформацію третім особам". На жаль, угоди купівлі-продажу та інтернет-операції як такі не залишають можливості уникнути обміну цією інформацією. Наприклад, банк-посередник, що обробляє платежі кредитної картки клієнта, повинен мати хоч якусь частину інформації про клієнта. Подібні заяви можуть дорого вам коштувати, тому важливо, щоб політика конфіденційності була вивчена професійним юристом.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 17

4. Знайдіть на перевірених ресурсах шаблони політики конфіденційності та перегляньте їх. Введіть "політика конфіденційності" в будь-якому пошуковику і вивчіть зразки політики конфіденційності різних компаній. Політика конфіденційності Yahoo - один з хороших прикладів. Ви також можете звернутися до таких сайтів, як Better Business Bureau або Small Business Association - там теж є пристойні шаблони..

Частина 4 з 4:

Підготовка документа про політику конфіденційності

1. Підготуйте власну політику конфіденційності, керуючись зразками. Буде простіше, якщо ви повинні надрукувати файл і будете виділяти маркером або просто іншим кольором, якщо ви працюєте в електронному редакторі. Якщо у вас є приклади політики конфіденційності інших компаній, зробіть позначки про те, що вам підходить чи ні. Викресліть все, що вам не підходить, вибирайте лише те, що підходить саме вам. Перегляньте положення, які можуть бути використані вами, але вимагають іншого формулювання для більшої відповідності. Коли ви визначите і виділіть основи, використовуйте свої замітки і зразок проекту для підготовки документа про політику конфіденційності.

Напишіть про те, як ви будете збирати і використовувати особисту інформацію.
Вкажіть, що ви можете змінювати політику конфіденційності.
Розкажіть про зберігання даних в браузері і на серверах.
Не забудьте зробити коментар про зберігання файлів cookies на комп`ютерах користувачів.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 19

2. Чітко все опишіть. Як ви будете збирати і використовувати персональні дані користувача? Цей момент особливо важливий, якщо ви приймаєте оплату в інтернеті (як роблять багато компаній) або користуєтеся сервісами та іншими маркетинговими інструментами для збору інформації, так що як можна зрозуміліше все опишіть.

Якщо ви вказуєте, що ваша політика конфіденційності поширюється на ваш вебсайт і / або мас-медіа, вам слід також розповісти про політику по відношенню до файлів cookie (як ваш вебсайт зберігає дані браузера вашого покупця) і тому, як ви ділитеся інформацією про покупця з іншими сторонами.

Якщо ваше підприємство буде коли-небудь збирати інформацію про дітей до 13 років, вам також потрібно буде переконатися, що ваші дії відповідають Постанови про захист дитячої онлайн політиці-конфіденційності (актуально для жителів США).Федеральна торгова комісія США надає деякі корисні поради щодо відповідності цим правилам.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 20

3. Надайте покупцеві право вибору. Хороша політика конфіденційності дає покупцям вибирати, як може надійти компанія з їх особистою інформацією. Наприклад, ви можете запропонувати покупцям опцію відмови від майбутніх комунікацій, анти-спам програми вимагають онлайн-підтвердження про відмову від підписки.

Надайте доступ до цих даних. Суть в тому, що покупець повинен мати можливість ознайомитися з даними, які ви зібрали, змінили, в яких виправили які б то не було помилки, а також з проханнями про видалення даних з будь-якої причини.

Забезпечте доступ до книги скарг і пропозицій. Чітко поясніть, як можна зв`язатися з вами для складання скарги щодо даних.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 21

4. Захистіть дані. Підготуйте чітке і ясне заяву про те, як ви збираєте і забезпечуєте безпеку зберігання особистої інформації ваших клієнтів. У деяких випадках ви і самі можете не знати, яким чином збираються дані ваших клієнтів, зокрема, якщо ви використовуєте мобільні додатки і технологію зберігання на хмарі. Федеральна торгова комісія рекомендує поговорити з юристом, який спеціалізується на онлайн-праві, або з експертом з інформаційних технологій, щоб зрозуміти, як саме і що саме ви збираєте і зберігайте.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 22

5. Забезпечте можливість поновлення. Ваша політика конфіденційності повинна враховувати той факт, що вона може змінюватися, і всі ваші зміни повинні бути зрозумілими і доступними. Наприклад, ви можете відправити лист з повідомленням про зміни або опублікувати оновлену посилання на акаунти в мас-медіа.

Make Terms and Conditions and Privacy Policies for a Business Step 23

6. Продовжуйте користуватися послугами юриста для перевірки вашого документа. Юрист, який спеціалізується на законах про конфіденційність, може гарантувати, що ваша політика конфіденційності охоплює в собі все, що потрібно, щоб захистити вас і ваш бізнес. Він може також переконатися, що ваш документ відповідає існуючим законам про приватне життя.

попередження

Інформація, представлена вище, є спільною по своїй суті. Вона не є юридичною консультацією. Якщо ви шукаєте юридичну консультацію, вам слід проконсультуватися з адвокатом.
Не всі правові форми і шаблони ідентичні. Деякі з онлайн-шаблонів можуть не відповідати чинному законодавству тієї чи іншої країни. Звертайте на це увагу, покладаючись на зразки документа з інтернету.