Як написати заявку: 9 кроків (з ілюстраціями)

Уміння писати хороші заявки - це дуже корисний навик в багатьох сферах: від навчання, до управління бізнесом або, наприклад, геології. Мета кожної заявки - проінформувати про свої наміри компетентних людей і отримати їх підтримку. Якщо ваша заявка приверне увагу тих, хто приймає рішення, то вони затвердять ваш план або пропозицію. Знаючи, як написати переконливу, привертає увагу заявку, ви зможете досягти успіху в багатьох сферах.

кроки

Метод 1 з 2:

Сплануйте вашу заявку

1. Визначте проблему і її рішення. Все повинно бути дуже просто. З якою проблемою ви маєте справу? Як би ви її вирішили? Викладіть все настільки коротко (і піддається реалізації), наскільки можливо.

Ваша заявка повинна розкривати проблему «і» пропонувати рішення, здатне переконати незацікавлених, скептично налаштованих читачів підтримати його. Вам може попастися непроста аудиторія. Рішення, яке ви пропонуєте логічне і здійсненне? Скільки часу вам потрібно на його реалізацію?

2. Подумайте про свою аудиторію. Для початку - що це за люди? Обов`язково подумайте про тих, хто буде вас слухати, що вони вже можуть знати або чого не знають про тему вашого виступу, перш, ніж почати писати.

Що ви хочете запропонувати аудиторії в своїй заяві? Яке загальне відчуття повинно оставітьваше пропозицію у слухачів?

Відкоректуйте тон вашого виступу, щоб він максимально відповідав очікуванням і побажанням аудиторії. Що вони хочуть почути? Як найкраще «пробитися» до них? Як можна допомогти їм зрозуміти те, що ви намагаєтеся сказати?

3. Не забувайте про стиль. Залежно від суті вашої заявки і від того, хто буде її читати, постарайтеся оформити ваш лист у певному стилі. Чого вони чекають? Чи зацікавлені вони в цьому питанні?

Подумайте над тим, яка кількість професійного жаргону ви можете використовувати. Чим краще читачі розбираються в конкретному питанні, тим більше можна використовувати спеціалізованої лексики.

Що зробить вашу мову переконливою? Чи дозволяє тема вашої заявки говорити про ідеали, світовому розумі, з деяким пафосом? Намагаючись торкнутися емоції читачів, залишайтеся при цьому переконливими і використовуйте тільки факти.

4. Напишіть план. Він не ввійде в остаточний варіант заявки, але допоможе вам організувати ваші думки. Перш, ніж почати, переконайтеся, що ви знаєте всі відповідні деталі.

Ваш план повинен включати в себе суть проблеми, ваш варіант її рішення, як ви плануєте втілити це рішення, чому запропонований вам варіант - кращий з можливих і висновок. Якщо ви вносите адміністративну заявку, то обов`язково включите аналіз бюджету і організаційні деталі.

Метод 2 з 2:

Написання вашої заявки

1. Почніть з впевненого вступу. В ідеалі, ви повинні зачарувати свого читача, «зловити його на гачок» з перших слів. Зробіть свою заявку максимально змістовною і корисною. Дайте читачам трохи довідкової інформації, щоб ввести їх в курс справи, а після цього викласти суть своєї пропозиції.

Якщо ви маєте в своєму розпорядженні якимись незаперечними фактами, які можуть пояснити, чому питання потребує якнайшвидшого вирішення - з них і слід почати. Що б це не було, завжди краще починати з констатації достовірного факту, а не висловлювання думок або припущень.

2. Обрисуйте проблему. Після вступу ви перейдете до основної частини, до самої суті вашої роботи. Саме тут ви повинні розкрити проблему, всебічно розглянути питання. Якщо читачі не знайомі з усіма обставинами - проінформуйте їх.

Зробіть акцент на тому, чому вашу проблему потрібно вирішувати і чому це варто робити якомога швидше. Як відіб`ється на читачів її ігнорування? Які це може мати наслідки? Обов`язково дайте відповідь на всі питання, вдаючись до результатів досліджень і фактам. Використовуйте тільки заслуговують на довіру,.

3. Запропонуйте варіанти вирішення. Це, безсумнівно, найважливіша частина вашої заявки. Власне кажучи, це і «є» ваша заявка. Щоб ця частина вийшла переконливою, зверніть увагу на такі моменти:

Надайте своїм проектом масштабність. Наприклад: "Краще розуміння поведінки тунця дозволить нам створити всеосяжну стратегію управління і забезпечити консервованим тунцем майбутні покоління."

Дочитавши документ до кінця, ваші читачі повинні переконатися в тому, що ви можете ефективно вирішити проблему. Буквально кожне ваше слово має бути або про проблему, або про шляхи її вирішення.

Не розраховуйте, що аудиторія буде на вашому боці. Мета вашої заявки в тому, щоб переконати їх прийняти вашу сторону. Не будьте занадто впевнені в тому, що вони з легкістю повірять вам. Коли пишете заявку, постарайтеся поставити себе на місце того, хто буде її читати.

Проведіть максимум досліджень для вашої заявки. Чим більше прикладів і фактів ви зможете надати аудиторії - тим краще, це буде набагато переконливіше. Уникайте спокуси виходити з власної думки, краще покладайтеся на результати ретельних досліджень інших.

Якщо ваша заявка не підтверджує того, що запропоноване рішення працює, значить, це не правильне рішення. Якщо ваш варіант вирішення здається нездійсненним - відмовтеся від нього. Також, подумайте про наслідки вашого варіанту вирішення проблеми. Якщо є така можливість - зробіть попереднє тестування і внесіть необхідні корективи в свою пропозицію.

Переконайтеся, що ваш варіант вирішення проблеми раціональний з фінансової точки зору. Перш, ніж пропонувати свою ідею компанії або приватній особі, візьміть до уваги бюджет. Якщо вони не можуть собі це дозволити - ваша заявка не має сенсу. Але навіть якщо вони цілком можуть собі це дозволить, все одно потрібно аргументувати, чому саме ваша пропозиція стоїть їх часу та грошей .

Вкладіть точний графік виконання пропонованих робіт. Коли ви плануєте приступити до виконання свого проекту? З якою швидкістю він буде розвиватися? Як кожен крок буде пов`язаний з подальшим? Чи можна деякі речі робити одночасно?Ваша уважність до найдрібніших деталей підвищить рівень довіри до вас з боку замовників і заспокоїть їх.

4. Зробіть короткий висновок. Воно має перегукуватися зі вступом і послідовно пов`язувати воєдино головні моменти вашого послання. Якщо можливі наслідки відхилення вашої заявки - скажіть про них. Залиште аудиторію перед відкритим питанням. І, звичайно ж, подякуйте їм за приділену вам увагу і час.

Якщо у вас є додаткові матеріали, обсяг яких не дозволяє розмістити їх в заявці, то ви можете включити їх у вигляді додатку або виписки. Але пам`ятайте про те, що занадто об`ємний документ може відлякати читачів. Якщо у вас є сумніви щодо необхідності цих документів - краще відмовтеся від їх надання.

Якщо у вашій заявці два і більше додатка, позначте їх літерами A, B і т.д. Так можна позначити таблиці, копії статей, листи підтримки і т.п.

5. перевірте документ. Поставтеся до написання, редагування та оформлення заявки з особливою педантичністю. Перевірте, щоб все було викладено чітко і послідовно, попросіть ще кого-небудь прочитати і внести корективи, переконайтеся, щов інформація представлена в привабливою і цікавою формі, все розкладено по поличках імає пряме відношення до даного питання.

Попросіть ще одну людину (а краще двох) переглянути вашу роботу. Вони можуть звернути увагу на те, що ви випустили з уваги. Це можуть бути пункти, які ви не розкрили повністю або питання, на які ви не дали відповідь.

Обов`язково перевірте граматику, правопис і пунктуацію! Будь-яка помилка завдасть шкоди вашій репутації і знизить шанси того, що вашу заявку схвалять.

Поради

Слідкуйте за тим, щоб ваші ідеї не загубилися за купою непотрібних слів.
Використовуйте мову, зрозумілу для всіх. Віддавайте перевагу коротким реченням, які зрозумілі і відносяться до суті питання.
Будь-яке обговорення фінансових або інших ресурсів повинно бути обережним і відображати реальну цифру необхідних витрат.