Як скласти довідковий документ: 5 кроків

Уміння скласти довідковий документ може виявитися корисним навиком для студентів, ділових людей, політиків і громадських діячів. Як правило, в довідковому документі описується певна проблема і її передумови, висуваються пропозиції щодо її вирішення, перераховуються вже використані кошти і рекомендації щодо поліпшення ситуації. Якісний довідковий документ повинен бути коротким, добре структурованим, в ньому повинні описуватися найважливіші факти і чудові рішення. Ось послідовне опис процесу складання довідкового документа.

кроки

1. Опишіть проблему.

Виділіть причини і симптоми. Розуміння причини допоможе вирішити проблему. Наприклад, на перший погляд може здатися, що молоді сільські дівчата не бажають відвідувати школу. При більш ретельному розгляді з`ясовується, що у них немає транспорту, щоб дістатися до школи, або що дорога до школи занадто небезпечна.
Резюмуйте опис проблеми. Будьте короткі. Спочатку опишіть причину проблеми, а потім її симптоми. Наприклад, розкажіть про відсутність громадського транспорту і небезпечних дорогах. Потім поясніть, як ці проблеми впливають на низьку відвідуваність школи учнями, і, нарешті, про те, що низький рівень освіти створює несприятливі економічні перспективи для дівчат.

2. Ідіть назустріч вашої аудиторії.

Пишіть простою доступною мовою. Враховуйте інтереси читачів вашого довідкового документа і їхнє ставлення до проблеми. Використовуйте стиль мовлення, який буде їм доступний, уникаючи технічних термінів і деталей, які можуть бути їм незрозумілі.

Відповідайте на питання ваших читачів. Подумайте про те, які питання можуть виникнути у читачів, і постарайтеся відповісти на них у вашому документі довідки. Якщо в проблемі задіяні складні процеси, опишіть найважливіші їх аспекти.

3. Запропонуйте рішення або комплекс можливих заходів.

Переконайте вашу аудиторію. Можливо, у вас є рішення, яке, на ваш погляд, може вирішити проблему. Опишіть його і роз`ясніть, чому це рішення є найкращим. Наведіть задокументовані відомості і факти в підтримку ваших аргументів.

Уявіть публіці кілька можливих рішень. Якщо це нова або складна проблема, можливо, вам не вдасться відразу знайти ефективне рішення. Обміркуйте кілька можливостей і уявіть кожну як варіант вирішення проблеми. Наведіть кілька прикладів того, як кожне із запропонованих засобів виявилося ефективним в інших подібних випадках.

Опишіть можливі наслідки. Деякі рішення можуть обійтися дорого. Поясніть, будь витрат зажадає проблема від окремих осіб або спільнот, залучених в її рішення. Будьте конкретні і перерахуйте всі необхідні факти, щоб переконати публіку в тому, що ви ретельно досліджували питання.

4. Напишіть висновок. Коротко резюмуйте будьте готовими описати проблему, ваш аналіз і рекомендації.

5. Оформіть ваш довідковий документ. Як правило, довідковий документ містить опис проблеми, її передумов, можливих рішень і укладення. Якщо необхідно, додайте до документа додаток, що містить важливі статистичні дані або діаграми. Якщо ви складаєте довідковий документ в рамках домашнього шкільного завдання, виконуйте вимоги викладача до формату і обсягу.