Як стати персональним асистентом: 6 кроків

У цій статті зібрані навички та вміння, які необхідно розвивати, щоб стати хорошим персональним асистентом (ПА). Використовуйте матеріал статті, щоб виявити області, над якими слід попрацювати.Персональний асистент отримує хорошу зарплату, але для того, щоб стати кращим, потрібно розвинути в собі певні навички і якості. Його візитна картка - це професіоналізм і вміння зберігати конфіденційність інформації. Провідні кадрові агентства, що відбирають персональних асистентів, висувають до них такі вимоги, як організованість, кваліфікованість, високий рівень мотивації і знання інформаційних технологій.

кроки

1. Розвивайте корисні навички міжособистісного спілкування - хороший персональний асистент незворушний при тиску на нього. Він зберігає спокій і швидко приймає рішення. Уміння злагоджено працювати з іншими, часто складними особистостями - обов`язкова якість, так як кращі ПА і їх начальники працюють в дуже напруженій атмосфері.

2. Розвивайте впевнені комунікаційні навички. З цього починається спілкування з замовниками і клієнтами, тому ПА повинен володіти такими навичками на високому, професійному рівні. Уміння впливати на людей також невід`ємно, так як персональний асистент веде переговори про терміни і ресурсах. Важливо знати письмовий етикет, так як ПА доводиться вести кореспонденцію начальника, або писати звіти.

3. Поповнюйте знання в сфері інформаційних технологій - Хороший персональний асистент повинен знати такі програми: Microsoft Word (Просунутий рівень) - Microsoft Excel (Середній рівень) - Microsoft PowerPoint (Просунутий рівень) - знання поштових клієнтів, таких як Microsoft Outlook, Lotus Notes, або Eudora. Буде плюсом вміння орієнтуватися в базах даних на зразок Microsoft Access, мати хоча б початкові знання про Microsoft Project.

4. Поліпшите навички користування мережею Інтернет. ПА також повинен бути просунутим інтернет-користувачем, так як йому може знадобитися шукати інформацію, або виконувати інші завдання, що вимагають вміння орієнтуватися в інтернет-середовищі. Безсумнівний плюс - знання тонкощів електронної торгівлі.Розуміння інтернет-маркетингу і механізму роботи пошукового двігателяделает ПА більш цінним співробітником, прекрасно справляються зі своїми обов`язками.

5. Цікавтеся офісною оргтехнікою. У сучасному світі технологій абсолютно очевидно, що персональний асистент розбирається у всіх нових розробках. ПА повинен йти в ногу з сучасними технічними нововведеннями, якщо знадобиться полагодити принтер, або налаштувати смартфон начальника. Хороший ПА порекомендує необхідні зміни офісної оргтехніки, щоб підвищити продуктивність праці. Вони досліджують, яким чином впливають нові технології на прибуток і ефективність діяльності компанії.

6. Розвивайте необхідні навички для: перевірки електронної пошти боса і ведення його кореспонденції-організації робочого процесу таким чином, щоб він приносив користь начальніку- ведення електронного щоденника начальника- вміння виконувати доручення- приготування документів для совещаній- призначення, організації роботи та протоколювання совещаній- організації та ведення заходів-складання складних планів командіровок- підготовки комплексних маршрутов- ведення бюджету- відвідування зустрічей / нарад як представник начальника- ведення інтернет-поіска- складання презентацій- ведення переписки, складання звітів, інформаційних бюлетенів та зведених ітогов- поновлення веб-сайтів-збереження ефективного способу організації робочого простору- швидкого і точного друкування документів-закупівлі офісної оргтехніки та канцелярії- ведення проектів-і керівництва персоналом.