Як підготуватися до співбесіди на посаду секретаря-референта

Якщо вам належить співбесіду на посаду секретаря-референта, то вам буде корисно дізнатися, що існує цілий ряд методів підготовки, дотримуючись яких, висможете домогтися успіху на співбесіді і забезпечити собі максимальні шанси на отримання роботи. Не існує «правильного» способу підготовки до співбесіди, але є стратегії, які можуть дозволити вам підвищити свої навички проходження інтерв`ю.

кроки

1. Дізнайтеся більше про посадові обов`язки секретаря-референта. У цей список входять, як правило, організація зустрічей для керівника, підтримання бумажнойі електронної систем реєстрації документів, ведення записів, використання баз даних для внесення і формування інформаційних звітів, робота з багатоканальним телефоном (переадресація дзвінків), а також підготовка деяких документів, таких як доповідні записки та вихідні листи (паперові та електронні).

Prepare for an Administrative Assistant Interview Step 2

2. Зберіть інформацію про компанію. При підготовці до будь-якого співбесіди, необхідно зібрати максимум інформації про організацію, в яку ви хочете влаштуватися на роботу. Так, випокажете роботодавцю, чтозаінтересовани в полученіііменно цієї посади, а не находітесьотчаянном пошуку будь-якої роботи.

Prepare for an Administrative Assistant Interview Step 3

3. Ознайомтеся з вакансією. У кожного роботодавця свої вимоги до рівня професіоналізму, кваліфікації майбутнього співробітника, а також своє розуміння його функціональних обов`язків.Важливою частиною підготовки до співбесіди є вивчення особенностейтой вакансії, на яку ви подали резюме. Якщо для одного роботодавця пріоритетом є своєчасність і пунктуальність, то для іншого важлива гнучкість і креативне мислення.

Prepare for an Administrative Assistant Interview Step 4

4. Будьте готові розповісти про минулу роботу, ваш досвід, професійні навички, а також про ваших сильних і слабких сторонах. Приготуйте короткий, лаконічний пояснення, що відноситься до конкретної посади в рамках цієї співбесіди.

Prepare for an Administrative Assistant Interview Step 5

5. Перегляньте своє резюме. Ви повинні бути готові відповідати на питання по ньому. До того ж, слід переконатися в тому, що в ньому відображена актуальна інформація, що підтверджує ваші навички роботи секретарем-референтом.

Prepare for an Administrative Assistant Interview Step 6

6. Попрактикуйтесь в оператора ПК. Дуже часто при виборі секретаря-референта, на собеседованіяхпроводітся тестування з ручного введення даних на час (швидкість друку). Це означає, що частина часу, відведеного на підготовку до майбутнього співбесіди ви должниуделіть практиці оператора ПК і розвитку навичок роботи сдесятічной клавіатурою.

Prepare for an Administrative Assistant Interview Step 7

7. Сформулюйте відповіді на стандартні запитання, які зазвичай задають на співбесідах, коли вибирають секретаря-референта. Будьте готові продемонструвати свої знання в наступних областях:

Ви повинні зуміти пояснити, як організовується робочий день керівника, вказати які для цього використовуються методи, як встановлюються нагадування ірешаются конфлікти планування.

Обов`язки секретаря-референта часто включають в себе роботу з клієнтами. Референт приймає дзвінки, зустрічає клієнтів і заказчікові є сполучною ланкою між керівником і його бізнес-партнерами.

Будучи секретарем-референтом, ви можете мати доступ до конфіденційної інформації.Будьте готові пояснити на співбесіді, що ви плануєте робити для захисту закритих відомостей і як працювати з ними.

Здатність виконувати кілька завдань одночасно - це обов`язкова вимога до секретаря-референта, так що приготуйтеся навести приклади того, як ви виконуєте кілька дій в один і той же час. Зосередьтеся на тайм-менеджменті (управлінні часом), організації і делегування завдань (коли це допустимо).

Вам доведеться працювати з різноманітними комп`ютерними програмами та офісним обладнанням. В рамках вашої підготовки до співбесіди перерахуйте свої навички в цих галузях.

Prepare for an Administrative Assistant Interview Step 8

8. Відрепетируйте відповіді на питання. Вам не слід заучувати всі відповіді напам`ять, але ви навернякабудете відчувати себе комфортніше, якщо зможете відповідати на поставлені питання швидко і чітко.

Prepare for an Administrative Assistant Interview Step 9

9. Продумайте свій зовнішній вигляд. Секретарі-референти працюють майже на всіх підприємствах, в усіх сферах діяльності, тому важливо одягнутися згідно з регламентом, встановленим в тій бізнес середовищі, в яку ви хочете потрапити. Зателефонуйте адміністратору іпоінтересуйтесьімеющіміся стандартами зовнішнього вигляду, і, відштовхуючись від цієї інформації, але з невеликим відступом, підберіть себекостюм для співбесіди. Наприклад, якщо дрес-код даної компанії вимагає носіння ділового одягу, то попробуйтеразнообразіть стандартний офісний образ яскравим блейзером.

Поради

Як тільки ви відчуєте себе впевненіше, попросіть друга зіграти роль роботодавця, щоб воспроізвестівсе інтерв`ю повністю. Так ви зможете підготуватися і до можливого тестування. Якщо ви не можете залучити сторонню допомогу, попрактикуйтесь перед дзеркалом.
Почніть підготовку до співбесіди завчасно, щоб до призначеного дня ви були у всеозброєнні.
Протягом 48 годин після співбесіди, пошліть особі, що проводить його лист подяки.Використовуйте цю можливість також для вираження зацікавленості в даній роботі, нагадайте про свої вміння, востребованнихв роботі секретаря-референта. Все це можна згадати в наступному контексті: «Спасибі за приділений час. Я щиро зацікавлений в отриманні цієї роботи і впевнений, що мої організаторські здібності досвід роботи в сфері діловодства зроблять мене гідним членом вашої команди ».