Як написати запит на пропозицію (з ілюстраціями)

Запит на пропозицію, або RFP - бізнес-інструмент, який дозволяє компаніям знайти консультантів або фрілансерів, щоб задовольнити потребу. Ефективна робота з RFP підвищує шанси отримати хорошу пропозицію від кваліфікованих кандидатів.Чим більше чесні ви будете при вказівці ваших очікувань в запиті на пропозицію, тим більше ймовірно, що ви зможете знайти правильного кандидата для виконання роботи.

кроки

Частина 1 з 5:

Визначте ваші потреби

1. Зрозумійте, чого ви хочете. Перший крок - розуміння того, який результат ви хочете отримати від проекту. Наявність конкретного бачення допоможе вам задавати правильні питання щодо послуг консультанта.

Визначте тип вашого проекту і складіть список кроків, які потрібно зробити для його успішного завершення.
Визначте, якого роду допомога вам потрібна на вашу думку. Вам потрібен технічний фахівець, фахівець в сфері дизайну або обидва? Потрібен вам одна людина або команда, яка буде працювати на проекті? Чи може робота вестиметься віддалено або вам потрібен хтось, хто живе поблизу і з ким можна провести особисту зустріч?
Запитайте себе, якого роду розробників або фахівців вам потрібно найняти, щоб завершити проект.
Наявність базового уявлення і бачення не означає, що проект повинен піти (і піде) саме так, як ви собі уявили.

2. Оцініть ваші цілі і завдання. Глобальні цілі вашої компанії можуть бути так само важливі, як деталі проекту.

Перечитайте документ, де описана місія вашої компанії, навіть якщо ви самі його писали.

Чітко зрозумійте, як проект допомагає реалізації місії компанії.

Змініть ваше бачення проекту, якщо він не допомагає досягти глобальних цілей компанії.

Визначте, як проект покращить вашу компанію, задовольнить потреби акціонерів або клієнтів.

Складіть документ, який описує, як саме проект допомагає досягти цілей компанії і чому він відповідає місії. Вам може знадобитися включити це опис в запит на пропозицію, але в той же час документ допоможе вам сфокусуватися на власних цілях в проекті.

3. Визначтеся з бюджетом. Ви повинні знати конкретну суму, яку ви можете витратити на проект.Чесність щодо того, який ваш бюджет, допоможе в побудові довгострокових відносин з консультантами, яких ви наймаєте.

Поговоріть з відділом обліку або фінансів заздалегідь. Не потрібно просто припускати, що на проект ви можете витратити деяку суму.

Переконайтеся, що ви врахували всі частини проекту і всіх фахівців, які вам буде потрібно найняти, щоб реалізувати проект.

Сплануйте додаткові витрати. Проекти - особливо великі проекти - рідко укладаються в бюджет. Залиште собі можливість для маневру на випадок непередбачених витрат з самого початку, це допоможе вам залишитися в плюсі.

Запропонуйте конкурентну оплату. Пам`ятайте, що менша плата часто означає більш низьку якість. Разом з тим висока оплата за проект може не дати вам помітно кращого результату, ніж просто оплата по «звичайній ціні».

4. розпишіть таймлайн. Ви повинні скласти детальний план етапів виконання роботи із зазначенням кінцевих дат подачі пропозицій і завершення проекту.Ви можете розбити проект на окремі кроки або етапи і призначити дати виконання кожного з них.

Підготуйте «зворотний» календар. Почніть з дати закінчення роботи над проектом і рухайтеся в зворотному напрямку, визначаючи проміжні дедлайни.

Встановіть дату закінчення прийому заявок через 2-6 тижнів після дати розсилки запиту на пропозицію в залежності від того, який рівень деталізації і змін вам потрібно.

Призначте і собі кінцеву дату написання запиту на пропозицію.

Частина 2 з 5:

Планування запиту на пропозицію

1. Прочитайте інші запити на пропозицію. Один з кращих способів написати ефективний запит на пропозицію - прочитати запити інших людей.Це дасть вам уявлення про те, яку інформацію слід включити в запит, опис в якому стилі найпростіше читати і яким простіше слідувати, які візуальні приклади повинні бути включені.

Пошукайте в інтернеті зразок запиту на пропозицію. У мережі є багато прикладів з детальним описом структури та важливої інформації.
Прочитайте актуальні запити на пропозицію від інших компаній. Уявіть, що ви консультант, який намагається ознайомитися з пропозицією. Прочитайте запити на пропозицію, підготовлені іншими людьми, звертаючи увагу на те, яку інформацію вам не вистачає в описі. Це допоможе вам написати власний запит краще. Переконайтеся, що ви включили відсутню інформацію в свій запит на пропозицію.
Спробуйте знайти запити на пропозицію від компаній, які працюють в тій же сфері, що і ваша. Якщо у вас є знайомі в інших компаніях, запитайте у них, чи немає прикладів старих запитів на пропозицію, на які ви можете поглянути.
Подивіться шаблони запитів на пропозицію в мережі. Вони можуть стати гарною відправною точкою, але ви повинні використовувати їх для того, щоб навчитися писати запити, а потім написати власний самостійно, щоб отримати більшу свободу у форматуванні і описі деталей.

2. Встановіть область і рамки вашого проекту. До написання запиту на пропозицію ви повинні зрозуміти сферу і рамки вашого проекту. Вам може знадобитися масштабування проекту, якщо ви зрозумієте, що вимагаєте занадто багато чого в занадто стислі терміни.

Може бути корисним описати завдання, які не будуть вирішуватися в рамках конкретного проекту, навіть якщо ви плануєте повернутися до цих ідей в майбутньому. (Цю інформацію не варто включати в запит на пропозицію).

Визначеність у описі рамок проекту в запиті на пропозицію дозволить консультантам підготувати відповідь пропозицію краще.

Будьте реалістичні щодо того, який результат ви можете отримати при існуючому бюджеті і в ті часові рамки, які ви виділяєте консультанту.

3. Складіть список «вимог» і «побажань». Один із способів зрозуміти, чого ви хочете насправді від відповіді на ваш запит - скласти список ваших вимог і побажань. Кожне ваше вимога або «обов`язкове до виконання» має бути включено в запит на пропозицію. Ви можете включити деякі (або більшу частину) ваших «побажань», одного переконайтеся, що ваш запит на пропозицію не стає нереалістичним або занадто громіздким.

Ви можете уточнити в запиті на пропозицію, які з пунктів обов`язкові, а які лише бажані.

Занадто велика кількість бажаних (бажаних) пунктів може відлякати потенційних консультантів, які відчують себе недостатньо кваліфікованими на підставі надто ідеалістичного опису.

Збережіть список «побажань» для оцінки пропозицій, що поступають.

4. Вирішіть, хто буде читати пропозиції і вибирати виконавця. Людина, яка буде читати пропозиції, які надійдуть у відповідь на ваш запит, повинен мати досвід читання, якщо не написання, запитів на пропозицію.

Переконайтеся, що очікування людини чітко відображені в запиті.

5. Вкажіть мінімальну кваліфікацію кандидата. На додаток до вимог і побажань, які стосуються безпосередньо проекту, ви можете вказати свої очікування щодо освіти та досвіду консультантів, які працюватимуть над проектом.

6. Розробіть систему, по якій будете оцінювати пропозиції. Підготовка такої системи до написання запиту на пропозицію допоможе вам точніше визначитися з вимогами і очікуваннями. Таким чином ви будете впевнені, що включили в запит найбільш важливі фактори.

Визначте рейтингову систему для пропозицій. Виділіть декілька категорій з оцінкою за шкалою 1-10 і загальну оцінку.

Пропозиція (я) з найвищою оцінкою (ами) найкраще відповідають вашим запитам, швидше за все, буде обрано одне з них.

Деякі категорії, які варто включити в таблицю оцінювання: естетичність / дизайн, бачення, впровадження, бюджет, досвід і рекомендації, здатність укладатися в терміни, інтеграція вашої бізнес-моделі в дизайн, інноваційність, використання технологій, професіоналізм, реакція на конструктивну критику, комунікаційні здатності.

Частина 3 з 5:

Написання запиту на пропозицію

1. Увімкніть релевантні деталі. Не варто перевантажувати читача зайвою інформацією, але ви повинні включити всі релевантні деталі проекту в запит. Сюди можна віднести:

Хто ви і яка мета вашої компанії
Чому вам потрібно консультант на проект
Яких результатів ви чекаєте в кінці проекту
Як ви співпрацюєте з компанією
Скільки ви готові платити
Як і в які терміни відправляти пропозицію
Як повинно бути структуровано пропозицію
Коли повинен бути виконаний кожен з етапів проекту
Як ви будете оцінювати і вибирати пропозицію
Коли ви повідомите обраного консультанта або компанію
До кого звертатися з додатковими питаннями

2. Будьте конкретні, але не дуже. Ваш запит на пропозицію повинен бути чітким і конкретним щодо типу проекту і того, якого консультанта ви шукаєте, однак не варто висувати надто жорсткі вимоги, які можуть відлякати хорошого кандидата. Знайти баланс може бути непросто.

Якщо ви недостатньо конкретні, ви отримаєте потік пропозицій, які занадто розмиті або не збігаються з вашим баченням.

Якщо ви висуваєте занадто жорсткі вимоги, ви можете не отримати достатнього для вибору кількості пропозицій.

Вам може знадобитися переписати запит на пропозицію, якщо пропозицій занадто багато або занадто мало.

3. Ефективно структуруйте ваш запит. Оскільки ви даєте велику кількість інформації в невеликому обсязі, організація інформації - ключ до створення ефективного запит на пропозицію.

Виділіть чіткі секції. Секції дозволяють розділити вашу пропозицію на легко сприймаються частини.

Використовуйте напівжирний шрифт і підкреслення, щоб виділити найбільш важливі моменти, але робіть це помірно. Менше 10% тексту повинно бути виділено або підкреслено.

Розділіть великі секції списками або поділіть їх на кілька коротших розділів.

Додайте кілька добре оформлених графіків, щоб розбавити текст і зробити його візуально більш привабливим.

4. Запитайте рекомендації. Переконайтеся, що ви запросили рекомендації. У вас повинна бути можливість перевірити, чи задоволені попередні клієнти процесом роботи з консультантом або фірмою, а також проектом, який вони отримали.

Переконайтеся, що ви зв`язалися з людьми, які можуть надати рекомендації консультанту. Запитайте, чи готовий клієнт в майбутньому повторно найняти консультанта, і переконайтеся, що задали питання як про процес співпраці, так і про проект.

5. Перечитайте запит на пропозицію перед відправкою. Відправка незрозумілого запиту або запиту з помилками або граматичними помилками - це непрофесіоналізм, який може коштувати вам кількох хороших пропозицій. Щоб компанію сприймали серйозно, ви повинні надавати якісний продукт.

Дайте прочитати запит кому-небудь ще. Виявити власні помилки може бути нелегко.

Можливо, вам варто знайти кого-небудь, хто не бере участі в проекті або навіть не є співробітником компанії, і дати прочитати запит цій людині, щоб переконатися в тому, що цілі ясні.

Частина 4 з 5:

Зробити запит на пропозицію

1. Надішліть запит на пропозицію в консалтингові компанії з репутацією. Хоча у великих компаніях працює безліч консультантів, компанії намагаються тримати марку і захищати свою репутацію, так що вони навряд чи будуть тримати співробітників, чий рівень нижче рівня очікувань компанії.

Ознайомтеся з відгуками про компанію в мережі. Відгуки, розміщені онлайн, не завжди ідеальні, але це хороша відправна точка. Разом з тим, поставтеся до негативних відгуків з часткою скепсису. Переконайтеся, що в відкликання вказані причини невдоволення компанією, і ігноруйте емоційні висловлювання.
Запитайте у вашого співробітника або знайомого з компанії, подібної вашої, кому б вони рекомендували відправити запит на пропозицію. Навіть конкуруюча компанія з високою ймовірністю дасть вам чесні рекомендації щодо компаній з хорошою репутацією.
Зателефонуйте до компанії і попросіть їх рекомендації. Запитувати рекомендації у окремих консультантів - звичайна справа, так що компанія, швидше за все, також не відмовить у наданні рекомендацій. Переконайтеся, що задаєте питання про процес співпраці з компанією, а також запитаєте, чи готові люди, які надають рекомендації, найняти фірму повторно для майбутніх проектів.

2. Обмежте число фірм і окремих співробітників, яким ви розсилаєте запит. Якщо ваш запит відправлено всім і кожному, ви отримаєте дуже багато пропозицій для виконання реалістичної оцінки або ж ваш запит не буде прийнятий всерйоз.

Розробка пропозиції займає досить багато часу, і фірма чи консультант навряд чи захочуть розглядати ваш запит серйозно і витрачати на нього час, якщо запит з`являється в поле зору занадто часто.

Зосередьтеся на отриманні меншої кількості пропозицій більш високої якості.

3. Дайте окремим консультантам розумну кількість часу на підготовку якісної пропозиції. Надавши фірмам і консультантам достатньо часу на читання і осмислення вашого запиту, підготовку їх бачення проекту і розробку якісної пропозиції, ви отримаєте краще уявлення про те, яким вийде проект.

4. Дотримуйтеся встановлених термінів. Фірма, яка відправила запит пізно, могла не вкластися у встановлені вами терміни. Якщо ви серйозно ставитеся до термінів, не можете робити висновків пропозиції, які були відправлені після закінчення відведеного часу. Якщо вас менше турбують терміни, ніж якість проекту, можете розглядати і пропозиції, які надійшли після дедлайну.

Частина 5 з 5:

Зразок запиту на комерційну пропозицію

Документ: Запит на пропозицію