Як написати офіційну пропозицію

Термін "офіційну пропозицію" має два різних значення. У діловому середовищі офіційну пропозицію - це вираз готовності надати деякі товари або послуги. У науковому середовищі під офіційною пропозицією мається на увазі рекомендація провести певне дослідження. У даній статті ми розглянемо обидва значення.

кроки

Метод 1 з 3:

Комерційна пропозиція

1. Уважно вивчіть запит на пропозицію (ЗНП). Багато підприємств і державні організації розсилають ЗПН для отримання товарів і послуг. Наприклад, якщо на компанію подали в суд, вона може направити ЗНП конкретним юридичним фірмам, запрошуючи їх надати комерційну пропозицію. Державна організація може розіслати ЗПН для закупівлі продуктів або матеріалів. Зазвичай в ЗНП повинне містити відомості, які необхідно врахувати перед складанням комерційної пропозиції.

Переконайтеся в здатності задовольнити потребу клієнта відповідно до запиту. Наприклад, необхідно вкластися в запропонований бюджет, тимчасові рамки і інші умови, викладені клієнтом.
Можна надати офіційну пропозицію, не чекаючи ЗНП. Якщо передбачається, що якась компанія може відчувати потребу в ваших послугах, то можна зв`язатися з нею за власною ініціативою і надати офіційну пропозицію.

2. Вивчіть потреби клієнта. Ваша пропозиція має відповідати актуальним запитам клієнта. Досліджуйте принципи роботи клієнта і конкретну потребу, щоб написати гідну пропозицію, яке буде корисним для клієнта і допоможе вам отримати замовлення. Виконавцю слід звернутися до представника компанії, щоб отримати необхідну інформацію. Якщо ЗПН на увазі конкурсний відбір, то доступні відомості будуть обмежені. У будь-якому випадку необхідно вдатися до спроб дізнатися відповіді на наступні питання:

Які були спроби вирішити проблему? Що привело до невдачі?

За якими критеріями буде оцінюватися комерційну пропозицію?

Які особливі потреби компанії необхідно врахувати?

Уточніть принципи діяльності компанії. Пропозиція повинна враховувати такі принципи.

3. Використовуйте офіційний титульний лист. Першою сторінкою вашої пропозиції виступає титульний лист. На ньому вказується наступна інформація:

Ваше ім`я;

назва вашої компанії;

особа, на ім`я якого подається пропозиція;

дата подачі пропозиції.

4. Вкажіть проблему, яку покликане вирішити пропозицію. Офіційна пропозиція має включати сформульовану проблему і містити рішення. Опишіть потребу клієнта простою і зрозумілою мовою. Клієнт повинен бачити, що ви правильно орієнтуєтеся в ситуації, що склалася.

Наприклад, пропозиція надати юридичні послуги може починатися так: "Нам відомо про потенційний судовому позові щодо вашої угоди з придбання компанії XYZ. Цією пропозицією ми висловлюємо готовність надати юридичні послуги для вирішення виниклої проблеми ".

5. Помістіть свою пропозицію в контекст. Якщо ваша пропозиція не є відповіддю на ЗНП, то необхідно вказати додаткові відомості та причини для висунення подібної пропозиції. Наприклад, вкажіть таку інформацію:

попередні невдалі спроби вирішити проблему;

звернення з проханням надати комерційну пропозицію;

джерела, які поставили вас до відома про проблему.

6. Сформулюйте визначення ключових термінів. Необхідно чітко визначити термінологію для конкретної галузі і інші професіоналізми, які використовуються в реченні. Мова пропозиції повинен бути простим і зрозумілим, але при необхідності задійте технічні терміни. Представник відділу постачання, до якого подається пропозиція, може добре розбиратися в термінології, але остаточне рішення часто приймається керівниками, які не завжди знайомі з технічної лексикою.

Спочатку можна скласти чорновий варіант комерційної пропозиції, а потім визначити терміни, які можуть бути незрозумілі одержувачу.

Також приведіть визначення термінів, які використовуються в різних значеннях. Різні компанії можуть вкладати власне значення в термін "фінансовий рік".

7. Запропонуйте детальне рішення. Окресліть проблему і повідомте свій варіант вирішення. Будьте максимально докладні в описі. Зазвичай пропоноване рішення передбачає необхідність скористатися вашими послугами або придбати вашу продукцію.

Наприклад, напишіть наступне: "Компанія" Баланс "надає бухгалтерські послуги та проводить аудит підприємств малого і середнього бізнесу. Ми готові надати весь комплекс послуг в наступних сферах: ведення бухгалтерських книг, облік товарно-матеріальних запасів, річні податкові звіти та зведення, поточна перевірка платіжної відомості ".

8. Опишіть переваги вашого рішення. У разі пропозиції за власною ініціативою ви пропонуєте варіант, який ще не розглядався клієнтом, а при відповіді на ЗНП берете участь в конкурсі з іншими компаніями. Так чи інакше, слід пояснити, чому запропоноване вами рішення є оптимальним для клієнта. Можна використовувати маркований список, щоб виділити ключові переваги. У перевагах найчастіше вказують економію коштів, конфіденційність і професійну кваліфікацію виконавця.

Наведіть докази викладених фактів. Наприклад, вкажіть в реченні наявні результати досліджень або галузеві показники, на яких засновано запропоноване вами рішення.

9. Надайте календарний план. Розробіть графік виконання завдань, які необхідні для реалізації вашої пропозиції. На етапі пропозиції само собою зрозуміло, що в майбутньому деякі деталі можуть змінитися, однак клієнт повинен мати уявлення про те, як ви збираєтеся вирішити поставлене завдання.

Виділіть етапи і стадії. Наприклад, якщо ви пропонуєте виконати реконструкцію торгових площ, то слід вказати дати початку і завершення робіт, щоб клієнт знав, коли можна буде відновити роботу книгарні.

Попередьте, що дані терміни є зразковими і можуть змінитися під впливом зовнішніх факторів. Наприклад, термін виконання будівельних робіт може зрушити з причини необхідності отримати необхідні дозволи від місцевої влади або з вини субпідрядника.

10. Фінансовий кошторис. Клієнту необхідно знати вартість ваших послуг, тому часто фінансовий кошторис може стати найважливішим аспектом пропозиції. Можливо, вам доведеться брати участь у конкурсі разом з іншими компаніями. Обов`язково вкажіть ціни. Будьте завбачливі. Наприклад, підрахуйте передбачувані статті і помножте суму на 1,5 на випадок непередбачених обставин. Не забудьте включити застереження про приблизний характер розрахунків. Серед іншого, вкажіть наступні статті:

початкові витрати;

вартість трудовитрат;

вартість поставок і постачання;

поточні щомісячні витрати;

експлуатаційні витрати.

11. Ключові умови договору. Якщо ваша пропозиція покликане стати основою угоди між вами і клієнтом, то обговоріть ключові умови договору. Наприклад, вкажіть наступну інформацію:

Сума авансового платежу: "Оплата 50% вартості при підписанні договору".

Комісія або відсоток за несвоєчасне платіж: "За будь-які несвоєчасні розрахунки буде нараховуватися пеня в розмірі 3000 рублів".

Умови розірвання договору: "Договір може бути розірваний за будь-якої причини При повному або частковому за 90 днів до моменту розірвання. Комісія за передоплату відсутня ".

12. Вкажіть профільний досвід. Клієнт повинен бути впевнений у вашій здатності втілити в життя всі обумовлені умови, щоб зупинити свій вибір саме на вашу пропозицію. Опишіть один або кілька аналогічних проектів, в яких ви брали участь а також поділіться досягнутими успіхами.

Чи не розкривайте клієнту подробиці угод про конфіденційність, які могли бути укладені між вами та іншими клієнтами. Попередній досвід завжди можна описати в загальних рисах. Наприклад, вкажіть: "За останні п`ять років наша компанія з успіхом надавала бухгалтерські послуги 20 компаніям середнього бізнесу (25-100 співробітників)".

13. Вкажіть інших учасників проекту. Можливо, ваша компанія не здатна задовольнити всі потреби клієнта своїми силами. В цьому випадку потрібно вказати, яку допомогу з боку ви плануєте залучати. Також поясніть, як ви плануєте забезпечити відповідність інших працівників висуваються умовами по частині кваліфікації.

По можливості прикладіть до комерційної пропозиції резюме задіяних осіб.

14. вказуйте посилання. Якщо в реченні згадуються дослідження, письмові звіти, склепіння даних та інші джерела, то в кінці документа необхідно привести посилання. Використовуйте один з поширених форматів.

Наявність списку використаних джерел дозволить клієнтові легко перевірити інформацію.

Спонукайте клієнта задавати питання. Вкажіть адресу свого сайту, щоб клієнт міг дізнатися додаткові відомості про ваше підприємство.

Метод 2 з 3:

академічне пропозицію

1. Спочатку виберіть тему дослідження. Якщо ви не працюєте з науковим керівником, то тему дослідження потрібно вибрати самостійно. Слід враховувати не тільки свої інтереси і досвід, але також наукову потребу у відповіді на конкретне питання. При виборі теми задайте собі такі питання:

Які теми пробуджують в вас інтерес, необхідний для теоретичної і практичної роботи?
Наскільки важлива така тема і чому?
Які проблеми може вирішити ваше дослідження, на які відкриті наукові питання знайти відповіді?
Наскільки ваше пропозиція заснована на раніше проведені дослідження?
Чи здатні ви провести дослідження за відведений час?

2. Окресліть структуру пропозиції. Перед початком роботи необхідно скласти план проекту та письмового пропозиції. План додасть напрямок і мета вашого дослідження. Як правило, майже всі академічні пропозиції містять такі розділи:

Вступ;

теоретичні основи і важливість;

огляд літератури;

проект і методи дослідження;

висновки;

список використаних джерел.

3. Почніть з введення. У цьому розділі міститься базове пропозицію і наводиться пояснення теми, яку ви бажаєте дослідити. Слід вказати тему і методи дослідження, які ви плануєте задіяти. Також коротко поясніть важливість обраної теми. У вступі потрібно дати відповіді на наступні питання:

Яка ваша основна область досліджень?

Яка конкретна тема досліджень пов`язана з даною проблемою?

Які методи планується використовувати для аналізу проблеми дослідження?

У чому проявляється цінність і важливість дослідження?

Чому адресат вашої пропозиції повинен зацікавитися результатами дослідження?

4. Викладіть теоретичні основи і поясніть важливість проекту. В даному розділі пропозиції слід навести доводи на користь реалізації проекту. Поясніть науковий контекст запропонованого дослідження. Опишіть суть вже виконаних робіт по конкретній темі, а також вкажіть поточний етап. Вкажіть свої наступні кроки і причини, за якими запропонована тема стоїть необхідних зусиль. Пункти даного розділу:

Основна досліджувана проблема. Поясніть мету дослідження понад короткої інформації у введенні.

Обґрунтування запропонованого дослідження. Доведіть доцільність проекту. Визначте і поясніть, чому результат дослідження міг би кого-небудь зацікавити.

Головні питання і завдання, які будуть розглянуті. Поясніть, як дослідження зможе розширити межі вже існуючих знань і припущень з цього питання.

Поясніть свій план проведення дослідження. Які першоджерела планується використовувати, який внесок вони можуть внести в подальший аналіз?

Задайте фокус дослідження. Визначте межі проекту. Вкажіть суміжні питання і теми, яким не буде приділено першочергову увагу.

5. Розгляньте головні джерела академічної літератури. Якщо ваша пропозиція буде мати на увазі лабораторне наукове дослідження, психологічне вивчення і спостереження за учасниками дослідження або аналіз конкретних історичних фактів або літератури, тоді фундаментом вашої роботи стане академічна література. Цей розділ пропозиції буде містити огляд і вплив такої літератури на проект. Необхідно помістити дослідження в більш широкий контекст і показати, як передбачається продовжити або відкинути попередні результати.

6. Опишіть методи дослідження. У цьому розділі необхідно детально повідомити, що саме ви збираєтеся робити, а також пояснити доцільність таких дій. Це основний розділ, який переконає адресата не тільки в користь, але також в продуманості і доцільності всього дослідження. Продемонструйте, що ви добре володієте темою, а ваша пропозиція - кращий спосіб знайти відповідь на питання, сформульовані в попередніх розділах. Вкажіть такі подробиці:

Конкретні дії і кроки, які будуть зроблені. Потрібно надати обґрунтування кожного кроку і пояснити вплив на глобальні результати.

Порівняння з попередніми дослідженнями. Якщо при вивченні літератури виявлені аналогічні дослідження або проекти, то слід вказати відміну ваших методів. Поясніть важливість такої відмінності. Вкажіть, що планується продемонструвати обраними методами.

7. Визнайте обмеження своєї пропозиції. Частина відповідальності за пропозицію включає визнання обмежень або потенційних проблем. Безсумнівно, ви прагнете, щоб ваша пропозиція прийняли. Не допускається, щоб після прийняття виникли проблеми, які виявляться несподіваними для вашого керівництва. У цьому розділі вкажіть такі відомості про проект:

Матеріали і бюджет. Якщо для дослідження потрібна фінансова підтримка, то ваш бюджет потрібно вказати саме в цьому розділі. Складіть список використовуваних матеріалів і поясніть важливість кожного пункту. Якщо доступні більш дешеві альтернативи, то обґрунтуйте свій вибір. Важливо усвідомлювати обмеження будь-якої пропозиції.

Допускайте потенційні проблеми, які можуть виникнути. Спочатку вкажіть можливі складнощі. Опишіть суть проблем і передбачувані шляхи вирішення.

Надайте календарний план.

8. Напишіть висновки. Продублюйте свій погляд на необхідність провести дослідження. Коротко Підсумуйте ключові аспекти поставленого завдання і проекту дослідження. Переконати читачеві, що ваша пропозиція дозволить просунутися вперед у важливому академічному питанні (вкажіть, чому). Переконайте читача розділити ваші погляди, переконання і ентузіазм з приводу обраної теми.

9. Наведіть список літератури. Використовуйте необхідний або загальноприйнятий формат посилань. Так, можна надати список літератури або повну бібліографію використаних джерел. У будь-якому випадку потрібно підкріпити вашу пропозицію фактами, а також дозволити читачеві самостійно вивчити і навіть перевірити викладені доводи.

Метод 3 з 3:

загальні рекомендації

1. Використовуйте офіційний формат. Ваша пропозиція має бути зручним для читання, а також мати переконливий вигляд. Якщо в ЗНП або вимогах не сказано інше, використовуйте простий і наочний шрифт комфортного для читання розміру і стилю. Зазвичай в офіційних документах використовується шрифт Times New Roman, кегль шрифту 12.

Також можна вивчити зразки пропозицій, використовуваних у вашій галузі. Пошукайте в мережі "зразок пропозиції", додатково вказавши галузь діяльності.
Також в інтернеті можна знайти шаблони комерційних пропозицій. Використовуйте шаблон, щоб надати своїй пропозиції офіційний вид.

2. Складіть дорожню карту пропозиції. Об`ємні або складні документи слід постачати коротким оглядом основних розділів. Підсумуйте розділи, які слідують за введенням.

Наприклад, напишіть: "Дане комерційну пропозицію складається з чотирьох частин. Слідом за введенням міститься Розділ II, в якому викладається запропоноване рішення, календарний план, а також пояснюються переваги. У Розділі III наведено постатейний бюджет і стандартні умови договору. Нарешті, Розділ IV містить короткі підсумки наявного досвіду нашої компанії і підтвердження обгрунтованості запропонованого рішення ".

3. Виправте помилки та внесіть зміни в документ. Якщо час не піджимає, перечитайте свій чорновий варіант пропозиції пару днів по тому. Зверніть увагу на помилки і пропущені слова. Також перевірте правильність усіх чисел.

Заново вивчіть ЗПН і вашу переписку з клієнтом. Переконайтеся, що ваша пропозиція відповідає всім висунутим вимогам.

При необхідності скоротіть обсяг документа. Грамотно складене пропозицію можна прочитати за вісім хвилин. Якщо читання займає більше часу, то спробуйте перенести частину відомостей в додаток.

Поради

Ваша пропозиція необхідно надрукувати на кольоровому принтері і зшити. Сьогодні можна недорого зшити документ практично в будь-якому магазині канцтоварів.
Зазвичай офіційну пропозицію займає 25-50 сторінок. Це непросте завдання, за яким послідує ще більш копітка робота.