Як підготувати пропозицію керівництву: 11 кроків

Пропозиція керівництва буде корисним в тому випадку, якщо ви хочете озвучити процедурні удосконалення, додаткові можливості доходу або способи економії. Також можна скласти пропозицію, якщо ви помітили аспекти, які, на ваш погляд, слід змінити. Для підготовки пропозиції керівництву компанії важливо зібрати всі необхідні відомості. Повідомте ідею співробітникам і дізнайтеся їх думку. Текст пропозиції повинен бути тактовним.

кроки

Частина 1 з 2:

Як скласти пропозицію

1. Сформулюйте ідею або проблему. Якщо ви хочете оптимізувати виробництво або знизити витрати, то важливо визначити основну проблему. Часто ідея буде здаватися вам зрозумілою, але якщо ви намагаєтеся усунути проблему, то будьте спостережливі.

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 2

2. досліджуйте питання. Перш ніж складати пропозицію, перевірте всі факти. Потрібно поговорити з причетними людьми - працівниками, керівництвом або клієнтами. Читайте про інших компаніях і відмінності в роботі.

Наприклад, якщо ви вважаєте, що керівництву слід змінити постачальника продовольства, то спочатку поговоріть з працівниками кухні. Що вони думають про це? Вони працювали в інших фірмах з іншими постачальниками? Що думають ваші співробітники? Можливо, ваше невдоволення є не питанням якості, а особистих переваг.

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 3

3. Складіть опис проблеми. Перш за все необхідно описати поточну ситуацію. Вкажіть всі доречні деталі (задіяні особи, дати, місця). На даному етапі не висловлюйте суджень, а просто поясніть стан речей.

Наприклад, напишіть: «Протягом останніх семи років компанія X користується послугами постачальника Y. За цей час кількість основних страв скоротилося з п`яти до двох. Кількість вегетаріанських страв також скоротилося, а в деякі дні вони взагалі були відсутні ».

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 4

4. Поясніть своє рішення. Окресліть проблему і ясно сформулюйте свою пропозицію. Відразу повідомте ключову ідею. Покажіть, що ви спираєтесь на дослідження.

Наприклад, напишіть: «Я рекомендую компанії X змінити постачальника провізії. Доступно відразу кілька варіантів на вибір. Постачальник W і постачальник Z пропонують велике меню з цінами, які можна порівняти з розцінками нинішнього постачальника. Більш того, постачальник Z пропонує щоденні основні страви вегетаріанської і веганскої кухні, а також страви без глютену, що дозволить краще задовольнити потреби всіх співробітників. Постачальник W пропонує менше веганських позицій в меню, але також є хорошим варіантом. За результатами дослідження 2011 року 40% наших співробітників є вегетаріанцями, 10% - вегани і 2% відмовилися від глютену ».

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 5

5. Складіть план. Опишіть кожен крок, включаючи час і вартість реалізації. Чітко вкажіть відомі факти і невідомі аспекти. Використовуйте пронумерований план. Повідомте більше подробиць. Не перебільшуйте цінність своєї пропозиції, але опишіть потенційні результати.

Для зміни постачальників нам буде потрібно: 1. Дочекатися завершення договору з постачальником Y 2. Запросити у постачальників W і Z пробні зразки 3. Вибрати одну фірму 4. Укласти договір з обраної фірмою. Витрати будуть порівнянні з розцінками нинішнього постачальника Y. По завершенні терміну дії договору з постачальником Y штрафи не передбачені. Більш того, якщо співробітникам більше сподобаються нові продукти, то задоволеність на робочому місці зросте.

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 6

6. Перерахуйте можливі заперечення. Покажіть, що ви обізнані про можливі недоліки вашого плану. Можливо опір серед співробітників? Наприклад, деяким співробітникам подобається нинішній постачальник. Вам доведеться переконувати вищі інстанції в безпечності такої ідеї? Розкажіть, як ви збираєтеся переконати інших в успіху ідеї.

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 7

7. Вкажіть необхідні матеріали і співробітників. Якщо для зміни потрібно закупити нові матеріали або найняти нових співробітників, то повідомте про це після плану. Також повідомте необхідний час (час теж ресурс). Створіть контрольний список. Наприклад, можна вказати наступне:

Потрібно: підкомітет для оцінки постачальників (4 представника різних відділів компанії), 2 години проби зразків 3 години на складання звіту.

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 8

8. Завершіть пропозицію першочерговим вигодою. В кінці документа повторіть запропонована зміна. Переформуліруйте три ключові пункти і складіть підсумкове пропозиція. Можна розглядати це як пояснювальну записку. наприклад:

«Як сказано в реченні, за останні сім років постачальник Y скоротив кількість головних страв в меню. Постачальники W і Z пропонують більше різноманітності за яку можна порівняти вартість. Я рекомендую провести пробу зразків товару нових постачальників, щоб зробити остаточний вибір. Такий крок напевно підвищить ступінь задоволеності і лояльності співробітників ».

Вкажіть конкретні фінансові або кількісні переваги. Наприклад, інновації дозволять скоротити витрати? Повідомте про це.

Згадайте якісні переваги. Іноді користь для компанії не вийде показати в кількісному вираженні за допомогою цифр і голих фактів. Повідомте, якщо зміни підвищать рівень задоволеності співробітників. Подібні поліпшення також цінні.

Частина 2 з 2:

Як подати пропозицію

1. Покажіть пропозицію співробітнику. Найкраще показати пропозицію колезі і попросити висловити думку. Співробітник може погодитися з вами. У разі незгоди уточніть причини. Якщо зауваження здадуться вам справедливими, то переглянете свою пропозицію. Якщо ж ви визнаєте доречність зауважень, але не згодні з точкою зору колеги, додайте заперечення до відповідного розділу пропозиції.

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 10

2. перевірте документ. Завершіть текст пропозиції і покажіть одному або колезі, після чого переконайтеся у відсутності стилістичних, граматичних і пунктуаційних помилок. Також стежте за обсягом. Не пишіть занадто велика пропозиція, інакше керівники можуть навіть не читати документ! Однієї-двох сторінок цілком достатньо.

Зображення з назвою Write a Proposal to Management Step 11

3. Подайте пропозицію керівництву. Коли пропозиція буде готово, визначте керівника, якому слід подати документ. У деяких організаціях використовується очевидна структура управління і прийняття рішень. В інших компанія з більш горизонтальною структурою не завжди зрозуміло, хто має реальні повноваження. Вивчіть це питання і виявити відповідну людину. Подайте йому свій звіт.

Спробуйте організувати особисту зустріч. Часто начальники краще реагують на пропозиції змін при розмові віч-на-віч. В іншому випадку надішліть пропозицію в звичайному або електронному листі.