Як створити ефективний план дій

Ефективний план дій завжди починається з чіткої мети, задуму або наміри. Такий план покликаний перенести людини з поточного моменту безпосередньо до здійснення заявленої мети. Правильно складений план дій дозволяє вирішити практично будь-яке завдання.

кроки

Частина 1 з 4:

Складіть план

1. Записуйте всі деталі. Працюючи над планом дій, почніть записувати кожну деталь. Вам може стати в нагоді блокнот з роздільниками для обліку різних аспектів даного процесу. Ось деякі приклади розділів:

Ідеї / різні примітки
Щоденні графіки
Щомісячні графіки
етапи
дослідження
продовження
Учасники / контакти

2. окресліть завдання. Чим більше розмита завдання, тим менш ефективним виявиться план дій. Постарайтеся якомога раніше визначити бажану мету (переважно ще до початку проекту).

Приклад: Вам потрібно написати магістерську дисертацію (велике дослідження) обсягом близько 40000 слів. Така робота складається з вступу, огляду літератури (з критичним аналізом інших досліджень і розглядом власної методології), практичної демонстрації ваших ідей на конкретних прикладах і укладення. Термін виконання роботи - 1 рік.

3. План повинен бути конкретним і реалістичним. Чітка мета - це тільки початок: кожен аспект плану повинен бути точним і здійсненним. Наприклад, плануйте конкретні і здійсненні графіки, етапи та кінцеві результати.

Точні і реальні пункти плану по довгостроковому проекту дозволять заздалегідь знизити стрес від погано спланованою реалізації з перевищенням термінів і стомлюючої понаднормової роботою.

Приклад: Вам потрібно писати приблизно 5000 слів на місяць, щоб закінчити дисертацію вчасно, а в кінці залишити ще пару місяців на доопрацювання ідей. З точки зору здійсненності не слід ставити завдання писати більше 5000 слів кожен місяць.

Якщо три місяці з усього терміну ви будете працювати асистентом викладача, то може бути, що ви не встигнете написати за цей час 15000 слів, внаслідок чого доведеться розподілити цей обсяг по інших місяцях.

4. проміжні етапи. Етапи - це істотні віхи на шляху до мети. Починайте планувати етапи з кінця (досягнення мети) і продовжуйте рух у зворотному напрямку до теперішнього часу і обставин.

Розбивка на етапи допоможе вам (і вашій команді) зберігати мотивацію, розділяючи фронт робіт на невеликі обсяги і відчутні цілі, тому відчуття завершеності почне з`являтися ще до повного здійснення всього плану дій.

Не розділяйте етапи занадто довгими або занадто короткими часовими проміжками. Так, вельми ефективним терміном прийнято вважати два тижні.

Приклад: При роботі над дисертацією намагайтеся не співвідносити етапи з розділами роботи, так як на це можуть йти місяці. Навпаки, зробіть етапи невеликими терміном до двох тижнів (можна виходити з кількості слів) і винагороджуйте себе за успішну роботу.

5. Розбивайте великі завдання на менші, більш зручні обсяги. Деякі завдання або етапи роботи можуть бентежити.

Якщо велика задача збиває вас з пантелику, то розділіть її на зручні невеликі підзадачі, щоб знизити тривожність і підвищити впевненість у власних силах.

Приклад: Огляд літератури нерідко стає найбільш складним розділом, своєрідним фундаментом майбутньої роботи. Для завершення розділу потрібно вивчити і проаналізувати велику кількість інформації.

Розділіть завдання на підзадачі: дослідження, аналіз, виклад. Можна звузити підпункти ще сильніше і вибрати конкретні статті та книги, які потрібно прочитати, а також встановити терміни завершення аналізу і письмового викладу результатів.

6. Використовуйте списки завдань. Складайте список завдань, які необхідно завершити в рамках кожного етапу. Сам по собі список справ малоефективний, тому вказуйте точні обсяги і реальні терміни.

Приклад: Розділіть роботу по огляду літератури на невеликі завдання, щоб точно знати, що потрібно виконати, а також оцінити реальні часові рамки. Наприклад, кожні один-два дня потрібно буде читати, аналізувати та описувати одне джерело.

7. Визначте часові рамки для всіх справ. За відсутності чітких тимчасових рамок робота може розтягнутися на нескінченно довгий час, а деякі завдання так і залишаться незавершеними.

Черговість пунктів плану не має критичного значення, чого не можна сказати про часові рамки для кожного аспекту.

Приклад: Якщо відомо, що за одну годину ви здатні прочитати близько 2000 слів, а стаття для читання налічує 10000 слів, то на статтю потрібно виділити не менше п`яти годин часу.

Також необхідно врахувати час хоча б на два перекуси і короткі перерви кожні 1-2 години в міру втоми. До того ж, до остаточного часу слід додати ще не менше години на можливі незаплановані затримки.

8. Створіть наочне уявлення. Завершивши списки дій і встановивши тимчасові рамки, переходите до створення якогось візуального відображення плану. Можна використовувати блок-схему, діаграму Гантта, динамічну таблицю або інший зручний варіант.

Зберігайте наочний план в доступному місці - наприклад, його можна повісити на стіні офісу або навчального приміщення.

9. Викреслюйте виконані завдання. Завдяки цьому ви не тільки відчуєте задоволення, але і зможете стежити за тим, щоб нічого не випустити з уваги.

Такий підхід особливо зручний при колективній роботі. У роботі з іншими людьми можна створити спільний документ, який буде доступний в будь-якій точці світу.

10. Не зупиняйтесь. Склавши план, представивши завдання колегам (при спільній роботі) і вказавши етапи, переходите до наступного кроку: приступайте до щоденної роботи для досягнення мети.

11. Можна зрушувати терміни, але не можна зупинятися на півдорозі. Періодично виникають такі непередбачені обставини, які заважають дотримуватися термінів, виконувати завдання і досягати мети.

Не сумуйте. Перегляньте план, а потім продовжуйте працювати і рухатися до поставленої мети.

Частина 2 з 4:

плануйте час

1. Виберіть хороший щоденник. Використовуйте додаток або блокнот, які дозволять зручно планувати кожну годину вашого часу. Планувальник ефективний тільки в тому випадку, якщо він дозволяє зручно вносити і читати записи.

Дослідження показали, що фізична запис завдань (ручкою на папері) підвищує ймовірність реалізації задуманого, так що краще планувати роботу в традиційному блокноті.

2. Не використовуйте списки справ. Отже, накопичився довгий список справ, але коли ви будете виконувати їх? Список справ не так ефективний, як графік виконання завдань. У графіку кожного завдання буде присвоєно термін.

Чіткі часові блоки (сторінки багатьох щоденників розбиті на погодинні блоки в самому буквальному сенсі слова) не дозволять зволікати, адже після закінчення часу потрібно переходити до наступної запланованої завданню.

3. Навчіться визначати тимчасові блоки. Такий підхід дозволить чітко розуміти, скільки часу можна виділити на кожну справу. Починайте з першочергових завдань і просувайтеся до менш важливих справ.

Сплануйте весь наступний тиждень. Завдяки детальному плану на наступні дні ви зможете максимально ефективно використовувати доступне час.

Ряд фахівців рекомендує мати хоча б загальне уявлення про плани на цілий місяць.

Деякі люди радять починати з кінця дня і рухатися в зворотному напрямку. Якщо ваш робочий день триває до 17:00, то плануйте від цього моменту до початку дня (наприклад, до 7 ранку).

4. Виділяйте час на перерви і дозвілля. Дослідники стверджують, що включає в свої плани вільний час, людина здатна отримувати більше задоволення від життя. Також доведено, що занадто тривала робота (більше 50 годин на тиждень) знижує ефективність праці.

Недолік сну катастрофічно позначається на продуктивності. Дорослій необхідно спати не менше 7 годин щоночі, а для підлітків ця цифра зростає до 8,5 годин.

Дослідники переконують: враховуйте в планах "стратегічне відновленню сил" (заняття фізкультурою, короткий сон, медитація, розминка) протягом дня, щоб підвищити продуктивність і поліпшити загальний стан здоров`я.

5. Знаходьте час, щоб скласти план на тиждень. Деякі експерти рекомендує складати план на тиждень наперед. Визначте, як найкраще використовувати кожен день, щоб досягти поставлених цілей.

Не забувайте враховувати всі поточні завдання і зобов`язання. Якщо графік виходить дуже щільним, то можна викреслити з нього деякі несуттєві пункти.

Не потрібно приносити в жертву соціальні взаємодії. Знаходьте час на близьких друзів і родичів. Вони завжди забезпечать вас необхідною підтримкою.

6. Складіть розпорядок дня. У прикладі з магістерською дисертацією звичайний день може виглядати наступним чином:

7:00: Підйом

7:15: Зробити зарядку

8:30: Прийняти душ і одягнутися

9:15: Приготувати сніданок і поїсти

10:00: Робота по дисертації - письмові завдання (плюс 15 хвилин на перерви)

12:15: Обід

13:15: Робота з електронною поштою

14:00: Дослідження і аналіз прочитаного (включаючи 20-30 хвилин на перерви / перекушування)

17:00: Завершення роботи, перевірка листів, план справ на завтра

17:45: Прибрати на столі, сходити в магазин

19:00: Приготувати вечерю і поїсти

21:00: Відпочинок (гра на гітарі)

22:00: Розстелити ліжко, почитати в ліжку (30 хвилин), лягти спати

7. Не обов`язково планувати всі дні однаково. Можна приділяти роботі 1-2 дні на тиждень. Іноді навіть корисно робити перерви, щоб повернутися до роботи зі свіжими думками.

Приклад: можна писати дисертацію і аналізувати джерела по понеділках, середах і п`ятницях, а по четвергах вчитися грати на музичному інструменті.

8. непередбачені проблеми. Виділяйте додатковий час в кожному блоці на випадок менш продуктивного робочого дня або непередбачених проблем. На самому початку рекомендується виділяти на кожну задачу в два рази більше часу, ніж ви вважаєте за потрібне.

У процесі ви почнете працювати ефективніше або зможете більш точно визначати необхідний час, що дозволить скорегувати початковий графік, але завжди залишайте хоч невеликий зазор.

9. Проявляйте гнучкість і розуміння. На початку роботи приготуйтеся коригувати свій графік на ходу. Це частина процесу навчання, тому краще планувати тимчасові блоки олівцем, а не ручкою.

Також можна витратити пару тижнів на те, щоб вносити в щоденник всі справи, якими ви займалися протягом дня. Завдяки цьому ви навчитеся правильно оцінювати тимчасові рамки кожного завдання і раціонально використовувати час.

10. Вимикайте інтернет. Визначте час, коли слід перевіряти пошту і соціальні мережі. Ставтеся до цього строго, оскільки легко втратити цілі години часу, просто гортаючи стрічку новин.

Також можна відключити телефон (хоча б на той час, коли необхідно зосередитися).

11. робіть менше. Це пов`язано з обмеженням часу на інтернет. Визначте найважливіші завдання на день, які допомагають досягти мети, і зосередьтеся на них. Не варто витрачати сили на менш важливі справи, які лише забирають час: листування, бездумна робота з документами.

Один фахівець рекомендує не перевіряти електронну пошту хоча б перші пару годин дня. Так ви зосередитеся на важливих справах і не будете відволікатися на сторонні моменти з листів.

Якщо вас чекає багато дрібних справ (наприклад, електронні листи, паперова робота, прибирання), то краще згрупувати їх в один часовий блок, а не розподіляти на весь день, тим самим знижуючи зосередженість при виконанні важливих завдань.

Частина 3 з 4:

Зберігайте мотивацію

1. Позитивний настрій. Позитивне сприйняття надзвичайно важливо для досягнення цілей. Потрібно вірити в себе і оточуючих людей. Давайте відсіч негативним думкам, використовуючи позитивні твердження.

Крім власного настрою слід оточити себе позитивними людьми. Дослідження показали, що з часом ми переймаємо звички тих, з ким проводимо найбільше часу, тому підходите до вибору свого оточення з розумом.

2. винагороди. Нагорода особливо важлива після завершення кожного етапу. Придумайте для себе відчутну винагороду. Можна дозволити собі обід в улюбленому ресторані в якості нагороди за двотижневий етап або сеанс масажу за двомісячну роботу.

Один експерт пропонує передавати одному певну суму грошей і просити повернути її вам тільки в разі виконання роботи в зазначений час. Якщо ви не впораєтеся, то один залишає гроші собі.

3. Заручіться підтримкою. Завжди важливо мати підтримку друзів і рідних, а також знайомитися з людьми, які ставлять перед собою схожі цілі. Завдяки цьому ви зможете рівнятися на інших.

4. Слідкуйте за своїми успіхами. Дослідження показали, що успішний рух вперед є найкращою мотивацією. Для відстеження успіхів досить просто викреслювати виконані завдання в своєму графіку.

5. Лягайте і вставайте рано. Дослідження розпорядку дня успішних і продуктивних людей не дадуть збрехати - більшість з них починають свій день рано. Також у них зазвичай є ранковий розпорядок, який часто мотивує їх на подальші звершення.

Спробуйте починати свій ранок з фізичних вправ (легка розминка і йога або заняття в тренажерному залі), здорового сніданку і півгодинної записи думок в щоденник.

6. робіть перерви. Перерви необхідні для того, щоб зберігати мотивацію. Якщо завжди працювати, то у вас буде накопичуватися втома. Перерви допомагають уникнути перевтоми і оптимізують робочий час.

Приклад: Встаньте від комп`ютера, відкладіть телефон і спокійно посидите в тиші. Якщо вам в голову прийдуть думки, то запишіть їх в щоденник. В іншому випадку просто насолодитеся хвилиною відпочинку.

Приклад: Займіться медитацією. Переведіть телефон в беззвучний режим, вимкніть усі повідомлення і встановіть таймер на 30 хвилин або інше допустимий час. Потім спробуйте просто спокійно сидіти і очистити свідомість. Всі думки, які приходять в голову, можна відносити до певної категорії і відпускати. Наприклад, якщо ви подумали про роботу, то скажіть про себе "Робота" і відпустіть думка.

7. візуалізують. Приділіть кілька хвилин тому, щоб подумати про свою мету і уявити, що ви відчує після її досягнення. Так простіше впоратися зі складнощами, які можуть виникнути.

8. Зрозумійте, що буде непросто. Все те, що дорого людині, рідко дається без праці. Шлях до мети зазвичай не обходиться без безлічі проблем і непростих рішень. Примиріться з цим фактом.

Багато досвідчені фахівці, які радять жити справжнім, рекомендує приймати свої невдачі як усвідомлений вибір. Не потрібно злитися або засмучуватися. Прийміть їх, витягніть урок і поверніться до роботи, беручи до уваги обставини, що змінилися.

Частина 4 з 4:

Визначте цілі

1. Записуйте свої бажання. Для цієї мети підійде щоденник або текстовий документ. Якщо ви ще не впевнені в тому, що саме хочете займатися, то дана практика повинна допомогти.

Регулярні записи в щоденнику - відмінний спосіб вивчати себе з боку і фіксувати свої відчуття. Багато людей стверджують, що записи власних думок допомагають зрозуміти почуття і бажання.

2. вивчіть питання. Якщо у вас з`явилася ідея, то спробуйте досліджувати дану тему. Вивчіть свої цілі, щоб знайти найкоротший шлях реалізації задуманого.

На форумах на кшталт Reddit висвітлюються і обговорюються різні теми. Тут можна поговорити з людьми, які зайняті в цікавій для вас галузі і готові поділитися інформацією.

Приклад: В процесі роботи над дисертацією ви замислюєтеся над тим, до чого це все може призвести. Почитайте про те, чим займаються люди зі ступенем, яку ви бажаєте отримати. Це може підштовхнути вас до публікацій або інших можливостей розвитку майбутньої кар`єри.

3. Вивчіть доступні варіанти і виберіть найбільш підходящий. Після вивчення питання стане зрозуміло, куди може привести кожен обраний шлях. Це дозволить вам вибрати оптимальний варіант реалізації своєї мети.

4. Враховуйте зовнішні чинники, пов`язані з роботою. До них відноситься все, що заважає досягти мети. У випадку з дисертацією можна назвати розумову втому, брак джерел або непередбачені робочі завдання.

5. проявляйте гнучкість. Цілі можуть змінюватися вже в процесі реалізації. Постарайтеся заздалегідь передбачити можливості для маневру. Інакше кажучи, не здавайтеся, коли стає складно. Втратити інтерес і втратити надію - це абсолютно різні речі!

Поради

Всі описані методи, які допомагають планувати і визначати цілі, також застосовні для більш глобальних і довгострокових намірів (наприклад, вибір кар`єри).
Якщо думки про необхідність планувати час навіюють нудьгу, то подумайте про це інакше: далекоглядні плани на дні, тижні і навіть місяці позбавляють від необхідності щодня приймати рішення щодо наступного кроку. Завдяки цьому звільняється час для творчості і концентрації на важливих питаннях.