Як перетворити документ word в таблицю excel

Якщо вам потрібно перенести список або таблицю з даними з документа Word в таблицю Excel, вам необов`язково копіювати і вставляти кожен окремий фрагмент інформації в відповідну клітинку таблиці. Ви можете легко імпортувати весь документ в формат Excel в кілька кліків, якщо спочатку правильно отформатіруете ваш документ Word.

кроки

Метод 1 з 2:

перетворення списку

1. Для початку, потрібно зрозуміти, як додаток перетворює документ. Коли ви імпортуєте документ в Excel, програма визначає, який фрагмент інформації буде розміщений в окремій клітинці таблиці, використовуючи для цього певні символи в тексті. За допомогою форматування даних в документі перед імпортуванням ви зможете контролювати вид кінцевої таблиці і звести до мінімуму необхідність форматувати документ вручну. Цей спосіб зручний, якщо вам потрібно імпортувати великий список з документа Word в таблицю Excel.

Цей метод особливо ефективний, якщо ви імпортуєте список з декількох елементів однакового формату (список адрес, телефонних номерів, адрес електронної пошти, і так далі).

2. Перевірте документ на предмет помилок форматування. Перед початком процесу перетворення упевніться в тому, що всі елементи списку мають однакове форматування. Якщо необхідно, виправте можливі помилки пунктуації або перебудуйте елементи, які не відповідають іншим. Це забезпечить правильну передачу даних.

3. Увімкніть відображення знаків форматування в документі Word. Відображення прихованих знаків форматування допоможе вибрати оптимальний спосіб поділу елементів списку. Щоб відобразити знаки форматування, натисніть кнопку "Відобразити всі знаки" у вкладці Головна, або натисніть комбінацію клавіш Ctrl+⇧ Shift+*

У більшості списків буде стояти або один знак абзацу в кінці кожного рядка, або один в кінці рядка і один в порожній рядку між елементами. Ви будете використовувати ці знаки для вставки символів, які додаток Excel використовує для розподілу даних по осередках таблиці.

4. Видаліть знаки абзацу між елементами, щоб позбутися від порожніх рядків. Додаток Excel використовує порожні рядки між елементами списку для ідентифікації окремих рядків з даними, але зараз їх потрібно видалити, щоб процес форматування пройшов коректно. Не турбуйтеся, трохи пізніше ви додасте їх знову. Цей метод доречний в тих випадках, коли один знак абзацу стоїть в кінці пункту списку і один - в порожній рядку між пунктами (два в рядку).

натисніть Ctrl+H щоб відкрити вікно Знайти і замінити.

Введіть в поле пошуку^ P ^ p. Це кодове позначення двох знаків абзацу в рядку. Якщо кожен елемент списку складається з однієї суцільної рядки, і між елементами немає порожніх рядків, використовуйте команду ^ p.

В поле Замінити введіть знак поділу. Цей знак не повинен повторюватися більше ніде в цьому документі. Наприклад, можна використовувати знак ~.

Натисніть кнопку Замінити все. Ви помітите, що всі елементи списку об`єдналися між собою, але не варто турбуватися, оскільки у відповідних місцях розставлені роздільники (після кожного елемента).

5. Виділіть кожен елемент в окреме поле. Тепер, коли елементи списку розділені так, що вони відображаються в послідовних рядках, нам потрібно позначити, які дані будуть відображатися в кожному полі. Наприклад, якщо в першому рядку кожного елемента вказано ім`я, в другій - адреса, і в третій - регіон і поштовий індекс, ви можете

натиснути Ctrl+H щоб відкрити вікно Знайти і замінити.

Видалити один із знаків ^ p в поле Знайти.

Змінити знак в поле Замінити на кому ,.

Натиснути кнопку Замінити все. Решта знаки абзаців будуть замінені запитом, які будуть виділяти кожен рядок в окреме поле.

6. Замініть роздільники, щоб завершити процес форматування. Коли ви зробите два вищеописаних кроку з пошуку і заміні, ваш список більше не буде виглядати як список. Вся інформація буде представлена однією безперервною рядком, а її фрагменти будуть розділені комами. Остання операція пошуку та заміни поверне вашим даними вид списку, при цьому окремі фрагменти будуть розділені комами.

натисніть Ctrl+H щоб відкрити вікно Знайти і замінити.

В поле Знайти введіть символ ~ (Або інший символ, який ви обрали раніше).

В поле Замінити введіть ^ p.

Натисніть на кнопку Замінити все. Всі елементи вашого списку будуть розбиті на окремі групи, розділені комами.

7. Збережіть документ, як простий текстовий файл. Тепер, коли форматування завершено, можна зберегти документ у вигляді текстового файлу. Це дозволить додатком Excel прочитати і проаналізувати дані і розмістити кожен фрагмент у відповідному полі.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть пункт "Зберегти як".

Відкрийте меню, що випадає "Тип файлу" і виберіть "Звичайний текст".

Введіть ім`я вашого файлу і натисніть кнопку Зберегти.

Якщо з`явиться вікно Перетворення файлу, просто натисніть OK.

8. Відкрийте файл за допомогою програми Excel. Тепер, коли ви зберегли файл у вигляді звичайного тексту, ви зможете відкрити його за допомогою програми Excel.

Перейдіть у вкладку Файл і виберіть пункт Відкрити.

Відкрийте меню, що випадає "Все файли Excel" і виберіть "Текстові файли".

У вікні Майстер текстів (імпорт) натисніть кнопку Далі>.

У списку Роздільники виберіть "Кома". У віконці предпросмотра ви побачите, як елементи вашого списку будуть розділені в таблиці. Натисніть Далі>.

Виберіть формат даних для кожної колонки і натисніть Готово.

Метод 2 з 2:

перетворення таблиці

1. Створіть таблицю з даними в документі Word. Якщо у вас є список даних в документі, ви можете перетворити його в таблицю в додатку Word, а потім швидко скопіювати цю таблицю в Excel. Якщо ваші дані вже оформлені у вигляді таблиці, переходите до наступного кроку.

Виділіть весь текст, який ви хочете оформити у вигляді таблиці.
Перейдіть у вкладку Вставка і натисніть кнопку Таблиця.
Виберіть пункт "Перетворити в таблицю".
В поле "Число стовпців" вкажіть кількість рядків у записі. Якщо записи розділені порожніми рядками, додайте один рядок до загальної кількості.
натисніть OK.

2. Перевірте форматування таблиці. Додаток Word створить таблицю на основі ваших налаштувань. Уважно перевірте, щоб всі дані були на своїх місцях.

3. Натисніть маленьку кнопку "+" яка з`явиться в верхньому лівому куті таблиці. Вона з`являється, коли ви наводите миша на таблицю. Натиснувши на цю кнопку, ви виділите всі дані в таблиці.

4. натисніть .Ctrl+C щоб скопіювати виділені дані. Це також можна зробити, натиснувши кнопку "Копіювати" у вкладці Головна.

5. Відкрийте програму Excel. Скопіювавши виділені дані, ви можете відкрити програму Excel. Якщо ви хочете вставити дані в уже готову таблицю Excel, відкрийте її. Наведіть курсор на осередок, в яку ви хочете вставити ліву верхню клітинку скопійованої таблиці.

6. натисніть .Ctrl+V щоб вставити скопійовані дані. Окремі осередки таблиці з документа Word розмістяться у відповідних осередках таблиці Excel.

7. Розділіть залишилися стовпці. Залежно від виду імпортованих даних, можливо, вам доведеться додатково відкоригувати форматування. Наприклад, якщо ви імпортуєте адреси, тоді назва міста, області та поштовий індекс можуть потрапити в одну клітинку. Можна зробити так, щоб додаток Excel розділило їх автоматично.

Виділіть весь стовпець, який хочете розділити, натиснувши на його заголовок

Перейдіть у вкладку Дані та натисніть кнопку "Текст за стовпцями".

Натисніть кнопку Далі> і в меню Символи-роздільники виберіть "Кома". У випадку з нашим прикладом, назва міста буде відокремлено від абревіатури області та поштового індексу.

Щоб зберегти зміни, натисніть Готово.

Виділіть стовпець, який також потрібно розділити, і повторіть ті ж дії, вказавши "Пропуск" замість коми як роздільник. Так ви відокремте абревіатуру області від поштового індексу.