Як провести щорічні загальні збори акціонерів

Щорічні загальні збори (ЕОС) акціонерів проводиться один раз на рік згідно зі статутом організації. На цих зборах вам знадобиться обговорити фінансовий стан, вибори правління і інші питання, які впливають на роботу всієї організації.

кроки

Частина 1 з 3:

Частина перша: Планування зборів

1. Перегляньте положення організації. Перш ніж що-небудь скликати, перегляньте правила проведення ЕОС у вашій організації. Незважаючи на те що більшість компаній дотримуються однієї і тієї ж загальної структури, деякі деталі можуть відрізнятися.

До деталей, яким вам може знадобитися приділити особливу увагу, входять спосіб оповіщення учасників зборів, процедура вибору нових членів ради і тип інформації, яку потрібно розглядати на кожному ЕОС.
Також вам слід перевірити, скільки людей повинно бути присутнім на зборах, щоб воно вважалося офіційним, а також яким способом розглядаються нові поправки до статуту організації, і як проходить за них голосування.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 2

2. Плануйте збори заздалегідь. Встановіть дату і час ЕОС якомога раніше. Негайно попередьте основних учасників.

Неосновних учасників слід проінформувати після остаточного узгодження деталей.

Як тільки все буде поінформовано про дату проведення зборів, вам слід регулярно розсилати нагадування, щоб ніхто з учасників не забув.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 3

3. Забронюйте місце проведення зборів. Якщо у вас немає власного залу, вам потрібно буде вибрати місце проведення свого зібрання і зарезервувати його якомога швидше.

Навіть якщо у вас є власний зал, організовуючи ЕОС в окремому місці, воно буде здаватися більш значним і, отже, може залучити більше відвідувачів.

Виберіть місце, яке зможе вмістити всіх учасників. Переконайтеся, що зал досить великий, щоб забезпечити комфорт для кожного. Якщо у вас є учасники або інші присутні з особливими потребами (наприклад, потрібні широкі дверні проходи і з`їзди для візків), перевірте, що місце проведення відповідає цим вимогам, перш ніж резервувати його.

Як тільки ви визначитеся з місцем, забронюйте його, коли встановіть дату та час проведення зборів.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 4

4. Підготуйте порядку денного - перелік пунктів, які будуть розглядатися на ЕОС.

Підготуйте порядку денного заздалегідь. Можливо, вам знадобиться розіслати її присутнім разом з повідомленням про збори, але навіть якщо ви цього не зробите, вам все одно знадобиться підготувати її, щоб роздати на самих зборах.

Розмістіть теми обговорень в тому порядку, в якому ви будете їх розглядати.

Як правило, достатньо вказати назву кожної теми. Швидше за все, вам не знадобиться розписувати деталі кожної теми.

Приклад порядку денного:

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1) Привітання

2) Вибачення за відсутність деяких учасників

3) Протокол попереднього ЕОС

4) Обговорення питань по протоколу

5) Річний звіт голови ЕОС

6) Річний звіт секретаря

7) Річний звіт фінансового директора

8) Вибори членів правління

9) Загальні питання

10) Дата наступних зборів

11) Закриття зборів

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 5

5. Виділіть необхідний час на підготовку документів і звітів. Потрібен час, щоб підготувати різні декларації, звіти та документи, необхідні для ЕОС, тому починайте заздалегідь.

Як можна раніше подбайте про підготовку всіх документів і звітів, за які ви відповідаєте.

Нагадайте іншим членам комітету підготувати інформацію, за яку вони відповідають.

Серед документів, які вам може знадобитися приготувати, можуть бути фінансові звіти та інші документи бухгалтерської звітності, протоколи попередніх ЕОС, звіти голови, секретаря та фінансового директора.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 6

6. Обговоріть з членами правління кандидатури до ради. Якщо на ЕОС будуть обговорюватися вибори до ради, вам слід підшукати можливих кандидатів на відповідні посади ще перед зборами.

Поговоріть з кандидатами, які є у вас на прикметі, і запитайте, чи хотіли б вони зайняти посаду.

Якщо кандидатам знадобиться додаткове навчання, надайте його.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 7

7. Надішліть формальне «Повідомлення про нараду» всім учасникам. Дотримуйтесь статуту своєї організації щодо часу і способу розсилки сповіщення.

Можливо, вам знадобиться запросити спонсорів, постійних учасників, колишніх співробітників та інших акціонерів або задіяних осіб.

У повідомленні, як правило, потрібно вказувати дату, час, тривалість і місце проведення ЕОС. Якщо будуть проводитися вибори до ради, це теж знадобиться вказати.

Ви можете включити в повідомлення весь порядок денний зборів або згадати один-два ключових питання. Порівняйте з статутом організації, щоб визначити правильну процедуру.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 8

8. Підготуйте місце перед зборами. У день ЕОС вам слід приїхати на місце проведення зборів кількома годинами раніше, щоб підготувати зал.

Не забувайте, що деякі учасники можуть приїхати на 30 хвилин раніше. Постарайтеся підготувати місця і освіжаючі напої або закуски, перед тим як вони приїдуть.

Частина 2 з 3:

Частина друга: Обговорення порядку денного на зборах

1. ведіть протокол. Як правило, секретар відповідає за ведення протоколу, але, якщо у вашій організації це не так, вам знадобиться призначити людину, яка буде записувати хід ЕОС.

Записуйте будь-які рішення, прийняті на ЕОС, особливо ті, що стосуються виборів і змін до статуту організації.
Можливо, буде корисно записати імена та контакти учасників. Це можна зробити, попросивши їх зареєструватися по прибуттю.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 10

2. Привітайте присутніх. Відкрийте ЕОС формальним привітанням, під час якого переконайтеся, що всім учасникам роздали порядок денний і річні звіти.

Оголосити збори відкритим. Як завжди, назвіть повна назва організації та номер поточного ЕОС (двадцять друге щорічні загальні збори акціонерів тридцять дев`яте щорічні загальні збори акціонерів і т.п.).

Привітайте всіх учасників і, якщо є, назвіть спеціальних гостей.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 11

3. Висловіть необхідні вибачення і жалю. Якщо хтось із членів правління або важливих гостей відсутній, ви можете коротко перерахувати їх імена після привітання.

Ви також можете запросити інших учасників зборів висловити вибачення від імені відсутніх.

Зробіть пропозицію по процедурі, щоб прийняти вибачення.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 12

4. Перегляньте протокол попереднього зібрання. Перевірте, чи кожен отримав копію протоколу торішнього ЕОС. Перегляньте його, і, якщо всі питання вирішені, затвердите протокол.

Якщо потрібно внести поправки або виправлення, це потрібно зробити перед затвердженням протоколу.

Після голосування за затвердження протоколу голова повинен його остаточно затвердити.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 13

5. Оголосити нові питання. Теми, що належать до протоколу попереднього ЕОС, потрібно оголосити відразу після його затвердження.

Обговоріть теми належним чином. У цей час, як правило, потрібно презентувати проблемні питання і спостереження, тому пропозиції процедурного характеру можуть бути необов`язкові.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 14

6. Перегляньте звіти. Вам знадобиться обговорити звіти президента компанії або голови, секретаря та фінансового директора.

Прочитайте і обговоріть кожен звіт по черзі. Після ретельного розгляду кожного звіту вам знадобиться внести пропозицію з процедурного питання, щоб затвердити звіт.

Під час презентації звіту фінансового директора вам знадобиться надати учасникам фінансові відомості минулого року. Зазвичай це може зробити фінансовий директор, але деяким організаціям може знадобитися незалежна сторона.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 15

7. Проведіть вибори, якщо плануєте. Якщо на ЕОС цього року потрібно вибрати нових членів ради, вам слід провести ці вибори, після того як були розглянуті звіти, але перед тим як будуть обговорюватися загальні питання.

Підготуйте необхідні матеріали заздалегідь.

Узгодьте процедуру голосування перед зборами. Перед голосуванням чітко і ясно поясніть процедуру.

Підраховувати голоси повинна незалежна сторона.

У протоколі повинно бути вказано, кого висунули кандидатами, хто запропонував кандидатури, і хто їх підтримав. Також слід вказати кількість голосів, яке набрав кожен кандидат, і кого обрали на кожну посаду.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 16

8. Обговоріть загальні питання. Як правило, це останні питання, які обговорюють на ЕОС. У цей час учасники піднімають проблеми, які вимагають окремої уваги.

Оскільки ця частина зборів свого роду неформальна, вам, ймовірно, не знадобиться вносити пропозиції з процедурних питань або голосувати.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 17

я. Встановіть дату наступних зборів. Якщо ви знаєте дату і місце проведення наступного ЕОС, оголосіть їх в кінці зборів.

Якщо формально ви поки нічого не спланували, пропустіть цей крок.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 18

10. закрийте збори. Після обговорення всіх питань оголосіть ЕОС закритим.

Частина 3 з 3:

Частина третя: Як зробити збори комфортним

1. Поставте біля входу людей, які будуть вітати учасників. Призначте одного або двох учасників, які будуть стояти біля входу і вітати гостей, які будуть приходити.

Так ви зможете зробити атмосферу більш дружній і теплій.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 20

2. Надайте освіжаючі напої. По крайней мере, постарайтеся надати воду всім присутнім, особливо якщо збори буде довгим.

Краще надати учасникам різні напої. Ви можете приготувати як холодні напої (вода, холодний чай і лимонад), так і гарячі (чай і кава).

В залежності від часу доби, можливо, буде доречним запропонувати легкі закуски, наприклад, сир і крекери.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 21

3. Запросіть гостя. Він повинен буде виступити з приводу неофіційного питання, важливого для членів вашої організації.

Як правило, гість буде виступати після обговорення загальних питань, але перед закриттям зборів. Якщо хочете, можете попросити його виступити після офіційного закриття зборів.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 22

4. запропонуйте призи. Безкоштовна лотерея може стимулювати відвідуваність. Платна лотерея може стимулювати як відвідуваність, так і фінансову підтримку.

Ви можете організувати лотерею 50:50, в якій половина коштів дістанеться переможцю, а половина - організації.

Ще один варіант - лотерея, де можна виграти кошик з призами.

Ви можете встановити умову, що претендувати на призи можуть тільки присутні на зборах.

Run an AGM (Annual General Meeting) Step 23

5. Після зборів організуйте неформальну зустріч. Стимулюйте людей брати участь в зборах, роблячи формальну частину ЕОС якомога коротше. Після неї організуйте неформальну частину, коли учасники зможуть поспілкуватися і добре провести час.

Якщо бюджет дозволяє, організуйте обід по закінченню зборів. Ви можете знизити витрати, влаштувавши обід, на якому кожен приносить щось своє.

Для організацій з меншим бюджетом було б реалістичніше влаштувати фуршет. Замість того щоб надавати напої і закуски під час зборів, дочекайтеся закінчення і потім подайте різноманітні безалкогольні напої і вино з легкими закусками.