Як написати порядок денний для зборів

Ніхто не любить затягнуті безцільні зборів. Якщо вам необхідно написати порядку денного, то намагайтеся не допускати такого розвитку подій. Складіть чітку порядок денний, визначте всі теми, які необхідно розглянути, а також час, відведений на кожне питання. Створіть і слідуйте плану, щоб ефективно провести зустріч і не витрачати дорогоцінний час колег даремно.

кроки

Частина 1 з 3:

Складіть базовий план

1. Запросіть інформацію у колег. Люди будуть активніше брати участь в зборах, якщо дозволити їм впливати на порядок денний. Вислухайте пропозиції про те, що слід розглянути, і додайте в документ відповідні питання.

Можна заздалегідь написати електронні листи або зустрітися з кожним індивідуально.
Проведіть підготовку за 6-7 днів до зборів, щоб колеги встигли внести свої пропозиції. Порядок денний слід завершити за 3-4 дні до заходу.

Зображення з назвою Make Your Husband Fall in Love with You Again Step 13

2. Визначте головну мету або цілі. Збори повинні мати конкретну мету: прийняти рішення, поділитися відомостями, скласти плани на майбутнє або надати звіт. В іншому випадку немає сенсу проводити збори.

Необов`язково обмежуватися однією метою. Наприклад, можна вислухати звіт про хід робіт, щоб прийняти важливі рішення на майбутнє.

Зображення з назвою Choose a Recruitment Agency Step 16

3. Зосередьтеся на питаннях, які зачіпають більше пари людина. Якщо ситуацію можна вирішити при зустрічі лише двох колег, то її не потрібно включати до порядку денного. Постарайтеся використовувати цінний час на зборах, щоб вирішити питання, які стосуються всіх.

Наприклад, якщо вам з колегою потрібно обговорити новий проект, організуйте окрему зустріч.

Якщо обговорювати питання, які стосуються лише пари людина, інші порахують, що ви даремно витрачаєте їх час. До того ж, зібрати разом велику кількість людей завжди складно, так що скористайтеся таким випадком з розумом.

Зображення з назвою Accept an LGBT Family Member Step 3

4. Скоротіть список питань. Необхідно правильно розставити пріоритети. Не завжди можливо розглянути всі питання, тому залиште тільки найважливіше.

Наприклад, потрібно «затвердити терміни проектів», обговорити «звіт про хід робіт», «нові проекти», а також провести «групове обговорення ідей». Можна вирішити, що групове обговорення ідей допустимо перенести на інший раз, якщо у вас не залишиться часу.

Також можна запланувати малі наради, щоб вирішити питання, які не потрапляють до порядку денного загальної зустрічі.

5. В першу чергу розгляньте найважливіші питання. При підготовці зазвичай рекомендується в першу чергу піднімати найважливіші теми. Так все зможуть обговорити ключові питання ще до того, як учасники знесиляться і стануть менш уважними.

Наприклад, питання прийняття важливих рішень може передувати звіту про хід робіт (якщо рішення не залежать від результатів звіту).

Якщо збори необхідно закінчити раніше або деяким учасникам потрібно піти ще до завершення заходу, то всі важливі питання вже будуть вирішені.

Зображення з назвою Do Your Own Taxes Step 24

6. Окресліть час обговорення кожного питання. Ніколи не знаєш, скільки триватиме обговорення ситуації, але важливо мати хоча б загальне уявлення. Враховуйте загальну тривалість наради і кількість питань. Найважливішим темам слід приділити більше часу, ніж іншим питанням.

Наприклад, заплануйте 30 хвилин на звіти про хід робіт, 10 хвилин на обговорення і 10 хвилин на голосування щодо нових термінів.

Якщо не окреслити час, ви не встигнете розглянути порядок денний. Обміркуйте тимчасової план заздалегідь, оскільки може виявитися, що у вас не вистачає часу на всі вибрані питання.

Визначайте часові рамки з урахуванням кількості учасників. Якщо буде присутній 15 осіб, а на обговорення питання виділити 15 хвилин, то у кожного буде менше хвилин для того, щоб висловитися. Це щільний графік, навіть якщо не всі захочуть взяти слово.

Частина 2 з 3:

Продумайте порядок денний

1. Почніть з заголовка для порядку денного і зустрічі. Заголовок повинен показувати читачеві, що він читає порядку денного. Також він повинен відображати головну тему зустрічі. Виберіть кращий варіант і вкажіть у верхній частині нового документа. Заголовок повинен бути простим і по суті.

Наприклад, використовуйте заголовок: «Порядок денний липневих зборів: обговорення ідей щодо нового проекту», - або: «Порядок денний зборів, серпень 2019 року: зміна термінів проекту».
Використовуйте простий діловий шрифт на кшталт Times New Roman або Calibri.

Зображення з назвою Say Goodbye to Coworkers Step 5

2. Зарезервуйте час для привітань. У цій частині присутні можуть привітатися один з одним. Також необхідно почати нараду і озвучити головні питання.

Якщо на зустрічі присутній багато незнайомих людей, то можна придумати загальну тему.

Якщо порядок денний призначена для великої зустрічі (наприклад, на конференції), то дана частина займе чимало часу. На офісному нараді вітання зазвичай займає пару хвилин.

Також можна передбачити на початок зустрічі можливі зміни в порядку денному.

Зображення з назвою Have a Good Job Interview Step 3

3. Сформулюйте теми у вигляді питань, щоб зацікавити присутніх. Короткі тези можуть збити з пантелику учасників зборів. Питання містить певний контекст і дозволяє обдумати ситуацію наперед.

Наприклад, замість слів «Терміни проектів» краще написати: «Чи можна зрушити терміни проекту з урахуванням підвищення попиту?»

При необхідності кожен питання можна забезпечити коротким описом.

Зображення з назвою Focus on Studies Step 6

4. Вкажіть приблизний час навпроти кожного питання. Вказувати час не обов`язково, але такий підхід допоможе людям підготуватися. Наприклад, в разі необхідності вони зможуть запросити додатковий час.

Також учасники зможуть скоротити свої зауваження, якщо часу буде мало.

Зображення з назвою Focus on Studies Step 12

5. Продумайте порядок обговорення кожного питання зі списку. Порядок визначить ваш підхід до тем. Наприклад, якщо потрібно обговорити перенесення термінів проекту, то всі учасники повинні будуть розглянути тему з різних сторін. Повідомте порядок, щоб всі розуміли, як буде проходити збори.

Наприклад, для питання: «Чи можна зрушити терміни проекту з урахуванням підвищення попиту?»- можна визначити такий порядок:« 10 хвилин на обговорення поточного стану справ, 15 хвилин присвятити питанню прискорення темпів виробництва, 10 приділити розгляду аргументів за і проти, ще 5 хвилин на голосування зі звільнення термінів ».

Зображення з назвою Start a Letter Step 1

6. Визначте відповідальних за кожне питання. Вкажіть, хто повинен взяти слово під час обговорення конкретної теми. Для людини це не повинно бути несподіванкою. Обговоріть питання заздалегідь і відобразіть прийняте рішення в порядку денному.

Якщо ви будете проводити всі збори, то вкажіть цей факт у верхній частині порядку денного.

Зображення з назвою Build Trust in a Relationship Step 6

7. Зарезервуйте час для почесних гостей. Якщо на зборах очікуються гості, які будуть брати участь в обговоренні важливих тем, то їм необхідно виділити окремий час. Кожному гостю необхідно присвятити один пункт в порядку денному, навіть якщо вони будуть брати участь відразу в декількох темах. Так вам буде простіше групувати питання і планувати час.

Краще зв`язатися з гостями заздалегідь і уточнити час, який їм буде потрібно. Це дозволить вам уникнути незручності і конфліктних ситуацій.

Зображення з назвою Communicate Effectively Step 9

8. Залиште час для інших питань. Цей пункт порядку денного повинен знаходитися в кінці. Таким чином ви зможете поцікавитися, чи є інші нагальні питання, які потрібно вирішити. До того ж, учасники зможуть повернутися до деяких невирішених проблем або уточнити деталі.

Цей пункт покаже учасникам, що у них буде можливість торкнутися питання, яких немає в порядку денному.

Також можна передбачити блок питань і відповідей.

Частина 3 з 3:

Враховуйте всі аспекти

1. Вкажіть подробиці зустрічі. Не забудьте вказати час, дату і місце проведення наради. Також внесіть імена всіх учасників, щоб люди знали заздалегідь, з ким вони зможуть зустрітися і поговорити.

Також корисно повідомити список тих, хто зазвичай присутній на таких зборах, але в цей раз не зможе відвідати захід. Дайте зрозуміти, що вони не будуть присутні на зустрічі.
Прикладіть карту і вказівки для тих учасників, які раніше не відвідували місце проведення зустрічі.

Зображення з назвою Write a Blog Post Step 12

2. Перерахуйте попередні роботи, які слід виконати до наради. Можливо, колегам необхідно прочитати певні матеріали або вивчити запропоновані рішення. Також можна обміркувати ряд питань.

Помістіть цей блок в нижній частині порядку денного. Виділіть текст напівжирним шрифтом або підкресленням, щоб він не залишився без уваги.

Зображення з назвою Get a Job Fast Step 1

3. Перед розсилкою переконайтеся у відсутності помилок. Деякі учасники можуть розраховувати на інформацію в порядку денному, тому переконайтеся у відсутності помилок і неточностей. Такий крок - не просто чемність, але ознака уваги до деталей і поваги до присутніх.

4. Роздайте або розішліть порядку денного за 3-4 дні до зборів. Так колеги зможуть підготуватися до наради. Чи не розсилайте документ занадто рано, щоб він не загубився в потоці вхідних листів.

Перед великими зборами і конференціями порядку денного потрібно оприлюднити за кілька місяців.

Поради

Використовуйте шаблони в текстовому редакторі. Багато текстових редакторів начебто Microsoft Office, Pages для Mac і інші містять шаблони різноманітних особистих і робочих документів, які можуть включати порядок денний для зборів. Вони допоможуть вам швидко створити грамотний документ.
У компаніях нерідко використовується власна форма складання порядку денного.
Дотримуйтеся порядку денного, але проявляйте гнучкість. Намагайтеся, щоб зустріч слідувала плану, але поглядайте на годинник. По можливості ввічливо переходите до наступних питань: «Пора переходити до наступного питання, якщо ми хочемо закінчити збори вчасно».