Як написати порядок денний для зборів
Ніхто не любить затягнуті безцільні зборів. Якщо вам необхідно написати порядку денного, то намагайтеся не допускати такого розвитку подій. Складіть чітку порядок денний, визначте всі теми, які необхідно розглянути, а також час, відведений на кожне питання. Створіть і слідуйте плану, щоб ефективно провести зустріч і не витрачати дорогоцінний час колег даремно.
кроки
Частина 1 з 3:
Складіть базовий план1. Запросіть інформацію у колег. Люди будуть активніше брати участь в зборах, якщо дозволити їм впливати на порядок денний. Вислухайте пропозиції про те, що слід розглянути, і додайте в документ відповідні питання.
- Можна заздалегідь написати електронні листи або зустрітися з кожним індивідуально.
- Проведіть підготовку за 6-7 днів до зборів, щоб колеги встигли внести свої пропозиції. Порядок денний слід завершити за 3-4 дні до заходу.
2. Визначте головну мету або цілі. Збори повинні мати конкретну мету: прийняти рішення, поділитися відомостями, скласти плани на майбутнє або надати звіт. В іншому випадку немає сенсу проводити збори.
3. Зосередьтеся на питаннях, які зачіпають більше пари людина. Якщо ситуацію можна вирішити при зустрічі лише двох колег, то її не потрібно включати до порядку денного. Постарайтеся використовувати цінний час на зборах, щоб вирішити питання, які стосуються всіх.
4. Скоротіть список питань. Необхідно правильно розставити пріоритети. Не завжди можливо розглянути всі питання, тому залиште тільки найважливіше.
5. В першу чергу розгляньте найважливіші питання. При підготовці зазвичай рекомендується в першу чергу піднімати найважливіші теми. Так все зможуть обговорити ключові питання ще до того, як учасники знесиляться і стануть менш уважними.
6. Окресліть час обговорення кожного питання. Ніколи не знаєш, скільки триватиме обговорення ситуації, але важливо мати хоча б загальне уявлення. Враховуйте загальну тривалість наради і кількість питань. Найважливішим темам слід приділити більше часу, ніж іншим питанням.
Частина 2 з 3:
Продумайте порядок денний1. Почніть з заголовка для порядку денного і зустрічі. Заголовок повинен показувати читачеві, що він читає порядку денного. Також він повинен відображати головну тему зустрічі. Виберіть кращий варіант і вкажіть у верхній частині нового документа. Заголовок повинен бути простим і по суті.
- Наприклад, використовуйте заголовок: «Порядок денний липневих зборів: обговорення ідей щодо нового проекту», - або: «Порядок денний зборів, серпень 2019 року: зміна термінів проекту».
- Використовуйте простий діловий шрифт на кшталт Times New Roman або Calibri.
2. Зарезервуйте час для привітань. У цій частині присутні можуть привітатися один з одним. Також необхідно почати нараду і озвучити головні питання.
3. Сформулюйте теми у вигляді питань, щоб зацікавити присутніх. Короткі тези можуть збити з пантелику учасників зборів. Питання містить певний контекст і дозволяє обдумати ситуацію наперед.
4. Вкажіть приблизний час навпроти кожного питання. Вказувати час не обов`язково, але такий підхід допоможе людям підготуватися. Наприклад, в разі необхідності вони зможуть запросити додатковий час.
5. Продумайте порядок обговорення кожного питання зі списку. Порядок визначить ваш підхід до тем. Наприклад, якщо потрібно обговорити перенесення термінів проекту, то всі учасники повинні будуть розглянути тему з різних сторін. Повідомте порядок, щоб всі розуміли, як буде проходити збори.
6. Визначте відповідальних за кожне питання. Вкажіть, хто повинен взяти слово під час обговорення конкретної теми. Для людини це не повинно бути несподіванкою. Обговоріть питання заздалегідь і відобразіть прийняте рішення в порядку денному.
7. Зарезервуйте час для почесних гостей. Якщо на зборах очікуються гості, які будуть брати участь в обговоренні важливих тем, то їм необхідно виділити окремий час. Кожному гостю необхідно присвятити один пункт в порядку денному, навіть якщо вони будуть брати участь відразу в декількох темах. Так вам буде простіше групувати питання і планувати час.
8. Залиште час для інших питань. Цей пункт порядку денного повинен знаходитися в кінці. Таким чином ви зможете поцікавитися, чи є інші нагальні питання, які потрібно вирішити. До того ж, учасники зможуть повернутися до деяких невирішених проблем або уточнити деталі.
Частина 3 з 3:
Враховуйте всі аспекти1. Вкажіть подробиці зустрічі. Не забудьте вказати час, дату і місце проведення наради. Також внесіть імена всіх учасників, щоб люди знали заздалегідь, з ким вони зможуть зустрітися і поговорити.
- Також корисно повідомити список тих, хто зазвичай присутній на таких зборах, але в цей раз не зможе відвідати захід. Дайте зрозуміти, що вони не будуть присутні на зустрічі.
- Прикладіть карту і вказівки для тих учасників, які раніше не відвідували місце проведення зустрічі.
2. Перерахуйте попередні роботи, які слід виконати до наради. Можливо, колегам необхідно прочитати певні матеріали або вивчити запропоновані рішення. Також можна обміркувати ряд питань.
3. Перед розсилкою переконайтеся у відсутності помилок. Деякі учасники можуть розраховувати на інформацію в порядку денному, тому переконайтеся у відсутності помилок і неточностей. Такий крок - не просто чемність, але ознака уваги до деталей і поваги до присутніх.
4. Роздайте або розішліть порядку денного за 3-4 дні до зборів. Так колеги зможуть підготуватися до наради. Чи не розсилайте документ занадто рано, щоб він не загубився в потоці вхідних листів.
Поради
- Використовуйте шаблони в текстовому редакторі. Багато текстових редакторів начебто Microsoft Office, Pages для Mac і інші містять шаблони різноманітних особистих і робочих документів, які можуть включати порядок денний для зборів. Вони допоможуть вам швидко створити грамотний документ.
- У компаніях нерідко використовується власна форма складання порядку денного.
- Дотримуйтеся порядку денного, але проявляйте гнучкість. Намагайтеся, щоб зустріч слідувала плану, але поглядайте на годинник. По можливості ввічливо переходите до наступних питань: «Пора переходити до наступного питання, якщо ми хочемо закінчити збори вчасно».