Як організувати захід

Організація заходу - це цікавий новий досвід, і не має значення, що саме вас чекає: вечірка, корпоративний захід, зустріч для друзів і сім`ї, весілля або будь-яке офіційне захід. Грамотна організація - важлива частина будь-якого заходу, і ви можете бути впевнені, що ваші зусилля не залишаться непоміченими. З цієї статті ви дізнаєтеся, як організувати захід, як вирішувати конфлікти і знаходити вихід зі складних ситуацій, а також як уникати проблем за допомогою чіткого планування.

кроки

Метод 1 з 5:

Основні завдання

1. Визначте свої цілі і завдання. До початку планування важливо з`ясувати, яким за розміром має бути місце, яким буде бюджет, що буде відбуватися, скільки буде гостей і що це будуть за люди, а також вирішити, яка стратегія планування вам підійде. Яким ви хочете бачити захід? Що ви хочете зробити?

Коли ви визначите, чого буде присвячено захід (святкування події, збору грошей, освіти, продажу, внесенню пропозицій), вам потрібно буде подумати, навіщо ви займаєтеся цим. Розуміння причин допоможе вам зосередитися і зайнятися справою.
Вам також потрібно буде продумати, якими будуть ваші цілі. Неможливо досягти мети, якщо не знати, в чому вона полягає. Мета дозволить вам зберігати мотивацію до самого кінця.

2. Виберіть дату і час. Це один з ключових моментів планування. Якщо вибрати дату і час, які нікому не будуть підходити, всі ваші зусилля будуть марними. Якщо ж вибрати день, який настане ще не скоро або навпаки надто скоро, є ризик, що люди або забудуть про захід, або вже спланують свій час інакше. Вкрай важливо вибрати таку дату, яка буде зручна більшості.

Найкраще повідомити гостям про захід за два тижні. Швидше за все, у них ще не буде інших планів. Потім ви зможете нагадати Вам про зустріч один або два рази ближче до обраної дати. Вибирайте день, до якого у вас буде в запасі 2-3 тижні, але тільки за умови, що ви встигнете все зробити вчасно.

3. Виберіть місце. Тепер ви знаєте, що ви будете робити і коли, тому потрібно вирішити, яке місце вам підійде, і з`ясувати в декількох закладах, чи вільна там цікавить вас дата. Яке приміщення вам потрібно? Як буде використовуватися приміщення? Гості будуть сидіти на стільцях в ряд, на лавках, за столами або на пледах на траві? Чи потрібно вам місце для танців, сцена або трибуна? Переконайтеся, що обране місце підходить вам за розміром.

Відвідайте місце заздалегідь і накидайте план приміщення. Ви зможете використовувати цей план для розміщення столів, організації харчування, продумування безбар`єрного доступу для інвалідів та шляхи виходу з приміщення, а також для розміщення обладнання. Відзначте місце, де знаходиться джерело електропітаіня (якщо буде потрібно), а також місця зовнішнього обладнання (холодильників, машини з льодом, барбекю, плити і так далі). Нанесіть на план все розетки і місця, де будуть проходити кабелі (їх можна буде приховати килимом), і будь-які предмети, що вимагають особливої уваги з точки зору безпеки.

Чи потрібно вам спеціальний дозвіл? Іноді буває потрібно спеціальний дозвіл на продаж алкоголю, а також для проведення гучних заходів, організації під`їзду транспорту, паркування, установки великих конструкцій (наприклад, павільйонів).

4. Вирішіть, скільки людей ви будете запрошувати. На яку кількість людей розрахований ваш бюджет? Вхід на захід може здійснюватися тільки по квитках або запрошеннями, і це спрощує планування, проте завжди можливі запізнення, а також додаткові учасники (наприклад, діти, подружжя, друзі). Пам`ятайте, що чим більше людей, тим більше персоналу вам буде потрібно.

Оскільки кількість людей може стати серйозною проблемою, важливо передбачити достатньо місця для всіх гостей.

Вирішіть, яку максимальну кількість людей зможе відвідати ваш захід.

5. встановіть бюджет. Об`єднаєтеся з парою перевірених людей і вирішите, скільки грошей вам потрібно на проведення заходу. Чи будете ви наймати персонал? Чи буде вам брати в оренду обладнання та оплачувати оренду приміщення? Скільки грошей потрібно на їжу і напої? А на дрібну поліграфію? Вирішіть, яка сума буде у вас в розпорядженні, і будуйте плани, виходячи з бюджету. Не варто витрачати власні гроші на те, на що ви не зобов`язані їх витрачати.

Можливо, вам вдасться залучити кошти спонсорів або добровільні пожертвування, але так буває не завжди. Якщо надходження додаткових коштів не передбачається, важливо не закладати в бюджет зайві гроші. Якщо послуги кейтеринговій служби коштують великих грошей, запропонуйте всім принести свою їжу і напої. Послуги персоналу вам не будуть потрібні, але вам потрібно буде знайти стіл, бенмарі і холодильники. Щоб не витрачати гроші на фотографа, фотографуйте один одного самі. Проявіть винахідливість!

6. Зберіть команду. Розподіліть завдання між учасниками команди. Якщо ви організуєте неофіційне захід, учасниками команди можуть бути друзі, родичі та інші бажаючі. Організація заходу має на увазі розподіл зон відповідальності між людьми. Переконайтеся, що всі знають, що потрібно робити.

Розподіліть обов`язки одночасно з наймом персоналу і підготовкою запрошень. Призначте відповідальних якомога раніше і запропонуйте їм можливість вибору завдань, якщо це можливо. Вам також варто мати кількох людей про запас, тому що можливість накладок не виключена.

7. Продумайте послідовність подій. Неможливо будувати плани, не знаючи порядку дій на заході. Коли виступаючі будуть виголошувати промови? Чи будуть на заході гри, презентації, розваги? Скільки часу буде на те, щоб гості змогли поїсти? Продумайте детальний план, що враховує всі події.

Залишайте трохи часу в запасі, оскільки можливі відхилення від графіка. Люди можуть запізнюватися, мови можуть бути довшими, ніж заплановано, і черга за їжею може розтягнутися. Звичайно, варто продумати графік, однак важливо розуміти, що не завжди все йде чітко за планом.

Метод 2 з 5:

початок підготовки

1. розішліть запрошення. Без запрошення ніхто не буде знати про вашому заході. Ваш запрошення - це особа заходи, тому до оформлення потрібно поставитися відповідально. Перше враження про захід сформується саме завдяки запрошенням. Постарайтеся зробити все на гідному рівні.

Розгляньте класичні варіанти: листівки, флаєри та іншу дрібну поліграфію. Пам`ятайте, що запрошення також можна розіслати в цифровому вигляді: по електронній пошті, в вигляді електронної розсилки, через соціальні мережі або сайти, створені для оформлення запрошень. Крім того, можна просто відзначити подію в календарі.

Якщо ви хочете, щоб ваш захід відвідало максимально можливу кількість людей, розсилайте запрошення через соціальні мережі. Якщо захід буде тільки для обраних, відмовтеся від соціальних мереж.

2. Реєструйте всіх людей, які підтвердили свою участь. Вам потрібно буде точно знати, скільки людей прийде. Швидше за все, кількість гостей на заході все одно буде відрізнятися від кількості людей, які підтвердили участь, однак ви повинні хоча б приблизно уявляти, чого ж ви чекали. Існують спеціальні сайти, які дозволяють вести облік, але можна використовувати інструменти соціальних мереж (наприклад, Facebook) або фіксувати людей в Excel.

3. Врахуйте всіх людей. Чи потрібно вам буде знайти і найняти фотографів, будівельників, дизайнерів, декораторів, які виступають, спонсорів, ведучих, музикантів, священнослужителів, танцюристів, інших артистів або передоручити їх обов`язки комусь ще? Врахуйте всіх цих людей при плануванні, щоб усім вистачило місць і їжі, якщо це передбачено домовленостями.

Чи будуть на заході їжа і напої? Якщо будуть, знайте, хто буде відповідати за приготування їжі, подачу на стіл і прибирання. Яка їжа буде подаватися? Чи будуть на заході гості з алергією, вегетаріанці або вегани, діабетики, люди з обмеженням по харчуванню з релігійних причин і так далі? Чи будуть там немовлята, діти, люди похилого віку або інваліди, які не зможуть їсти тверду їжу?

Подумайте, чи будуть на заході розваги і що потрібно для їх організації. Можливо, вам потрібно буде замовити музичне обладнання, павільйони або намети, прикраси, світло, мікрофон, підсилювачі, джерела живлення, проектори або екрани для слайдшоу, димові машини, сценічні дзеркала, розтяжки, плакати з назвою компанії і так далі.

Якщо ви наймаєте фірму, яка буде відповідати за розваги, з`ясуйте, чи зможуть вони надати своє власне обладнання, а також яке обладнання буде в обраному місці. Домовтеся про графік. Так ви будете знати, яка допомога буде потрібна від вас.

Кейтерингові фірми, флористи, ведучі та інші фахівці цінують свій час, тому з ними слід домовлятися якомога раніше (ніж пізніше ви це зробите, тим дорожче можуть бути їхні послуги). Якщо зробити це заздалегідь, у вас буде час знайти заміну, якщо вони відмовляться.

4. Знайдіть ведучого. Ведучий потрібен для того, щоб захід проходив за графіком. Ведучий виголошує промови, запрошує за стіл, оголошує початок танців або інших розваг і являє почесних гостей. Домовтеся з провідним про дату і про план. Якщо ведучий буде розумним, він істотно допоможе вам у проведенні заходу.

Можливо, провідним доведеться бути вам. Це буде складніше, оскільки вам потрібно буде контролювати процес до самого кінця. Важливо призначити відповідальних в кожній з груп помічників, щоб ви могли делегувати їм обов`язки.

5. Підготуйте обладнання. Наймаючи команду, переконайтеся, що вони візьмуть з собою все необхідне. Можливо, все обладнання люди принесуть з собою, але є ймовірність, що вам доведеться шукати його окремо. Устаткування можна взяти напрокат, купити або позичити. Пройдіться по всьому списку, від серветок до подовжувачів.

Прикраси - важлива частина будь-якого заходу. Скатертини, квіти, подарунки, свічки, кульки, плакати, розтяжки, фотозоні, червоні килимові доріжки і все інше потрібно шукати заздалегідь.

6. Подумайте, наскільки приміщення підходить під ваші потреби. Недосвідчені організатори часто не надають значення кількості і якості таких речей, як вбиральні, парковка, рампи для візочників, гардероби, приміщення для зберігання речей, кухні, сміттєві баки, відерця з льодом, розетки і так далі. Продумайте всі нюанси заздалегідь.

Також подумайте, як люди доберуться до місця проведення заходу. Чи буде іноземним гостям житло і транспорт? Чи потрібно вам буде бронювати для них трансфер?

дев`ятсот одна тисяча п`ятьдесят вісім 14

7. Знайте, з ким ви будете працювати. Якщо ідея заходу належить не вам, важливо знати, як ви будете діяти в будь-якій ситуації. Щоб клієнт довіряв вам, вам слід з`ясувати:

Хто основні гості? Зазвичай це зрозуміло - наприклад, наречена і наречений. Клієнт не завжди є основним гостем. Він може бути присутнім або не бути присутнім на заході.

Хто ініціює захід. Зазвичай ці люди сидять за своїм столом і допомагають гостям знайомитися і спілкуватися. Як правило, ці люди вміють створювати потрібну атмосферу і давати нові теми розмов, запрошувати всіх танцювати, представляти гостей один одному. На таких людей зазвичай можна покластися, оскільки вони будуть повідомляти вам всю важливу інформацію, можуть самі взяти слово або виступити в ролі ведучих. Як правило, завдяки цим людям заходи проходять гладко.

Хто допоможе навести порядок в разі проблем. Знайте, хто зможе допомогти вам вирішувати проблеми, якщо буде потрібно. Найчастіше в цій ролі виступають глави сім`ї, опікуни, керуючі або охоронці.

Хто приймає рішення. У більшості ситуацій рішення будете приймати ви як менеджер, проте можливі ситуації, де вам потрібно буде щось пояснювати гостям, і це буде не зовсім зручно. З`ясуйте, з ким ви можете поговорити в разі непередбачених обставин. Швидше за все, вам потрібно буде спілкуватися з людиною, яка оплачує захід або ваші послуги і якого ви вважаєте своїм клієнтом.

Метод 3 з 5:

Підготовка напередодні заходу

1. Вивчіть місце проведення заходу. До заходу відвідайте місце проведення і подумайте, як все буде організовано. Можливо, вам буде потрібно додаткове обладнання - подовжувачі, світло і так далі. Якщо ви не зможете їх відразу знайти, то вашим гостям знайти їх буде ще складніше. враховуйте це.

Якщо це можливо, вирішите, де і що буде стояти. Якщо для всього немає місця, від чого доведеться відмовитися. Поговоріть з керуючим закладом про те, чи зможе він вам допомогти, і запитайте, чи потрібно вам враховувати якісь особливі обставини або вимоги.

2. Підготуйте подарункові набори для членів своєї команди. Всім доведеться потрудитися. Щоб подякувати людям за роботу і висловити свою вдячність, підготуйте подарунки. У набір можна включити пляшки з водою, батончики з гранола, шоколад, невеликі сувеніри та все, що вважаєте за потрібне. Це дозволить зміцнити командний дух.

Підготуйте значки або дрібні сувеніри, які залишаться на пам`ять про захід. Слідкуйте за тим, щоб всі могли вчасно їсти і пити. Намагайтеся бачити в своїх співробітниках ресурс, яким ви зможете скористатися в майбутньому.

3. Зв`яжіться з усіма учасниками команди напередодні заходу. Важливо переконатися, що все знають, що треба робити, і готові працювати. Дайте всім чіткі інструкції щодо часу прибуття і вручите всім свої контактні дані. Якщо ні у кого немає питань, можна приступати.

Перевірте, чи всі готові до роботи. Не всі зможуть сказати правду, тому постарайтеся зробити висновки самостійно. Виглядають чи люди впевненими в собі і готовими працювати? Якщо немає, заспокойте їх, ще раз промовте все їх обов`язки і задайте кілька запитань. Якщо сумніваєтеся, що хтось впорається зі своїми завданнями, поставте йому в пару більш досвідченого співробітника.

4. Підготуйте список контактів і інші папери, якщо потрібно. Ваша самоорганізація також важлива. Якщо ви підготовлені, ви зможете врятувати будь-яку ситуацію, але якщо немає, все вийде з-під контролю. Ось кілька способів підготуватися:

Складіть список всіх потрібних вам телефонів і адрес. Кондитер думав, що ви самі заберете торт? Не біда - зателефонуйте Маші, яка живе недалеко, і попросіть її забрати торт по дорозі на захід.

Складіть список всього. Пройдіться по спискам і перевірте, яких речей, обладнання і людей не вистачає.

Підготуйте всі рахунки і договори. Чим краще ви підготуєтеся, тим менше проблем у вас буде потім.

5. Намагайтеся нічого не змінювати в останній момент. Вам здається, що клієнт буде намагатися вносити поправки до самого останнього моменту? При організації весіль клієнти часто просять змінити щось в оформленні в останній момент. Позначте крайній термін внесення поправок. Як правило, максимальний термін - це тиждень до заходу. До цього терміну ще можна внести зміни без істотного збитку для бюджету або організації.

Якщо зміни незначні і не мають на увазі додаткових витрат, не відмовляйтеся внести ці поправки. Намагайтеся з розумінням ставитися до клієнта, оскільки його чекає дуже важливе для нього захід.

Метод 4 з 5:

Дії під час заходу

1. Підготуйте все. Приїжджайте на місце проведення заходу раніше всіх. Переконайтеся, що всі прибутки вчасно і зателефонуйте тим, хто спізнюється. Допомагайте людям, яким потрібна допомога, і давайте вказівки там, де це необхідно. Не заважайте, якщо ваша присутність десь не потрібно. Слідкуйте за тим, щоб ніхто не був травмований.

Вам буде спокійніше, якщо ви складете список справ і пройдетеся по ньому. Видайте список кожній команді: тим, кого ви нанялі- тим, хто відповідає за прикраси і розстановку меблів-тим, хто відповідає за обладнання. Переконайтеся, що всі на місці.

2. Делегуйте роботу. Не бійтеся делегувати обов`язки. Неможливо встигнути все, тому потрібно розподіляти обов`язки. Якщо хтось погано справляється зі своєю роботою, доручіть йому іншу. Ваше завдання - грамотно розподілити роботу. Ви не командуєте і не порушуєте особисті кордону - вас найняли, щоб ви робили саме це.

Будьте ввічливі, але говорите твердо і впевнено. Наприклад, так: "Максим, мені потрібно твоя допомога з кейтерингом. Дякую". Ваша команда повинна працювати згуртовано. Щоб усім було легше, візьміть на себе роль керівника, яким ви і повинні бути.

3. Вмійте адаптуватися. Намагайтеся лягати в графік і знаходити вихід, якщо вкластися в графік не виходить, але найголовніше - не переживайте через це. Якщо ви почнете нервувати, ви перестанете себе контролювати, і з цього нічого доброго не вийде. Якщо якась мова затягнулася на 10 хвилин і говорить ігнорує ваші знаки, розслабтеся. Ви просто подасте напої трохи пізніше, і ніхто не помітить. Нічого страшного не сталося.

Можливі будь-які накладки. Передбачити все неможливо, і чим раніше ви навчитеся приймати це, тим краще. Спокійний керуючий заходом може вирішити будь-яку проблему, а напружений - немає. Тому не нервуйте і дозвольте всьому йти своєю чергою. Скоро захід завершиться!

4. Тримайте всіх в курсі того, що відбувається. У день заходу перевірте кількість гостей і всі інші нюанси. Якщо потрібно щось змінити, повідомте про це відповідальним людям якомога швидше. Ви повинні бути першим (-ою), хто помітить будь-які проблеми.

Запитуйте клієнтів, як вони себе почувають. Вони можуть нервувати, хвилюватися, сумувати, радіти чи переживати через що-небудь, і розмова з вами може допомогти їм заспокоїтися і мотивувати зробити щось. Підбадьорюйте гостей і членів своєї команди, якщо це необхідно.

5. Займайтеся своєю справою. Вважайте, що кожен член команди здатний впоратися зі своїм завданням: якщо ви їм доручили щось, значить, вони впораються. Пропонуйте допомогу, якщо буде потрібно, однак всі члени вашої команди повинні бути досить досвідченими для того, щоб в цій допомозі собі не відмовляти. Пам`ятайте про наступне:

Зустрічайте всіх гостей на вході. Коли захід розпочнеться, дозвольте ведучому займати гостей. Ваше завдання буде полягати у вирішенні проблем і контролі всіх процесів, яких гості не бачать (приготування їжі та інші завдання).

Спостерігайте за гостями і час від часу розмовляйте з провідним на той випадок, якщо якісь плани зміняться.

Тримайтеся на відстані від головних гостей вечора. Це їхнє свято. Але будьте готові уточнювати у них в підходящі моменти, чи всім вони задоволені і чи немає у них прохань або побажань.

6. Якщо захід проводиться з метою просування, підготуйте сувеніри. Гості повинні запам`ятати цей вечір, але, швидше за все, вам потрібно не тільки це. Ймовірно, ви хочете, щоб гості зайшли на сайт, зробили пожертву або розповіли про компанії іншим. Щоб захід запам`ятався, підготуйте сувенірну продукцію. Це може бути картинка, флаєр, ручка - щось, що буде нагадувати гостям про вас і про ваш заході.

7. Після заходу привітайте себе. Здається, що захід проходить само собою і ніхто не бачить підготовку. Похваліть себе - ви це заслужили! Але поки рано розслаблятися - робота ще не завершена.

Після заходу знайдіть час, щоб зустрітися з клієнтом і подякувати йому. Вручите клієнту невеличкий подарунок на честь цього заходу - такі дрібниці завжди роблять зустрічі більш приємними. Крім того, так клієнт охочіше рекомендуватиме вас. Подаруйте квіти або якусь фотографію цього вечора в рамці (наприклад, момент розрізання стрічки, найяскравіший момент виступу, церемонія нагородження, поцілунок нареченого і нареченої, задування свічок на торті) або будь-який інший подарунок, який буде доречний в цих умовах.

8. Наведіть порядок і вирушайте додому. Намагайтеся залишити місце в такому ж вигляді, яким воно було до вас. Скажіть своїй команді, що прийшов час навести порядок, і не йдіть, поки прибирання не завершиться. Пам`ятайте, що ви теж повинні брати участь.

Це не тільки ввічливо, але і дозволить вам уникнути зайвих витрат. У багатьох місцях збирання після заходу включають в рахунок. Намагайтеся уникати прихованих витрат.

дев`ятсот одна тисяча п`ятьдесят-вісім 28

9. Організуйте повернення і оплату всього обладнання і подякуйте всіх, з ким ви працювали. Можливо, зробити це доведеться пізніше. Запитайте клієнта, чи сподобалося йому захід. Навіть якщо вам заплатять пізніше, подякуйте клієнта за можливість попрацювати з ним і попросіть його візитну картку.

Подякуйте членів своєї команди. Простежте, щоб всім заплатили. Зберіть чеки і подбайте про всі. Ви повинні бути останнім, хто вийде з приміщення.

Метод 5 з 5:

Вирішення проблем

1. Знайте, що робити в разі запізнень гостей і як вирішувати інші проблеми. Люди часто запізнюються, і ви повинні бути готові до цього. Як правило, затримок складно уникнути (наприклад, через непередбачуваність пробок на дорогах), але гості, що прийшли вчасно, спокійно ставляться до них. Щоб уникнути зайвих труднощів:

Переконайтеся, що в запрошенні чітко вказано час. Якщо ви просите гостей підтвердити участь, попросіть їх також підтвердити час. Зв`яжіться з провідним, гостями (найчастіше найголовнішими), артистами та персоналом кухні, якщо вам стало відомо про проблему, яку складно вирішити швидко. Якщо спізнюються головні гості (наприклад, наречений і наречена), можна зробити наступне:
Зв`яжіться з спізнюються самі і попросіть уточнити приблизний час прибуття. Повідомте на кухню про новий час, щоб персонал міг уповільнити або прискорити роботу.
Чи не повідомляйте всім гостям, що початок відкладається через запізнення гостей (це все зрозуміють і самі). Скажіть головним гостям, що вам про це відомо. Поясніть, що ви маєте намір робити, проте дайте людям можливість самим вирішувати, оскільки вони краще знають один одного і можуть приймати рішення, які підійдуть усім.
Слідкуйте за часом, оскільки всі повинні встигнути вимовити мови. Якщо головні гості спізнюються, запропонуйте людям закуски або напої - це не дасть їм занудьгувати.
Якщо гості сильно запізнюються і ви не можете їх чекати (наприклад, через те, що деякі страви можна подати пізніше), почніть захід вчасно, а коли спізнюються гості прибудуть, подайте їм ту їжу, яку подають всім, навіть якщо це буде десерт.
Запропонуйте всім ще потанцювати, пограти, виголосити промову або влаштуйте будь-яке інше розвага, особливо якщо воно буде пов`язано з музикою. Попросіть фотографів попрацювати з гостями, поки не прибудуть спізнюються. Продумайте запасний план за день до заходу.
Якщо гості спеціально хочуть прийти пізніше, ставитеся до цього як до вибору гостей, а не як до вашого провалу. Ваше завдання - займатися тими гостями, які вже прийшли. Ведіть себе так, немов ніякої проблеми немає.

2. Знайте, як вирішувати проблеми з їжею. Ці проблеми трапляються рідко, якщо все було продумано заздалегідь, але іноді можливі сюрпризи: дитина може розсипати їжу або на кухні може статися якась накладка. Заздалегідь дізнайтеся, які гості будуть на заході, щоб ви могли продумати розташування столів з їжею і місць гостей.

Якщо десь була розлита рідина, її потрібно прибрати якомога швидше з міркувань безпеки, навіть якщо вам доведеться посунути килим, будь-які декоративні елементи або меблі. Якщо пляма неможливо замаскувати (наприклад, якщо це антикварний предмет), краще забрати предмет з плямою. Якщо у вас є запасна меблі, використовуйте її. Якщо немає, розставте інші предмети меблів так, щоб відсутність одного предмета не впадало в очі.

Зону з їжею можна відгородити мотузковим загородженням, шторкою або ширмою. Це буває корисно в тому випадку, якщо тарілки з закусками ледь поміщаються на фуршетном столі або якщо ви плануєте показувати, що буде подаватися пізніше. Деякі гості можуть вирішити, що їжа подається в необмежених кількостях і її можна брати самостійно, але це не завжди так.

змініть меню. Якщо якусь частину страви неможливо подати (наприклад, гарнір підгорів), виключіть його, замініть іншим або скоротіть порцію, щоб залишився гарніру вистачило на всіх. При цьому потрібно збільшити порції інших продуктів. Повідомте про рішення відповідальним.

Несподіваних вегетаріанців, непитущих і гостей з алергією не повинно бути, якщо ви все продумали заздалегідь, але нерідко люди приводять із собою родичів або близьких друзів, не попереджаючи про це заздалегідь, особливо якщо захід не передбачає наявність суворого кількості запрошень. Як правило, вирішувати такі проблеми легко. Зустрічайте гостей біля входу і питайте, чи є у них переваги в їжі. Повідомляйте про будь-яких перевагах на кухню, як тільки будете дізнаватися про них.

Якщо гостей прийшло більше, ніж ви розраховували, розпорядитеся приготувати більше їжі або купити ще продуктів, якщо буде потрібно. Як правило, на кухні є запас продуктів з урахуванням можливого псування, і найчастіше їжі виявляється більше, ніж потрібно, а не менше. Можна зменшити порції і подати більше хліба, салату або овочів, тобто продуктів, які можна швидко купити в супермаркеті.

3. Знайте, як вирішувати проблеми з дітьми. Не робіть помилку багатьох менеджерів - пам`ятайте, що у дітей ті ж потреби, що і у дорослих: вони хочуть добре провести час і щоб їм не було нудно. Батьки часто ображаються, якщо на заході не передбачено розваг для дітей. Найкраще попросити всіх гостей, які планують взяти з собою дітей, попередити вас про це, відправляючи відповідь на ваше запрошення.

Маленьким дітям (до 10 років) найкраще запропонувати їжу або закуски раніше, оскільки найчастіше вечеря починається не раніше восьмої вечора, а це набагато пізніше, ніж діти зазвичай їдять. Їжа повинна бути цікавою для дітей та корисною, але ще і такий же продуманої, як і їжа для дорослих - батьки це оцінять. Повноцінна їжа для дітей спростить роботу батькам, завдяки чому вони зможуть спокійно провести цей вечір.

Дітям старше 10 років, як правило, можна подавати їжу для дорослих і порції такого ж розміру, як дорослим, хоча діти частіше за все не з`їдають всю порцію. За згодою батьків запропонуйте дітям дитяче меню, якщо їжа для дорослих їм не подобається. Підлітки часто вибирають ту ж їжу, що і діти, оскільки вона більш проста. З цієї причини деякі заклади перейменовують дитячі меню в альтернативні меню. Заздалегідь обговоріть з головними гостями меню для дітей і варіанти розваг для дітей і літніх людей.

Виділіть відокремлене місце для жінок з немовлятами, де вони могли б їх погодувати і переодягнути, а також місце для маленьких дітей, де вони могли б поспати, якщо втомляться.

4. Знайте, як вести себе з буйними і нетверезими гостями, а також з людьми, які намагаються потрапити на захід без запрошення. В ідеалі цього вдається уникнути, але не завжди - на корпоративних і сімейних заходах можливі проблеми. Нерідко спливають нюанси, про які ви не знали і не могли знати, тому будьте готові до всього.

Запитайте клієнта і головних гостей про можливі сценарії поведінки в таких випадках. Якщо з ними це обговорювати недоречно, поговоріть з іншими відповідальними, щоб уникнути проблем з розсадженням. Призначте відповідальних за ці ситуації, стежте за обстановкою і будьте готові втрутитися, якщо буде потрібно. Строго кажучи, ваш обов`язок полягає в проведенні заходу, але ви не відповідаєте за особисті питання гостей. З цієї причини вам слід дізнатися, до кого вам варто звертатися, якщо виникне неприємна ситуація.

Оскільки відмовити в алкоголі гостю, який вже випив зайвого, може бути складно, як і взаємодіяти з гостем, який поводиться агресивно, найкраще дозволити одному з гостей розв`язати конфлікт. Викликайте поліцію тільки в тому випадку, якщо це схвалять головні гості. Навіть на невеликих заходах часто буває багато алкоголю, тому важливо завжди бути напоготові.

Ситуації з людьми, які намагаються потрапити на захід без запрошення, завжди досить складні. В цьому випадку краще всього спокійно попросити їх залишити захід, але спочатку треба запитати у головних гостей, чи дійсно цих людей немає в списку запрошених. Якщо люди поводяться агресивно, ваш обов`язок полягає в захисті гостей в тій мірі, в якій це можливо. Викличте поліцію або охорону, якщо непрохані гості не йдуть, не дивлячись на ваші прохання.

Гості часто нехтують схемою розсадки і сідають туди, де їм хочеться, або поруч з тими, з ким хочуть сидіти. Запитайте головних гостей, припустимо це. Найкраще обговорити всі з клієнтами заздалегідь. Якщо люди обов`язково повинні сидіти у відповідності з розсадженням, що не впускайте нікого в обідній зал до початку вечері. Часто до вечері гості знаходяться в лобі, в фойє або в барі. Якщо якісь люди не повинні перетинатися з-за сімейних розбіжностей, можна розділити людей на групи і проводити їх до відповідних столиків окремо.

5. Знайте, що робити, якщо вам завадила погода. Раптовий дощ або сніг можливий в деяких регіонах, як і сильна спека або холод. Як правило, погода не має великого значення, якщо захід проводиться в закритому приміщенні, але у випадку з заходами на відкритому повітрі все складніше. Якщо очікується погана погода, перенесіть захід у інше місце. Якщо це неможливо, візьміть в оренду великий павільйон або намет (хоча цей варіант може бути дорогим, якщо замовляти все в останню хвилину). Слідкуйте за погодою під час підготовки до заходу. У випадку з негодою виправити ситуацію вкрай складно, тому зробіть все, що від вас залежить, щоб не допустити проблем.

У деяких країнах є страховки на випадок поганої погоди і інших проблем. Якщо у вашому регіоні погода буває непередбачуваною, продумайте план дій на випадок поганої погоди. Дізнайтеся вартість страховки і перенесення заходу в інше місце, оскільки це допоможе вам підготувати клієнта до можливих додаткових витрат.

Поради

Тримайте в одному зручному місці предмети першої необхідності: серветки, вогнегасник, аптечку та інші речі. Якщо все пройде добре, вони вам не будуть потрібні, але в разі великих заходів краще мати їх під рукою на всякий випадок.
Якщо хтось із гостей або виступаючих втомився або змушений звикати до зміни часових поясів, треба запитати у них або їх асистентів, чи не потрібен їм сеанс в спа, масаж або щось ще, що дозволить їм відчути себе краще. Якщо вони давно не їли, можна послати їм обід, а якщо погано себе почувають - таблетки (наприклад, в разі головного болю через стрес або болю в животі через перельоту). Втомлені гості або оратори способи зіпсувати будь-який захід, як би ви не старалися.
Переконайтеся, що всім видно сцену і чути музику або виступу.
Пам`ятайте, що займатися організацією чужого заходи - це велика честь, навіть якщо сам процес виявляється дуже нервовим. Ваша робота може зробити багатьох людей щасливими і подарувати їм незабутні враження. Вам цей досвід також буде корисний, оскільки ви знайдете багато нових навичок.
Ви самі можете виголосити промову або навіть потанцювати з ким-небудь, якщо це зробить захід цікавіше. Важливо вміти делегувати свої обов`язки на той випадок, якщо вам потрібно брати участь в танцях або виголошувати промову. Важливо, щоб ні за одним столом не було тиші.