Як відповісти на повідомлення електронної пошти з запрошенням на захід

На сьогоднішній день люди все частіше користуються електронною поштою в якості альтернативи традиційним поштовим службам. Саме тому запрошення на заходи (будь то весілля, дні народження, святкові зустрічі або інші події) за допомогою електронних листів стають все більш поширеними. Сьогодні організатори заходів досить часто розсилають електронні листи із запрошеннями. Оскільки такий спосіб оповіщення про подію з`явився не так давно, багато людей не мають уявлення про те, як правильно відповідати на такі листи. На щастя, для цього достатньо визначитися з характером і часом відповіді, підготувати свою відповідь і упевнитися, що ваш електронний лист буде прочитано.

кроки

Частина 1 з 3:

Як і коли відповідати

1. Вирішіть, чи готові ви прийняти запрошення. В першу чергу слід визначитися, чи збираєтеся ви відвідати даний захід. Подумайте над цим питанням слід відразу, як тільки прочитаєте лист-запрошення.

Враховуйте місце проведення заходу та необхідності поїздок. Наприклад, якщо друзі запрошують вас на весілля в інше місто, то може знадобитися авіапереліт і покупка квитків. Така подорож може виявитися дорогим.
Переконайтеся, що на цей час у вас не призначені інші справи і заходи.
Обговоріть можливість вашої присутності з партнером і іншими членами сім`ї. У деяких ситуаціях потрібно підтвердити присутність лише частини запрошених.

Зображення з назвою Reply to an RSVP Email Step 2

2. Визначте тип події. Різні заходи передбачають різний тон і ступінь офіційності вашої відповіді. Отже, оцініть тип події до відповіді на запрошення, щоб не допускати соціальної помилки.

неофіційне захід. Наприклад, ви отримали лист у вільному стилі, в якому сусід запрошує вас на барбекю з нагоди важливої для нього події. Для такого заходу є досить доречним неофіційний тон відповіді, але відповідати слід без зволікання.

офіційний захід. Запрошення на весілля і вечірки з нагоди дня народження або ювілею вимагають офіційного тону відповіді.

Зображення з назвою Reply to an RSVP Email Step 3

3. відповідайте своєчасно. Оцініть свої плани і прийміть рішення, після чого надайте своєчасну відповідь. Зрештою, саме своєчасність є одним з найголовніших аспектів відповіді на запрошення. Важливо заздалегідь повідомити людини про Вашу присутність чи відсутність на заході.

Знайдіть в листі час, до якого потрібно дати відповідь. Це не побажання, а точна і цілком конкретна прохання.

Відповідайте при першій же можливості. Якщо запрошуюча сторона просить вас дати свою відповідь протягом одного або двох місяців, то це не означає, що відповідати слід по тому даний період часу. Прийміть тверде рішення і повідомте свою відповідь як можна швидше.

Частина 2 з 3:

Як підготувати відповідь

1. Заповніть рядок теми. Виберіть характер і час відповіді, поле чого складіть лист. Перш за все, вкажіть тему у відповідному рядку. У темі необхідно відразу повідомити про присутність або неможливості відвідати захід з урахуванням типу події.

Для офіційних заходів використовуйте офіційний тон. Наприклад, наберіть "Олександр і Катерина змушені відхилити ваше запрошення на ювілей, який відбудеться 11 травня".
Для неофіційних заходів на кшталт барбекю у сусідів можливий такий відповідь: "Не зможемо прийти на пікнік 11 числа".

Зображення з назвою Reply to an RSVP Email Step 5

2. Виберіть форму звернення. Звернення до адресата листи грає важливу роль, так як задає тон усього відповіді. До того ж, правильно вибране вітання покаже запрошує стороні ваше ставлення.

Вибирайте такі звернення, як "Дорогий", "Шановна" або "Мої дорогі друзі".

Для неофіційного заходи буде доречним просте звернення до автора запрошення на кшталт "Дорогі Олег і Яна".

Зображення з назвою Reply to an RSVP Email Step 6

3. Напишіть основну частину листа. Основна частина вашого повідомлення - це найважливіша частина відповіді на лист. Вона повинна відображати тон події і давати пряму відповідь на запрошення. Так, можливі наступні варіанти:

Неофіційне захід і неофіційний відповідь: "Ми дуже вдячні за запрошення на пікнік, але в цей день ми не будемо мати в місті".

Офіційний захід і офіційну відповідь: "Сім`я Петрових приймає запрошення на весілля Олексія і Марини, яка відбудеться 5 листопада 2018 року". Ще один приклад: "Валентин і Ольга Лебедєва з радістю приймають запрошення на ювілей весілля подружжя Агапова".

Приклад офіційної відмови: "Сім`я Хохлових не зможе бути присутнім на весіллі Олексія і Марини 5 листопада 2018 року".

Зображення з назвою Reply to an RSVP Email Step 7

4. Залиште підпис і вкажіть своє ім`я. Після тексту листа необхідно залишити підпис до нього. Це не просто формальність, адже підпис відображає характер ваших відносин з стороною, що запрошує і ставлення до людини.

Виберіть офіційну підпис на кшталт "З повагою", "Ваш вірний друг", "Щиро ваш" або "З найкращими побажаннями".

Використовуйте неофіційну підпис на кшталт "Твій друг", "Всього найкращого" або "Всіх благ".

Вибирайте такий підпис, яка відповідає згодою або відмови на кшталт "З жалем" або "З вдячністю".

Вкажіть своє ім`я після завершальної фрази. Якщо захід неофіційне, можна лише вказати своє ім`я з іменами інших запрошених. Ваш відповідь на офіційне запрошення повинен містити імена всіх запрошених і прізвище після останнього імені. У деяких випадках на кшталт близьких відносин з стороною, що запрошує можна написати "Сім`я Петрових" без імен.

Частина 3 з 3:

Автоматизовані листи і можливі проблеми

1. Виберіть відмова або згода, якщо лист містить автоматизовані кнопки. Організатори офіційних заходів все частіше користуються послугами автоматизованих служб розсилки запрошень. Якщо людина скористалася таким сервісом, то ймовірно, що лист відправлено третьою стороною. До того ж, в повідомленні можуть бути вбудовані кнопки для швидкого відповіді з написами на кшталт "Погодитися" і "Відмовитися".

У такому випадку немає необхідності писати відповідь організатору заходу.
Після вашої згоди або відмови відповідна інформація буде відправлена сторонньої службі, після чого вона пересилається організатору заходу.
Автоматизовані служби розсилки запрошень часто використовуються в ситуації з напівофіційними подіями на кшталт вечірки з нагоди для народження або свята.

Зображення з назвою Reply to an RSVP Email Step 9

2. Виберіть функцію "Підтвердити отримання". Якщо ви хвилюєтеся, що людина може не побачити вашу відповідь, то натисніть кнопку "Підтвердити отримання" на екрані складання листа. Завдяки такій функції ваша служба електронної пошти створить підтвердження, коли одержувач зможе прочитати або отримати ваш відповідь. Ви будете знати, що людина отримала ваш відповідь.

Залежно від сервісу електронної пошти кнопка може перебувати в різних частинах екрану.

Не всі служби мають таку функцію.

Зображення з назвою Reply to an RSVP Email Step 10

3. Надішліть додатковий лист, якщо ваші плани змінилися. У рідкісних випадках виникає необхідність змінити ваш відповідь. Якщо ви відповіли згодою, але через якийсь час виникли нові обставини, або після відмови у вас з`явилася можливість відвідати захід, то необхідно звернутися до відповідного стороною, що запрошує і повідомити цю новину.

Якщо ви випадково натиснули кнопку "Погодитися", то відправте відповідь і повідомте про помилку.

Якщо потрібно відмовитися від раніше прийнятого запрошення, зв`яжіться з стороною, що запрошує. Наприклад, надішліть листа електронною поштою з темою "Змінений відповідь на запрошення" і текстом на зразок "У зв`язку з непередбаченими обставинами Анна і я не зможемо бути присутнім на 20-й річниці вашого весілля 14 серпня. Приносимо свої вибачення і сподіваємося на швидку зустріч ".

Якщо ви хочете прийняти запрошення після відмови, то повідомте про це. Наприклад, надішліть листа з темою "Змінений відповідь на запрошення" і текстом "Я буду дуже радий відвідати ваш захід, якщо у вас є можливість прийняти ще одного гостя".

Повідомляйте про зміни якомога швидше. У випадку з неофіційним заходом відповідь можна змінити за кілька днів до події, тоді як про Вашу присутність чи відсутність на офіційному заході на кшталт весілля слід повідомити хоча б за місяць до такої події.